de ALINA RADULESCU
Aparent simpla, cu o paleta larga de training-uri pe piata, nelipsita din orice program de dezvoltare manageriala, cu tomuri intregi de teorie mai simpla sau mai elevata, comunicarea ne ofera mari provocari in viata de zi cu zi, iar in companii a devenit tot mai standardizata, doar, doar sa scapam de „problemele” ei.
Dupa ce am mers si eu pe cai batatorite, incercand sa fac comunicarea „ca la carte”, rezultatele nu m-au multumit si am inceput sa caut alte forme prin care comunicarea organizationala sa fie sincera, deschisa, profunda, bidirectionala, aliniata obiectivelor companiei… formala in „haine informale”. Va propun in continuare trei dintre tehnicile care mie mi-au fost de mare ajutor in imbunatatirea procesului de comunicare organizationala si sper ca fiecare dintre voi sa gaseasca propria formula „magica”.
1. Jurnalul Scandia
Am facut sesiuni dedicate de dezbatere si completare a Jurnalului Scandia, un instrument unitar, care chiar seamana cu un jurnal dar care are intrebarile pretiparite pe fiecare fila si in care grupurile implicate trec opinii, idei, frustari etc.
Obiectivele principale au fost stimularea introspectiei si a comunicarii gandurilor fiecarui participant in raport cu situatii, persoane sau evenimente din companie, cunoasterea mai buna intre colegi, conectarea intre varful si baza piramidei organizationale.
Am derulat sesiuni de notare in Jurnal cu grupuri de 5-6 persoane din departamente si pozitii ierarhice diferite, cu experiente si posturi complementare, si am dedicat timp si spatiu acestor intalniri, toate realizate in afara companiei, intr-un mediu relaxat si o atmosfera de lucru destinsa. Durata medie a sesiunii de lucru pe jurnale a fost de 2 ore, iar durata totala dedicata acestor intalniri a fost de 5-6 ore. Pe parcursul unui an am implicat 65% dintre angajatii companiei in acest tip de ateliere.
Intrebarile jurnalului au fost si sunt aceleasi pentru fiecare grup, iar raspunsurile primite in diversele sesiuni programate pe parcursul unui an sunt publice in companie, la toate nivelurile. Sinteza lor se analizeaza in bord si devina sursa pentru decizii, proiecte noi, planuri viitoare.
Iata cateva dintre intrebarile jurnalului nostru:
• Ai lucrat in Scandia acum 5-10 ani?
• Cu ce era diferit modul de lucru?
• Cu ce probleme te confruntai atunci?
• Ce ar determina o crestere a implicarii tale in Scandia?
• Dar o placere mai mare in a veni la serviciu?
• Ce te-ar determina sa pleci din Scandia in urmatorii 5 ani?
• Cum ar fi Scandia ideala pentru tine peste 5 ani?
• Care ar fi mediul de lucru (colegi, sefi, echipamente, resurse, pachete) perfect pentru tine?
• Daca ai avea puteri magice ce ai schimba in Scandia ca sa atinga performanta maxima in viitor?
• Care sunt urmatorii pasi pentru tine in Scandia?
• Ce ti-ai dori sa realizezi in Scandia in urmatorii ani?
• Cu ce te-ar putea sprijini seful tau sa performezi mai bine?
• Ce nu ti-ai dori sa mai regasesti in Scandia peste 5 ani?
• Daca ai fi consilierul Directorului General ce sfaturi i-ai da?
2. Evenimentele sociale dedicate angajatilor
Avem un calendar incarcat de activitati dedicate angajatilor Scandia si in cadrul fiecarui eveniment folosim ocazii informale pentru comunicari organizationale directe „in masa” si ruperea barierelor ierarhice. Suntem preocupati sa organizam fiecare dintre evenimentele noastre sociale pe gustul si nevoia majoritatii, cu teme bine definite, astfel incat dezvoltam cultura organizationala prin intermediul cutumelor, regulilor nescrise, istoriilor pe care le cream an de an.
Avem evenimente traditionale adresate intregii companii: pranzul de An Nou; petrecerea fetelor de 8 Martie; Ziua Copiilor Scandia, devenit eveniment cunoscut intregului Sibiu; Petrecerea Scandia de ziua companiei; Pig Party; Craciunul Copiilor Scandia.
3. Team-building-uri customizate
Construim aceste intalniri informale pe echipe sau interdepartamental, avand obiective dedicate grupului tinta. De la un an la altul tratam alte probleme.
Desigur, problemele de comunicare au un rol important in multe astfel de sesiuni insa folosind tehnica jocului, schimbul de roluri si proiectia adresam cele mai spinoase probleme si nu plecam pana nu le discutam si rezolvam.
Cadrul aparent informal faciliteaza discutiile si genereaza solutii, iar imbracarea lor in formal face parte din sesiunile de team-building. Altfel spus, radem, glumim, dar ne intoarcem cu concluzii si solutii de implementat in companie chiar din a doua zi.
Pentru a intelege mai bine modul in care gandim aceste sesiuni si de ce ne sunt de ajutor in comunicarea organizationala, va impartasesc cateva dintre obiectivele urmarite de noi anul acesta in team-bulding-uri… poate veti gasi inspiratie in ele:
• Cunoasterea/ recunoasterea noilor lideri;
• Consolidarea cooperarii si a comunicarii in echipa extinsa;
• Dinamizarea proceselor de rezolvare a problemelor, a initiativei si inovatiei in echipa;
• Identificarea potentialului de leadership;
• Intelegerea si asumarea rolurilor formale in echipa;
• Constientizarea atitudinii „out of the box“, „out of comfort state”;
• Constientizarea, confruntarea relatiilor conflictuale;
• Setarea noilor reguli de lucru la nivel de department.
Alina Radulescu, HR Director, Scandia Food
