de Mihai Stanca, Managing Director Sincron HR Software
Intrarea pe piața muncii a tinerilor din generațiile Millenials sau Centennials (Y și Z) a marcat o schimbare de paradigmă în ceea ce privește flexibilitatea programului de lucru. Tinerii de astăzi apreciază balanța dintre orele de lucru și cele de odihnă, dar și o mai mare flexibilitate în ceea ce privește programul zilnic.
Ca urmare a acestei noi paradigme, am asistat în ultimii ani la o flexibilizare a programului de muncă. Din ce în ce mai multe organizații au permis angajaților să lucreze de acasă un anumit număr de zile pe lună. Telemunca a primit și un cadru legislativ, prin legea nr. 81/2018.
Pandemia Covid-19 nu a făcut decât să accelereze această tendință existentă de câțiva ani pe piața muncii. Companiile care implementaseră deja munca de acasă – având, de cele mai multe ori, ca suport, o infrastructură digitală solidă, printre care și un soft de resurse umane – au fost cu siguranță în avantaj. Angajații lor au putut lucra de la distanță încă din prima zi a restricțiilor impuse de guvern, fără ca productivitatea să le fie afectată semnificativ.
Managementul angajaților care lucrează la distanță rămâne însă una dintre provocările majore ale business-urilor și ale oamenilor de HR în aceste zile. Un soft HRM în cloud oferă cadrul necesar pentru a desfășura în cele mai bune condiții procese esențiale ale departamentului. În același timp, menținerea motivării și productivității angajaților în condițiile absenței legăturilor care se creează firesc între membrii unei echipe ce lucrează, dar și socializează cot la cot, rămâne un topic fierbinte la nivel de leadership și pentru lunile viitoare.
Există, însă, câteva lucruri ce pot fi făcute pentru a gestiona într-un mod pozitiv relația cu angajații, o serie de „bune practici” pe care echipele de HR și managerii le pot adopta.
1. Păstrați în permanență legătura
Un call relaxat în cursul dimineții, în care echipa se reunește și fiecare înțelege mai bine ce are de făcut, este o modalitate excelentă de a începe o zi productivă. Angajații sunt conectați și au posibilitatea de a cere ajutor sau de a pune întrebări în legătură cu anumite sarcini.
O altă manieră scurtă și la obiect de a vă menține în permanență la curent în cadrul proiectelor comune sunt așa-numitele “stand-ups” – întâlniri scurte, ținute regulat de membrii unei echipe de proiect, în cadrul cărora participanții discută despre progresul proiectului, și, de obicei stau mai degrabă în picioare decât jos. Dacă nu aveați deja obișnuința unor asemenea întâlniri, acum e un bun moment să le lansați, într-o formulă digitală.
Alegeți canalele de comunicare în așa fel încât să mențineți un echilibru între cele în scris și cele care permit întâlnirile față în față, chiar și digitale.
Potențialul de eroare în comunicarea în scris este mult mai mare. Se întâmplă adesea ca mesajul dintr-un email sau chat să fie prost descifrat, incomplet sau neclar de partea receptorului. De aceea, pe cât posibil, încurajează-ți echipa să aibă video-call-uri frecvente, în care oamenii să folosească, pe cât posibil, canalul video.
Comunicarea non-verbală adaugă bogăție și claritate interacțiunii umane. Se pot sesiza mai bine adevăratele păreri și lămuri potențialele neînțelegeri. În plus, vederea unor fețe umane prietenoase, posibilitatea de a mai schimba câteva cuvinte cu colegii sau de a glumi e o metodă bună de a lua pulsul echipei și de a ține moralul sus.
2. Evitați haosul în comunicare cu un mini-ghid de utilizare a canalelor digitale
Este evident că, fără ocaziile de socializare și discuții ad-hoc pe care prezența fizică la birou le aduce cu sine, e nevoie de o comunicare digitală mai frecventă. În felul ăsta, puteți menține accesul la diversitatea de informații necesare îndeplinirii unor sarcini mai complexe sau care implică mai mulți stakeholderi.
Pe de altă parte, comunicarea digitală tinde să ofere atât de multe opțiuni la nivel de canale folosite, încât, fără un mini-ghid de utilizare a acestora, se poate cădea ușor în cealaltă extremă – haosul în comunicare.
Cum știu cei cu care colaborezi dacă/ când să comunice pe telefon, email, Teams, Zoom sau chat? Fără niște recomandări clare la nivel de echipă sau companie, fiecare va face propriile alegeri, ceea ce va îngreuna comunicarea.
Devine astfel utilă întocmirea unui mini-ghid de utilizare a canalelor agreate în cadrul organizației, care să includă detalii despre când se recomandă una sau alta dintre opțiuni, cum ar fi:
- Video-conferințe pentru întâlniri cu echipa sau alte tipuri de grupuri
- Discuții telefonice pentru conversații individuale și subiecte mai complexe
- Tradiționalul email pentru topic-uri standard, sharing de documente, actualizări ale echipei sau informări punctuale
- Slack sau alte aplicații similare pentru întrebări rapide, amuzament și glume între colegi, și alte conversații secundare.
Fiecare echipă are nevoi și preferințe diferite, așa încât ar fi o idee bună să ceri și părerea celorlalți vis-à-vis de ce anume și când preferă sa folosească, ținând cont în același timp și de specificul fiecărui canal și de scopul pentru care a fost creat. În acest fel, comunicarea are cele mai multe șanse să fie clară și cu adevărat utilă.
