„HR-ul este despre oameni, despre motivarea și dezvoltarea lor!” Cât de frumos sună, nu-i așa? Păcat că transpunerea în practică nu este chiar la îndemână. Când ești sufocat de tabele, rapoarte, indicatori, adeverințe, cereri și alte reprezentări „birocratice”, este destul de greu să mai ai timp și pentru oameni. Și atunci, ce faci? Speri ca într-o zi să dispară de la sine sarcinile administrative? Jonglezi cu toate până când o să obosești de tot?
Noi îți propunem să te folosești de cel mai la îndemână instrument. Tehnologia! Dacă nu acum, când trăim un boom al inovației, atunci când? Pune tehnologia să lucreze pentru tine și concentrează-te pe oameni. Acordă-le angajaților mai mult timp și dedicare folosind un software de HR pentru activitățile care se pot automatiza… adică pentru majoritatea.
Dacă ceea ce te reține este faptul că nu știi de unde să începi, sperăm că ideile de mai jos te vor ajuta să evaluezi opțiunile existente pe piață și să identifici software-ul care se potrivește organizației în care lucrezi:
Considerente de bază
- Un software de HR este o investiție importantă pentru întreaga organizație și un angajament pe termen lung. Implică-i în evaluarea și selecția aplicației pe colegii din HR, alături de toate părțile interesate și relevante din organizație (IT, achiziții, financiar-contabil, management etc.).
- Tehnologia evoluează cu viteză. Dacă acum faci schimbarea, decide-te direct la o platformă dezvoltată pe tehnologii recente, deschisă „nativ” spre integrarea cu alte sisteme.
- Bugetul disponibil este important, prin urmare corelează-l cu nevoile reale ale companiei. Conturează cât mai detaliat nevoile organizației tale într-un „Request for Information (RFI)”, similar pentru toți furnizorii. Ulterior, comparația între ofertele primite va fi mai relevantă.
- Timpul disponibil pentru selecție și implementare este un factor-cheie. Îți asiguri liniștea pe termen lung investind la început mai mult timp în acțiuni calitative, precum analiza nevoilor, întocmirea unui caiet de sarcini sau alegerea unui project manager pentru implementare.
Desfășurarea procesului de evaluare și selecție
- Definirea nevoilor. După cum am notat și mai sus, clarificarea nevoilor de automatizare este un pas superimportant în căutarea unui software de HR. Asta implică discuții interne, alinieri de procese și diferite schimbări. Analizează temeinic variabilele specifice companiei tale înainte de a începe căutarea și răspunde la întrebări precum:
- Ce procese de HR vor fi automatizate?
- Ce implicații au planurile strategice ale companiei?
- Ce particularități are departamentul de HR?
- Care ar fi funcționalitățile necesare vs cele nice to have?
- Cum arată organigrama?
- Cum arată raportul blue collars – white collars? Automatizarea se realizează diferit pentru fiecare dintre ei.
- Vom fi în acord cu cerințele GDPR?
- Lansarea unui „Request for Information” (RFI). Modul de transmitere a nevoilor către potențialii furnizori este important. Folosește un „Request for information”, respectiv un instrument care centralizează nevoile tale de business și colectează capabilitățile furnizorului. Răspunsurile ar trebui să-ți dea deja detalii despre abordarea fluxurilor de business și componenta IT, evidențiind substraturile tehnologiei folosite în livrarea proiectului. Asta explică necesitatea formării unei echipe mixte din partea clientului, HR și IT.
- Detalierea nevoilor și solicitarea unei oferte ferme – „Request for Proposal” (RFP). Ai primit deja primele detalii, ai avut întâlniri, ai pus întrebări. Pe baza acestor informații ar trebui să poți întocmi un short-list. Pasul următor este întocmirea caietului de sarcini (RFP). Mult mai specific decât RFI-ul, RFP-ul transformă nevoile în cerințe și obiective concrete; solicită informații ferme despre bugete, timpi de livrare, specificații tehnice, modalități de implementare. Angajamentele luate aici vor fi parte din contract.
- Validarea și elementele-cheie. Ca viitor beneficiar, poți avea multiple criterii pentru calificarea furnizorilor. Ia în considerare:
- Platforma software (fii atent ca tehnologia pe care e dezvoltată să fie recentă și de viitor)
- Chimia cu furnizorul
- Soluțiile date nevoilor enunțate și propunerea de implementare
- Experiențele anterioare
- Oferta
- Procesele de lucru
În concluzie, ca viitor beneficiar al unui software de HR, ușurează-ți munca pe termen lung și ferește-te de surprize neplăcute identificând și comunicând furnizorilor clar, transparent, de la început, nevoile specifice organizației tale.
Mihai Stanca, Managing Director, HR SINCRON, ne-a oferit un scurt ghid pentru alegerea unui software de HR.
Acest material a fost preluat din numărul 58 al Revistei HR Manager. Pentru detalii despre abonare click aici.
