HR Tools

Triada performantei: Evaluat, evaluator si HR

De Roxana Maxim

postat pe martie 11, 2013

11 min citire

946

de CARMEN SASU

Atunci cand un proces de evaluare a performantei este implementat corect, efectele acestuia se vor resimti atat la nivelul business-ului, cat si la nivel individual. De exemplu, angajatii vor intelege din ce in ce mai bine rolul pe care il joaca evaluarea in activitatea lor daca se vor preocupa constant de documentarea intalnirii cu evaluatorul.

Cum incepem un proces de evaluare?

Primul pas il constituie comunicarea cu angajatii: care este scopul evaluarii, ce etape se parcurg, care va fi finalitatea. Clarificarea acestor aspecte de la bun inceput ajuta ulterior la mentinerea transparenței pe parcursul intregului proces.

Etapele unui proces de evaluare corect si coerent sunt:

Definirea procesului de evaluare in ansamblul sau;
Instruirea si informarea celor implicați (procesul de evaluare se poate introduce in mai multe etape; de exemplu, putem avea o etapa generala de sensibilizare a celor ce vor face parte din grupul de evaluati, o etapa de training pentru evaluatori, o etapa de training pentru persoanele evaluate etc);
Pregatirea individuala in vederea participarii la interviu (acest pas presupune o analiza a rezultatelor individuale versus obiective si indicatori de performanta si o trecere in revista a activitatilor intreprinse);
Stabilirea modului de derulare a intalnirilor de evaluare (acordarea feedback-ului individual, stabilirea planului de dezvoltare, agrearea obiectivelor de dezvoltare si a celor operaționale);
Procesarea interviurilor de evaluare la nivelul departamentului de HR;
Comunicarea rezultatelor si a actiunilor ce deriva din acestea – plan de dezvoltare, plan corectiv, acordare de premii sau ajustari salariale (daca procesul de evaluare este corelat cu partea de salarizare si bonificație);
Imbunatatirea continua a metologiei de evaluare pentru sesiunile viitoare si reluarea ciclului.

Ce tip de instrumente putem folosi in evaluarea performanței individuale?

Fiecare angajat poate fi privit din punct de vedere al sefului direct, al colegilor sau al colaboratorilor externi (clienți/furnizori). Pentru o evaluare obiectiva putem folosi in colectarea opiniilor diferite instrumente, acestea fiind adeseori specifice firmei:

Chestionarul 360° – acesta poate fi constituit in format electronic sau tiparit si este completat de persoana evaluata, de seful acesteia si de colaboratorii interni (cei externi sunt opționali). Rezultatele consolidate sunt discutate ulterior in intalnirea de evaluare, fața in fața;
Analiza Profilului Personal Thomas – ne ajuta la construirea profilul comportamental al celui evaluat si permite compararea cu profilul postului. Aduce valoare prin planul de dezvoltare care se poate realiza din punct de vedere comportamental si prin identificarea unui potențial neexplorat in postul pe care il ocupa angajatul.
Formularul de evaluare a performanței – are ca si capitole, de cele mai multe ori, competențe cheie la nivel de organizație si grupa de posturi, obiective, opțiuni de mobilitate, necesar de dezvoltare si plan de acțiune agreat. Acest formular constituie baza discuției intre evaluat si evaluator, ca structura.
Interviu – acesta are o mare importanța, cu toate ca poate avea un grad ridicat de subiectivism in funcție de nivelul de pregatire al celor care participa si de informațiile obținute anterior;

Teste de aptitudini – acestea ofera informații despre tipurile de aptitudini si nivelul acestora.

Ce implica un proces de evaluare a personalului

Prin complexitatea sa si, mai ales, prin impactul asupra individului, evaluarea este un moment special si este de dorit sa fie tratat ca atare. Iata cateva aspecte extrem de importante care se desprind din proiectele de evaluare derulate de noi in mai multe firme:

Intelegerea importantei procesului de evaluare si a rolului acestuia in identificarea nivelului de performanta poate conduce la realizarea evaluarii sau la ratarea acesteia.
Respectarea metodologiei propuse si agreate la nivel de organizatie are ca efect mentinerea obiectivitatii indiferent de persoana celui evaluat.
Pregatirea evaluarii. Evaluatul si evaluatorul se vor pregati individual pentru sesiunea de evaluare si vor folosi aceasta intalnire pentru a analiza si discuta rezultate, situatii concrete si, nu in ultimul rand, pentru a evalua potentialul de solutionare a unor situatii identificate, ceea ce rezulta in dezvoltare pe termen mediu si lung.
Feed-back-ul oferit ca urmare a sesiunii de evaluare, respectiv concluzionarea discutiei reprezinta o cerinta obligatorie pe care evaluatorul trebuie sa o indeplineasca, iar daca acest lucru nu se intampla, evaluatul va solicita el insusi aceasta concluzie.
Incurajarea angajatilor de a se implica activ intr-un proces permanent de auto-evaluare si de a solicita feed-back . Se ajunge astfel la auto-motivare, la o preocupare constanta pentru bunul mers al organizatiei.

Rezultatele evaluarii si pachetele de comp&ben

Orice organizatie isi propune sa masoare: productivitatea, creativitatea, dezvoltarea continua la nivel de organizatie, dipa care in functie de acestea stabileste anumite forme de recompensare. Recomandam ca organizatia sa stabileasca de la inceput cuantumul pe care urmeaza sa il aloce pentru pachetele de beneficii si sa le explice angajatilor in ce conditii pot beneficia de acestea.

De asemenea, in cadrul sedintelor de evaluare trebuie reiterat acest aspect si in cazul in care apar intrebari pe marginea subiectului acestea trebuie clarificate.

Cum asiguram transparenta procesului de evaluare

Sunt trei reguli de baza:

Sa comunicam scopul procesului de evaluare si sa nu il modificam pe parcurs!
Sa corelam criteriile de evaluare cu atributiile angajatului!
Sa informam si sa comunicam personal rezultatele evaluarilor si masurile corective adoptate!

Rolul HR-ului in procesul de evaluare vs. rolul managerului direct

Departamentul de HR are un rol important in etapa de dezvoltare a procesului de evaluare. Se asigura ca:

a dezvoltat un model de evaluare ce se aliniaza la politica si strategia firmei;
procesul este corelat cu nivelul de dezvoltare a firmei;
modelul corespunde valorilor organizatiei.

In al doilea rand, Departamentul de HR creeaza cadrul necesar desfasurarii procesului de evaluare:

se asigura ca logistica necesara derularii interviului este respectata;
se asigura materialele necesare intalnirii;
se asigura ca atat evaluatul, cat si evaluatorul au informațiile necesare inainte de inceperea interviului de evaluare.

Managerilor le revine obligatia:

de a aplica corect metodologia propusa;
sa se pregateasca pentru sesiunile de evaluare;
sa aloce timp interviurilor si sa respecte programarea propusa;
sa inainteze documentele de evaluare completate de HR si sa aduca propriile imbunatatiri;
sa acorde corect feed-back pe baza informațiilor culese si a observațiilor din timpul anului;
sa discute situații profesionale, nu opinii personale;
sa țina seama de planul agreat cu cel evaluat.

Carmen Sasu