Open space: o sursă de stres suplimentar pentru angajați

De exemplu, studiul internațional extins ,,Steelcase”, realizat de Ipsos pe un eșantion de aproape 11.000 de angajați din 14 state din Europa, America de Nord și Asia, nu face altceva decât să confirme acest lucru. Astfel, printre altele, acesta arată că angajații care muncesc în spații deschise pierd zilnic 86 de minute din cauza distragerilor, cei mai mulți dintre ei se simt demotivați, complet neproductivi, extrem de stresați și cu o capacitate foarte mică de a gândi și de a fi creativi. Tot Ipsos a realizat în Canada un alt studiu, iar angajații participanți la el, lucrători în astfel de spații, s-a dovedit că au avut cu 70% mai multe zile de concediu medical decât cei care munceau de acasă. De asemenea, numai 6,1% dintre aceștia sunt de părere că spațiile deschise sunt sănătoase pentru ei, în timp ce numai 6,5% le consideră productive. Există o multitudine de asemenea studii și datele care indică aceste lucruri sunt din ce în ce mai multe.

Și, pentru că este foarte important nu doar să conștientizăm perspectivele pe care acest subiect le ridică, ci și să găsim, așa cum spuneam, variante pentru a le remedia, vă prezint cele mai importante motive pentru care conceptul de spațiu deschis de muncă are nevoie de o discuție mai amplă, împreună cu câteva soluții pe care le propun:

