Mădălina Teodorescu, HR Director 2Checkout
Provocarea majoră pentru HR este de a avea un rol proactiv în demararea și implementarea procesului de digitalizare
La modul simplist, prin digitalizare înțelegem automatizarea parțială sau totală a unui proces sau a unei proceduri de HR. Ajungem să vorbim despre digitalizarea proceselor de HR prin folosirea unor soluții globale care acoperă mai multe procese de HR simultan. Acest lucru permite, pe lângă eficientizarea proceselor în sine, și analiza rapidă și exactă a datelor (data analytics), analiză ce stă la baza luării unor decizii strategice de HR într-un timp mult mai scurt.
La 2Checkout (anterior cunoscută ca Avangate), am investit în diverse sisteme de mulți ani, iar acum avem un sistem – Bamboo HR – foarte ușor de folosit și care înglobează zona de administrare date, recrutare, onboarding, offboarding, self-service pentru angajați, managementul performanței, evidența trainingurilor.
PRO. Prin automatizarea oferită de sistem am reușit să aducem argumente și să determinăm aprobarea multor programe mult mai ușor, tocmai datorită capacității crescute de a analiza datele disponibile într-un timp mai scurt. În plus, prin folosirea acestui sistem am reușit să oferim candidaților și angajaților o experiență plăcută și interactivă în diverse puncte de interacțiune.
Diferența majoră este cea de scalabilitate, esențial pentru o companie precum 2Checkout care a angajat doar anul trecut 120 de persoane, în condițiile în care la nivel global avem peste 300 de angajati. De exemplu, prin faptul că procesul de onboarding este complet automatizat, am putut să avem un număr mult mai ridicat de angajări fără să fie nevoie să mărim echipa de HR care se ocupă de procesul de angajare.
Voi folosi aici un exemplu concret: folosirea unui sistem de management al performanței automatizat. Sistemul acesta este aliniat cu trendurile legate de zona de performanță, este bazat pe feedback, ia în calcul performanța și gradul de implicare a angajaților, precum și felul în care ei se simt valorizați. Printre altele, rezultatul la nivelul organizației este o hartă cu toți angajații așezați pe diverse cadrane în funcție de performanță și implicare, lucru care ne permite să identificăm ușor ce măsuri să propunem pentru fiecare categorie, și astfel să maximizăm rezultatele la nivel de companie.
CON. În același timp, adoptarea noilor sisteme depinde și de piața în care activează o companie. Când piața este competitivă și dinamică, digitalizarea proceselor de HR este inevitabilă și dezirabilă. Impedimentele ne-digitalizării sunt multe, de la riscul de a pierde candidați și angajați, luarea deciziilor într-un timp mult mai lung, sau chiar luarea unor decizii greșite din lipsa unei analize corecte și în timp real a datelor. Dar, după cum spuneam, cred că în final piața în care activezi grăbește sau încetinește decizia de a trece către digital.
PROVOCĂRI. Orice proces de digitalizare presupune și un proces de schimbare. Provocarea majoră pentru HR este de a avea un rol proactiv în demararea și implementarea procesului de digitalizare și de a comunica aceste schimbări la nivelul întregii companii, deci atât managerilor, cât și tuturor angajaților. La nivel de procese de resurse umane se adaugă și provocarea de a schimba modul de lucru al HR-ului, dar și al managerilor și angajaților.
De asemenea, pe lângă costurile efective ale sistemelor, costurile de implementare și mentenanță, trebuie calculate și costurile de training. Apoi, la costurile indirecte aș menționa costurile tranziției către un nou mod de a gândi și de a acționa.
Dar, mai mult ca niciodată, când evoluția tehnologiei revoluționează aproape orice aspect al business-ului și al vieții, HR-ul trebuie să fie ușor adaptabil și proactiv în a genera schimbare cu impact la nivelul organizației. Numai așa poate rămâne partner în business.
