Digitalizarea dosarelor de personal este o tendință care va deveni normă în următorii 1-2 ani, pentru că aduce economii importante companiilor. Automatizarea vine la pachet cu o disciplină care elimină erorile umane de manipulare și de aranjare a documentelor de muncă în dosare, spune Adrian Dinu, fondator și CEO CREASOFT, companie românească producătoare de software.
Contractul de muncă și anexele, fișa postului, actele de studii, CV-ul și fișele de evaluare sunt doar o parte dintre actele care formează așa numitul dosar de personal, pe care companiile sunt obligate prin lege să le aibă și să le prezinte în cazul unui control din partea autorităților. În realitate însă, în multe dintre aceste dosare de personal lipsesc documente sau, dacă există, au erori și nu sunt semnate de ambele părți în multe cazuri. Digitalizarea accelerată adusă de anii de pandemie și-a lăsat amprenta și pe legislația muncii.
Din 2021, documentele de muncă pot fi semnate electronic și trebuie arhivate, un aspect pe care unii dintre angajatori îl neglijează și pierd, fără să știe, bugete importante. Potrivit unei analize interne a Creasoft, companiile din România care nu și-au digitalizat documentele de muncă pierd anual peste 100 milioane de euro pentru procese și activități de rutină, aparent nevăzute.
„Semnătura digitală pe documentele de muncă elimină și eventualele erori umane făcute în procesul de semnare și de arhivare. În plus, posibilitatea semnării simultane a mai multor documente deodată reduce semnificativ din timpul petrecut de manageri în activități repetitive, dar atât de importante pentru istoricul profesional al angajaților”, a explicat Adrian Dinu.
Odată cu trecerea timpului, angajatorul poate aduna, pentru un singur angajat, bibliorafturi întregi de documente de muncă, acte pe care trebuie să le păstreze o perioadă îndelungată de timp, conform legii. Practica din companii arată că, din păcate, în unele cazuri, arhivarea electronică a documentelor de muncă ale angajaților se face haotic.
Nu puține au fost cazurile când au venit companiile să ne întrebe cum le putem ajuta pentru că au avut controale de la Inspecția Muncii și și-au dat seama că documentele de muncă ale angajaților erau stocate în Drive-ul sau pe PC-ul la care avea acces un angajat care între timp a și plecat din companie.
„O soluție digitală de semnare electronică și arhivare a documentelor de muncă permite ca acestea să fie stocate într-un mediu digital securizat, accesibil numai persoanelor autorizate. În plus, angajatorii au ocazia să dea căutare în platforma Creasoft, de exemplu, după un anumit act al unui angajat de la o anumită dată, ca și cum ar căuta într-un motor de căutare. Astfel, dispar erorile de manipulare și aranjare de documente în dosare și pot prezenta în timp real orice documente de muncă organelor de control, din câteva click-uri”, a mai precizat Adrian Dinu.
Digitalizarea dosarelor de personal permite angajaților din departamentele de HR să se ocupe de activități mai importante ale business-ului, cum ar fi integrarea noilor angajați. Un angajat din zona de execuție din departamentul de HR folosește aproximativ 40% din timpul de lucru pentru tipărirea, transmiterea, semnarea, colectarea și arhivarea documentelor de muncă în format fizic necesare fiecărui angajat, potrivit datelor Creasoft.
Semnătura electronică și arhivarea elimină riscul de pierdere sau deteriorare a documentelor fizice și sprijină căutarea și recuperarea informațiilor într-un mod rapid și eficient. În plus, costurile asociate cu stocarea și gestionarea documentelor fizice sunt reduse semnificativ.
„În prezent, costul mediu a ajuns la 1 leu pentru fiecare document semnat și arhivat electronic, mult mai mic decât cel al procesării manuale a documentelor semnate . Iar marele avantaj al procesului de semnare și arhivare electronică este dat de viteza de semnare și de arhivare electronică”, a concluzionat Adrian Dinu.
CE SPUNE LEGISLAȚIA MUNCII DESPRE SEMNAREA ELECTRONICĂ ȘI ARHIVAREA DOCUMENTELOR DE MUNCĂ:
Legea 208/2021, care a modificat OUG 36/2021, stabilește că „organele de control competente au obligația de a accepta, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile/documentele din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă încheiate în format electronic, cu semnătura electronică, potrivit legii, fără a le solicita și în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătura electronică pot fi transmise în format electronic și anterior efectuării controlului”.
CARE ESTE FLUXUL OPTIM AL SEMNĂRII DOCUMENTELOR DE MUNCĂ DE CĂTRE ANGAJAT, ÎN 5 PAȘI:
Pasul 1. Managerii încarcă și transmit către angajați documentele în format pdf, prin interfața Creasoft
Pasul 2. Documentele pot fi trimise angajatului pe email, pe telefon (prin SMS) sau acesta le poate accesa la Kioscul self info achiziționat de la Creasoft
Pasul 3. După verificarea documentelor primite, semnarea se face cu un click pe butonul SEMNEAZĂ
Pasul 4. Angajatul are 10 minute la dispoziție să valideze semnarea cu un cod OTP (one time password)
Pasul 5. După aplicarea unei semnături electronice certificate (trusted) pe document, Creasoft efectuează arhivarea automată a documentelor prin partenerul sau, arhivatorul certificat Namirial.
CINE ESTE ADRIAN DINU, FONDATORUL CREASOFT
Adrian Dinu este fondatorul și CEO-ul grupului CREASOFT (creasoft.ro), dezvoltator de soluții software și hardware pentru pontaj electronic, soluții de inventar, monitorizare vendomate și nu numai. În prezent, grupul Creasoft este cel mai mare producător român de soluții de pontaj electronic în România, cu peste 500 de clienți și cca 35.000 angajați care se pontează prin platforma Creasoft. Creasoft produce în România dispozitive de pontaj electronic dar și control acces bazate pe cititoare RFID, amprentă, smartphone, QR code și ID trimis prin tag-uri bluetooth, precum și software HR care procesează acțiunile de pontare ale angajaților. Absolvent al Facultății de Cibernetică și Informatică Economică din cadrul ASE București, Adrian și-a început carieră în banking, sector în care a deținut poziția de director la Banca Ion Țiriac. Cu o experiență de aproape două decenii în antreprenoriat, activează în prezent în business-uri ce îmbină soluțiile software cu echipamentele hardware pe care le produce și dezvoltă cu mândrie în România.
Aici puteți vedea un preview al celui mai recent număr al revistei HR Manager.
Pentru abonare, click aici.
