Productivitatea, ACTION PLAN pentru perioada concediilor

de ALINA DOICA

De la an la an, vorbind cu clientii despre nevoile lor de dezvoltare si propunandu-le diverse proiecte, inclusiv in lunile de vara, am din ce in ce mai mult senzatia ca vacanta tuturor incepe in jurul lui 15 iunie si se termina candva in septembrie. Este foarte dificil sa programezi orice pentru ca „este perioada concediilor si oamenii sunt plecati”. Toata activitatea intra in repaus, nimeni nu mai vorbeste despre business si toate conversatiile se invart vesel in jurul mult-asteptatei plecari sau, nostalgic, in jurul pozelor de pe plaja, din city break, din creierii muntilor.

Nu ma intelegeti gresit! Si mie imi place sa calatoresc, sa ma relaxez undeva, departe de nebunia orasului si stresul pe care il aduc uneori zilele de munca. Dar as vrea sa va provoc cu o intrebare: exista oare o legatura intrinseca, imediata, intre perioada de vara si scaderea nivelului de motivatie – si implicit al productivitatii? Sau doar folosim caldura si perioada de activitate mai scazuta drept scuze pentru inabilitatea noastra de a ne motiva, de a regasi placerea in ceea ce facem zi de zi?

Nu putem nega ca fenomenul exista, iar target-ul si obiectivele nu coboara stacheta doar pentru ca gradele Celsius urca in termometre. Si totusi, ce facem? Cum mentinem nivelul de productivitate cand vacanta „ne fura” gandurile?
Iata cateva idei salvatoare, idei testate pe propria piele…si cea a colegilor 🙂 sau observate in companiile client:

1. Programul flexibil. Da, este o sugestie indrazneata, dar de ce nu am urma exemplul tarilor nordice, unde vara programul incepe foarte devreme pentru a profita cat mai mult de lumina naturala si de noptile albe? Efortul de a te trezi mai repede decat la ora obisnuita va fi rasplatit cu libertatea de a te bucura de dupa-amiezele si serile placute de vara.
2. Vinerea scurta. Pentru cei care nu vor sau nu pot sa isi schimbe orele obisnuite, negociati un program scurt vinerea si stabiliti de comun acord obiective saptamanale, pentru a va asigura ca bunul mers al activitatii nu are de suferit.
3. Ziua remote. Dati-le angajatilor libertatea sa isi aleaga o zi la intervale regulate, in care sa lucreze de acasa sau din afara biroului. Chiar daca activitatea lor presupune logarea la un sistem securizat, vor avea posibilitatea sa isi organizeze sarcinile astfel incat in acea zi sa nu fie necesara prezenta lor la birou.
4. Bonus pentru obiective stretch. Creati un sistem de recompense pentru cei care isi asuma obiective stretch in perioadele considerate neproductive ale ciclului de business. Acestea nu trebuie sa fie neaparat materiale – o zi libera la momentul oportun poate face minuni pentru nivelul de motivatie.
5. Happy hours. Organizati mici iesiri cu echipa in serile lungi de vara – o terasa, un meci de fotbal, un film, o activitate relaxanta in parc. Toate acestea destind atmosfera si ajuta oamenii sa se cunoasca si sa se simta bine impreuna, adica obiectivele obisnuite ale oricarui teambuilding, fara costurile si timpul de deplasare aferente acestuia.
6. Sedinte intr-un cadru informal. Din cand in cand scoateti oamenii din salile de sedinte si mutati discutia intr-o cafenea, ceainarie sau pe o terasa. Oferta este bogata si cadrul neobisnuit ii va stimula sa fie mai deschisi si chiar sa va dea feedback pretios si real.
7. Proiecte interne. De ce nu ati profita de gradul de incarcare mai scazut pentru a derula acele proiecte mici, dar valoroase, la care va ganditi uneori si le parcati sub umbrela generoasa a lui „nice to have”? Ar fi o ocazie minunata ca membrii care nu colaboreaza frecvent sa o faca intr-un mod benefic pentru toti.
8. Curatenia de vara. De cate ori vi s-a intamplat sa cautati cu disperare un mail sau un document si sa va promiteti ca „veti face o curatenie luna pe birou si in inbox!”, cu prima ocazie cand veti fi mai liber? De ce nu ati face asta acum si i-ati incuraja si pe ceilalti sa va urmeze exemplul? Ordinea si timpul castigat va pot da idei despre cum sa va imbunatatiti activitatea.
9. Job sharing. De obicei, cand colegii de echipa sunt plecati in concediu asta inseamna un volum mai mare de munca pentru noi. De ce nu am transforma asta intr-o ocazie de dezvoltare personala?! Activitatea curenta a unei persoane poate fi impartita intre 2 sau 3 colegi, care isi negociaza sarcinile – cu arbitrajul managerului – in functie de propriul lor plan de dezvoltare, iar corvoada devine o oportunitate.
10. Tactica Google. Profitati de aceasta perioada si incurajati angajatii sa isi dedice o parte din timp unui proiect personal sau unuia care le este drag, chiar daca nu are rezultate imediate. Nivelul lor de implicare va creste si se va transmite si catre celelalte activitati, iar abilitatile astfel dobandite le vor folosi cu siguranta pe viitor.
11. Faceti training. Desigur, sunt sanse mari ca in oricare saptamana a verii cel putin un membru al echipei sa fie plecat, dar asta nu este neaparat o piedica in a organiza un training, mai ales daca in trecut ati amanat decizia pentru „a nu scoate oamenii din productie”. Negociati doua sesiuni si grupati participantii in functie de disponibilitatea lor sau cereti furnizorului sa va dea o solutie pentru cei care sunt plecati in perioada agreata.
12. Ziua portilor deschise. Organizati o zi a portilor deschise – pentru familiile angajatilor, pentru clienti sau furnizori. Pregatirile pe care le veti face ca sa va primiti oaspetii va vor motiva echipa, iar curiozitatea acestora va va ajuta sa vedeti cadrul de zi cu zi si rutina activitatilor de birou prin alti ochi.
13. Dati-va interesul. Fie ca va place ideea, fie ca nu, angajatii tot vor petrece momente bune pierduti in visare, povestind despre vacanta sau anticipand si planuind calatoria. Includeti amintirile lor in newsletter-ul companiei – cereti-le poze si scurte memorii de vacanta. Veti demonstra astfel ca va pasa si ca ii apreciati ca indivizi, nu doar ca angajati, iar mesajul pe care il transmiteti este ca echilibrul dintre viata personala si activitatea profesionala este important pentru compania voastra.
14. Gestionati-va asteptarile in mod realist. Nu va asteptati ca nivelul de productivitate sa fie la cote maxime, stabiliti-va o limita rezonabila si comunicati-o echipei. Cereti-le parerea si tineti cont de ideile lor.
15. Nu in ultimul rand, aveti in vedere ca aici, la fel ca pretutindeni, este o chestiune de atitudine. Fiti constienti de cazurile in care productivitatea scazuta tine de conjunctura – oboseala, stres acumulat – dar si de performanta globala a membrilor echipei pe tot parcursul anului.

Alina Doica
Trainer Interact 

Comentarii