Orice specialist din HR ştie cât de aglomerate sunt departamentele suport, dar şi cât este de greu să găseşti soluţii de degrevare fără să umbli la bugete.
În departamentele administrative şi suport atribuţiile sunt multe, iar echipele din aceste departamente sunt adesea suprasolicitate. Bugetele, însă, nu ne permit foarte des să mai angajăm oameni noi sau să externalizăm procesele, aşa că trebuie să găsim soluţii cu bugete reduse, pentru a rezolva problema supraaglomerării lor.
- Un singur furnizor pentru consumabile
Pentru office manager achiziţionarea produselor uzuale în birou – hârtie, dosare şi alte astfel de lucruri – este o sarcina consumatoare de timp, chiar dacă nu este neapărat dificilă. Identificarea unui furnizor unic pentru absolut toate produsele necesare în birou, cât şi cele pentru curăţenie şi protocol se dovedeşte a fi o soluţie prin care se face economie de timp şi efort. Dintr-o astfel de papetarie online, de pildă, se pot cumpărate toate obiectele necesare într-un birou – de la hârtie până la accesorii IT sau ceai și cafea. Este o soluție ce rezolva cu ușurință mai multe sarcini ale persoanei care se ocupă de obicei de ele și îi oferă posibilitatea să rezolve mai multe treburi odată.
- Utilizarea aplicaţiilor gratuite pentru comunicare şi transmitere de date
Există aplicaţii gratuite pentru comunicarea internă şi care pot salva foarte mult timp pentru anumite departamente. Pentru cei care se ocupă de contracte, de exemplu, este util Google Drive şi Docs, prin care se poate transmite un contract şi se pot face modificări sub formă de comentarii şi sugestii, apoi părţile doar să accepte sugestiile cu un simplu click şi să-şi dea acordul pentru varianta finală. Este mai uşor şi pentru că documentele pot fi trimise sub formă de link – se poate controla cine are acces în ele – se poate lucra simultan pe ele şi toate schimbările se salvează în mod automat, existând posibilitatea de a ajunge înapoi la o versiune mai veche a contractului.
- Aplicaţiile de facturare sunt de mare ajutor pentru contabili
Există mai multe programe şi aplicaţii de facturare, extrem de utile pentru departamentul de contabilitate şi chiar şi variantele plătite au preţuri relativ mici în comparaţie cu beneficiile aduse.
Unele dintre ele îşi fac în mod automat o actualizare atunci când apar schimbări la nivel legislativ, astfel încât este mai uşor pentru contabil să introducă datele în aplicaţie şi să obţină factura gata de trimis la client. Aceste aplicaţii îţi oferă şi rapoarte, posibilitatea de a ţine gestiunea şi stocurile şi sunt de un real ajutor pentru unele departamente care deja au în sarcina o mulţime de alte atribuţii.
- Soluții pentru calcularea salariilor pentru a degreva persoanele din HR
Zilele de salarii sunt mereu aglomerate pentru angajații din departamentul de HR și implică foarte multă atenție la detalii (la scutiri de impozite, funcția de bază, spre exemplu). Tocmai de aceea un software de salarizare poate duce la ușurarea muncii pentru acest departament. Costul unui astfel de program este mai mic decât dacă s-ar angaja un om nou, se actualizează automat când intervin schimbări legislative și nu exista posibilitatea să apară greșeli.
Sunt patru idei pentru a degreva departamentele suprasolicitate de obicei, dar și pentru a fac acest lucru fără a se interveni prea mult pe buget. Deși par schimbări mici, ele pot ușura enorm munca de zi cu zi a unui angajat, așa că merită cu siguranță luate în calcul.
Sursa foto: Shutterstock
