Revista CARIERE
Compania Vivre, unul dintre cei mai mari retaileri online de home&deco din Europa Centrală și de Est, are peste 300 de angajați, dintre care jumătate lucrează în departamentul de Logistică. În 2019, Vivre a luat decizia de a automatiza procesele de resurse umane și a încheiat un parteneriat cu Romanian Software, liderul pieței din România în dezvoltarea și implementarea soluțiilor software pentru departamentul de resurse umane. Astăzi, procesele de management al resurselor umane din cadrul Vivre sunt optimizate datorită aplicațiilor integrate de administrare a personalului, pontaj și employee self service și a deciziei de a externaliza activitatea de salarizare și administrare de personal către experții Romanian Software.
Mai multe informații despre soluțiile software implementate de Vivre și beneficiile tehnologiei, găsești în studiul de caz publicat pe blogul colorful.hr.
În lunile de pandemie, angajații Vivre care nu au mai putut interacționa fizic cu colegii din zona de HR au beneficiat direct de avantajele digitalizării, spune Petronela Sanduleasa, Directorul departamentului de HR din cadrul Vivre. Angajații companiei au devenit mai independenți, pentru că folosesc platforma colorful.hr când au nevoie de o adeverință medicală, când solicită concediul de odihnă sau concediul medical, pentru a interoga zona individuală cu diverse rapoarte sau să își facă pontajul. Cu ajutorul soluțiilor software, documentele sunt mult mai ușor de generat, iar datele mai ușor de exportat.
În interviul de mai jos, Petronela Sănduleasa, HR Vivre, a vorbit despre experiența digitalizării, cum a ajutat tehnologia la optimizarea proceselor de resurse umane și la organizarea lucrului de acasă, dar și despre provocările departamentului HR în pandemie.
Care sunt cele mai mari provocări ale departamentului vostru de HR, în contextul pandemiei?
Provocarea și preocuparea cea mai mare este sănătatea organizațională. Iar abilitatea noastră de a ne reseta poate face diferența dintre un blocaj inevitabil și un succes triumfător. (1) Am folosit contextul pandemic ca pe o oportunitate pentru a merge spre zona de inovare într-un ritm și mai accelerat. Parteneriatul dintre Vivre și Romanian Software ne-a ajutat să depășim blocajele și să implementăm imediat soluții digitale, care ne-au optimizat procesele de lucru. Datorită platformei colorful.hr, dezvoltată de Romanian Software, angajații Vivre au devenit mai independenți din punct de vedere birocratic. Utilizează platforma în diverse situații: fie că au nevoie de o adeverință medicală, fie că trebuie să-și introducă documente privind concediul de odihnă sau concediul medical, fie să își facă pontajul. Știu de unde pot descărca adeverințe și apreciază că le pot salva electronic, că le pot trimite pe email și că nu mai depind de colegele de la HR.
De exemplu, datorită digitalizării accelerate, procedura de aplicare pentru indemnizația de telemuncă a fost simplificată semnificativ. Doar am introdus datele în sistem, fară să ne mai blocăm în hârtii și timp pierdut la cozi. Noi am beneficiat de această indemnizație, pentru că am reușit să facem lucrurile să se întâmple repede.
Digitalizarea procedurilor în rândul instituțiilor statului a fost probabil cea mai eficientă schimbare generată de contextul pandemic și resimțită, în mod direct, de către specialiștii HR. Faptul că au posibilitatea să trimiță documentele în format electronic la orice instituție, că li se confirmă imediat transferul online și nu mai stau la cozi este un beneficiu enorm. Este evident că s-a creat un precedent, am văzut cu toții că fluxurile pot fi optimizate și cred că este imposibil să mai dăm înapoi.
Ne-am uitat cu atenție la configurarea rolurilor și a responsabilităților în cadrul organizației, reușind astfel să păstrăm cea mai mare parte a colegilor în cadrul echipei. Pentru a rămâne pe un trend crescător, cele mai multe organizații s-au repoziționat repede și au rescris rolurile și responsabilitățile în noua normalitate.
Am favorizat foarte mult dialogul intern și am pus accent, la fel ca până acum, pe transparența rezultatelor, atât la nivel de business, cât și la nivel individual. Noi, la Vivre, am reușit să facem o tranziție rapidă în online a evenimentelor interne. Mediul online a facilitat meeting-urile cu toată organizația. Un exemplu concret este summit-ul intern dedicat evenimentului Black Friday, la care au reușit să participe toți angajații Vivre, indiferent de locațiile în care se aflau.
Cum v-a ajutat tehnologia să optimizați procesele de resurse umane și să organizați lucrul de acasă?
Ultimele luni au fost pentru colegi o oportunitate de învățare a platformei colorful.hr. Noi lucrăm propriu-zis pe platformă de doi ani, însă în primul an a fost explorată doar de colegii din departamentul de HR. Anul acesta însă, am putut observa beneficiile tehnologiei și ale optimizării proceselor de resurse umane în timp real și, în același timp, a fost o oportunitate pentru toți angajații Vivre să se familiarizeze cu noul sistem.