3. Responsabilitate și disponibilitate
Lucrurile sunt simple la locul de muncă. Transmitem un mesaj unui coleg sau manager și, dacă nu primim răspuns într-un anumit interval de timp, mergem la biroul lui pentru a vedea ce se întâmplă.
De la distanță, nu avem aceeași posibilitate. Cu atât mai importante devin comunicarea regulată și răspunsurile rapide la întrebările pe care le au angajații. Dacă noua situație specifică organizației tale necesită noi moduri de lucru în echipă sau departamente, o procedură scurtă și la obiect în acest sens va ajuta, cu siguranță, ca schimbarea să se propage mai rapid.
Noile moduri de lucru pot presupune însă și alte aspecte, nu doar noi proceduri.
Asigurați-vă că echipa are la îndemână mijloacele necesare ca să-și desfășoare activitatea în condițiile curente! Asta poate include, printre altele, laptop, telefon, conexiune la internet stabilă, un cadru de lucru (birou și scaun) în linie cu normele de Protecția Muncii, eventual imprimantă, dar și un software HRM în cloud la care să aibă acces toți membrii organizației, prin instrumentele de employee self-service, alături de alte aplicații de lucru în echipă.
Un angajat productiv este unul care are la dispoziție tot ceea ce îi este necesar pentru a-și îndeplini atribuțiile.
4. Ghiduri de utilizare și training-uri pentru angajați
Este esențial ca echipa să știe ce are de făcut, cunoscând și instrumentele pe care le are la dispoziție. Cursurile de tip e-Learning, training-urile video, ghidurile de utilizare pentru softul HRM și toate celelalte platforme și aplicații utilizate pentru lucrul în echipă sau pe diverse specialități vor ajuta angajații ce lucrează de la distanță să își ducă la îndeplinire sarcinile într-o manieră cât mai independentă din punct de vedere al utilizării tehnologiei.
Există multe canale de colaborare disponibile, dar cu siguranță unele sunt mai nou utilizate, și nu toți angajații au un nivel super-avansat de “tech literacy”. În plus, să nu uităm și că oamenii învață diferit – unii se vor simți întotdeauna mai în largul lor dacă pot întreba un coleg, peste birou, cum să depășească un obstacol tehnic.
Pentru toți cei ca ei, sunt de folos diverse resurse explicative despre tool-urile digitale inaugurate cu ocazia adaptării la COVID, care să nu lase să se acumuleze frustrări ce vor stingheri finalizarea diverselor sarcini.
5. Posibilitatea unor întâlniri periodice, într-un cadru informal
Dacă în perioada pre-pandemică lucrurile erau simple, acum organizarea unor astfel de întâlniri necesită grijă și responsabilitate. Respectarea distanțării și a măsurilor de protecție este esențială. Soluții însă există, chiar și online pot fi organizate întâlniri periodice informale. O echipă unită este una care se cunoaște și își creează posibilitatea să discute și în afara task-urilor de serviciu.
Cum susține un software HR în cloud munca angajaților de la distanță
Unul dintre cele mai importante instrumente pe care le poate avea la dispoziție o echipă care lucrează remote este un soft HR în cloud. Acesta va susține atât activitatea departamentului HR, cât și pe a tuturor angajaților, facilitând comunicarea și o paletă largă de procese desfășurate de departament.
- În cadrul procesului de recrutare, vei avea o mai bună dinamică a fluxurilor de recrutare care ii implică pe HR & manager beneficiar. Se adaugă o comunicare mai rapidă în cadrul echipei și cunoașterea permanentă a status-ului pe fiecare proiect. Softul de recrutare va facilita legătura dintre angajator și candidat;
- Procesul de onboarding va fi și el sprijinit. În lipsa interacțiunii directe, devine esențial ca noii angajați să aibă o legătură cu echipa și să poată desfășura digital diversele activități de onboarding (parcurgere proceduri, efectuare teste, furnizare de documente), softul HRM asigurând un cadru pregătit pentru aceste demersuri;
- Managementul performanței, prin aplicația dedicată a softului de resurse umane, va crește transparența proceselor, va clarifica așteptările și alinia obiectivele echipei. Nu în ultimul rând, performanța angajaților va putea fi urmărită mai ușor, în condițiile în care echipa lucrează de la distanță;
- Procesul de training rămâne un element cheie în progresul și capacitatea de adaptare a organizației. Trainerul intern va avea acces direct la cursanți, la opiniile, preferințele și calendarul lor. Cursanții beneficiază, în același timp, de un plus de transparență și flexibilitate, cum ar fi acces la toată biblioteca de cursuri disponibile, iar aspectele esențiale pentru organizație (de exemplu testarea însușirii informațiilor) pot fi monitorizate mai ușor.
Funcționalitățile din soft-ul de resurse umane Sincron HR facilitează, de asemenea, comunicarea la nivel organizațional.
Accentul pe comunicare și accesul la training-uri, asigurarea instrumentelor necesare lucrului la distanță și întâlnirile regulate – toate acestea vor contribui la menținerea motivării și productivității angajaților ce muncesc de la distanță. Un soft HR în cloud va susține toate aceste procese, contribuind la buna desfășurare a activităților în cadrul organizației.