Din perspectiva organizării lucrului și proceselor de HR, specialiștii de resurse umane din cadrul Vivre au adus mai multă valoare adăugată față de anul 2019, când cea mai mare parte a activității lor presupunea semnarea și arhivarea a sute de documente. Acum, le-a fost mult mai ușor să acceseze, să genereze și să exporte baze de date. Au avut mai mult timp să interacționeze cu colegii. Să vorbească cu ei despre nevoile lor curente sau despre acțiunile interne pe care le desfășurăm și chiar să îi învețe să lucreze în platforma colorful.hr.
În concluzie, schimbările și necunoscutele generate de pandemie ne-au arătat că tehnologia ne îmbunătățește semnificativ modul de lucru la nivel organizațional. Ca efect, suntem mult mai deschiși în a găsi soluții și a digitaliza cât mai multe fluxuri interne.
Perspective pentru 2021: Cum crezi că vor arăta departamentele de resurse umane și care vor fi prioritățile experților HR?
Cred că va fi un focus foarte puternic pe ideea de sănătate oranizațională. În 2021 vom simți efectele faptului că nu am mai fost prezenți fizic la birou, iar departamentele de HR vor fi nevoite să implementeze programe de lucru într-un sistem hibrid, remote-office.
Comunicarea strategiei de dezvoltare a companiei la nivelul întregii organizații rămâne în continuare o prioritate pentru experții în resurse umane. Traversăm o perioadă în care este mai important ca niciodată ca fiecare angajat să înțeleagă corect direcția companiei și să facă față ritmului alert de adaptabilitate. Vor exista numeroase programe de clarificare și înțelegere a rolurilor, de stimulare a ownership-ului individual. Vom vedea și acțiuni cu scopul de a genera o înțelegere mai bună a performanței individuale, precum și a contribuției fiecărui angajat la evoluția organizației.
Vom observa încă o tendință spre ceea ce numim coordonarea și controlul echipelor. Adică, tot ceea ce înseamnă performanța indivizilor stimulată de programe de management al performanței, facilitate de tehnologie. Dacă fiecare membru va avea ownership, tool-urile digitale vor facilita adaptarea cu ușurință a indicatorilor de performanță. Este nevoie de tehnologie în programele din viitor. Pentru a comunica direcțiile în cadrul organizației și pentru a se adapta contextului de lucru hibrid, care presupune prezența oamenilor în mai multe locuri, experții HR vor avea nevoie de tehnologie mai mult ca oricând.
O întrebare necesară care poate fi adresată public, în 2021, este legată de beneficiile reale pe care o companie le poate oferi angajaților. O cultură organizațională sănătoasă este unul dintre cele mai importante beneficii pe care le poate avea un angajat. Este important să facem parte dintr-o organizație care investește în oameni, care ne oferă acces la informații, care este transparentă, ne dă oportunitatea să ne dezvoltăm și să contribuim la evoluția ei. Avem nevoie să învățăm să traducem și aceste beneficii, pentru că este important să activezi într-o organizație în care să nu-ți fie teamă să vorbești sau să greșești, într-un mediu în care este vizibilă contribuția ta individuală.
Sunt companiile deschise către digitalizare?
Sunt foarte deschise și dorință există! Utilizarea tehnologiei ne dă oportunitatea de a fi implicați în procese care aduc valoare atât la nivel individual, cât și la nivel organizațional. A te îndrepta către mediul digital, în care ai foarte repede acces la date, este extrem de important. Avem nevoie de date ca să putem lua decizii în consecință, iar tehnologia ne facilitează accesul la ele.
De partea cealaltă, a furnizorului de soluții software pentru departamentele de resurse umane, perspectivele privind extinderea digitalizării sunt similare. Ioana Dumitru este Directorul departamentului de Externalizare din cadrul Romanian Software și confirmă tendința companiilor de a pune tot mai mult accent pe optimizarea fluxurilor de lucru și a activității de resurse umane, prin implementarea tehnologiei.
„În pandemie, metodele tradiționale de administrare a activității de resurse umane și-au arătat limitele. Iar efectul imediat s-a văzut în accelerarea digitalizării în companii. În funcție de nevoile angajaților și ale echipei de HR, organizațiile fie au ales să implementeze aplicații pentru procese punctuale, fie au decis asupra unui mix de soluții: aplicații și externalizarea activității de resurse umane. Indiferent de soluția aleasă, automatizarea a ajutat companiile să gestioneze mai ușor relația dintre salariați și departamentul HR, să organizeze lucrul de acasă, să administreze documentele angajaților, să gestioneze bazele de date și să se concentreze mai mult pe nevoile curente ale angajaților. Tehnologia este viitorul, iar liderii din zona de HR vor conduce transformarea digitală în organizații, pentru că ei gestionează cea mai importantă resursă a companiilor: angajații”, a declarat Ioana Dumitru.