• Creează distrageri care iau din timpul alocat muncii. Vorbim aici despre timp pierdut – care conduce automat la resurse consumate – ineficiență, lipsa de productivitate și motivație, care se vor reflecta atât la nivelul performanței și beneficiilor companiei, cât și în starea generală a angajaților. A pierde între o oră și o oră jumătate din cele 8 zilnice este orice altceva numai calea spre succes nu. De aceea, fără să anulăm complet beneficiile pe care un spațiu deschis de muncă le aduce, eu văd soluția în calea de mijloc. Ar fi extraordinar dacă s-ar pune la dispoziție mai multe spații de retragere (nu vorbim aici de spații de relaxare) în care angajații să se poată retrage și să poată lucra mai eficient la anumite proiecte sau documente. Cred că aceasta ar fi o alternativă frumoasă, care ar îmbina de minune avantajele ambelor variante.
• Afectează productivitatea. Contrar credințelor generale, spațiile deschise nu cresc nici nivelul de colaborare între angajați (cel puțin nu acea colaborare raportată la muncă) și nici productivitatea. Una dintre cercetările Universității Exeter, de exemplu, arată o scădere de 32% în starea de bine a angajaților și o reducere de 15% în productivitate. În acest punct, întrebarea mea firească ar fi: cum poate asigura spațiul închis colaborarea și productivitatea? Nu cumva produce aceleași efecte, dacă nu mai mari? Să ne aducem aminte cum a apărut ideea de spațiu deschis. Tocmai pentru că spațiul închis nu încuraja colaborarea necesară și, ca atare, nu genera nici productivitate pe măsură. Experiența îmi spune că, în aceste privințe, nu spațiul deschis de muncă sau cel închis trebuie chestionate mai întâi, ci însuși modul în care se înțelege formarea și consolidarea unei echipe.
• Afectează sănătatea. Conduce la îmbolnăviri și crește numărul de concedii medicale. De asemenea, crește foarte mult nivelul de stres, de conflict, tensiunea arterială, fluctuația sau numărul de personal și, pe cale de consecință, nivelul cheltuielilor cu aceste probleme. Însă, din nou, acesta e doar un efect, nu o cauză. Trebuie să mergem, din nou, la rădăcina problemei: și anume, la cauza pentru care angajații se îmbolnăvesc. Starea de bine și cea de sănătate sunt interdependente, iar părerea mea este că ar trebui ca fiecare angajator să investească în prevenție, nu în vindecare. Cu siguranță, un curs de imunizare, de exemplu, ar ajuta mai mult, indiferent de spațiile în care angajații își desfășoară activitatea.
• Afectează considerabil starea de bine a angajaților. Același studiu ,,Steelcase” mai arată că 95% dintre angajați au declarat că spațiul privat este important pentru ei, dar numai 41% dintre ei se pot bucura de el, în timp ce 31% au fost nevoiți să-și părăsească spațiul de muncă pentru a-și putea termina treaba. În plus, nevoia de intimitate este una cât se poate de reală și de importantă, iar nesatisfacerea ei poate avea consecințe grave. Cum spuneam, suntem diferiți și, chiar dacă nu putem satisface toate nevoile, este esențial totuși să facem tot posibilul să le satisfacem măcar pe cele mai importante. Din acest motiv, întăresc și reiau ce spuneam mai sus: să mergem la cauză, nu la efect. Starea de bine se cultivă în mod continuu prin programe susținute de well-being, care să le creeze angajaților acel suport și acel confort atât de necesare și cu mult mai profunde decât tipul spațiului de muncă. Dacă am adăuga la asta și alternativa spațiului de retragere de care vorbeam la început, eu cred că am face pași importanți pentru starea de bine a angajaților.
• Crește consumul cerebral. Cât de ușor poate fi să te concentrezi pe sarcini delicate și complexe în timp ce alți zeci de colegi în jurul tău lucrează (sau doar fac gălăgie) fiecare în propria manieră? Foarte greu spre imposibil, nu-i așa? Și legăm asta, din nou, de productivitate, de starea de sănătate și de bine. Care ar fi soluția sau cel puțin o variantă acceptabilă pentru aceste momente? Căștile, precum și o strategie de prevenție prin adoptarea programelor și cursurilor care pot ajuta angajații nu doar să lucreze mai eficient în spații deschise, ci și să se descurce mai bine în viața lor profesională, în general. În acest sens, recomand cursurile de mind focus, care sunt esențiale pentru noi toți și nu doar pentru cei care lucrează în spații deschise.
• Scade nivelul de coeziune în grup. Nu este ușor să petreci atâtea ore complet expus la atât de multe personalități, comportamente, stiluri de muncă și abordări, așa că oricine își dorește să fie beneficiarul acelui loc în care să se poată bucura de intimitate și fiecare se luptă cum știe și cum poate pentru a-l obține. Ca atare, coeziunea și spiritul de echipă sunt foarte greu de cultivat în asemenea condiții. Și, din nou, să mergem la bază, acolo unde se formează cauza. În general, oriunde ai lucra, este dificil să te armonizezi cu atât de multe persoane atât de diferite. Tocmai de asta specialișții pun la dispoziție atât de multe programe diverse,, pentru ca echipele să funcționeze optim, indiferent de condiții.
• Transmit mesajul greșit. Orice s-ar spune în sens contrar, unul dintre considerentele pentru care acest concept a fost ales este și acela că este mult mai ușor să monitorizezi angajații. O limită extrem de fină, care poate spune foarte ușor ,,nu am încredere în tine”. Și aici soluțiile stau în modul în care managerii știu și pot să transmită încredere, respect, să inspire și să-și motiveze angajații. Odată această fundație pusă, nu cred că vreun angajat – că lucrează într-un birou sau într-un spațiu deschis – va simți vreodată altceva.
• Sunt mai costisitoare decât spațiile închise. Aceasta reprezintă o altă ,,credință” demontată, căci, dacă adunăm toate dezavantajele de mai sus, toate traduse prin pierderi efective, constatăm că pierderile sunt cu mult mai mari decât economiile calculate inițial, atunci când acest concept a început să fie pus în practică. E o teorie valabilă pentru oricare alt aspect dintr-o organizație care nu se preocupă să prevină sau să atenueze problemele care apar în mod inerent și care nu este interesată de cultivarea permanentă, nu în salturi sau ocazional, a stării de bine și a sănătății angajaților ei.

  Nimic nu durează o veșnicie și unele lucruri sau idei au o perioadă de valabilitate mai mică decât altele. Face parte din evoluție, de care avem atât de multă nevoie și în muncă, dar și în starea noastră de sănătate și de bine. A cauta în permanență noi soluții face parte din însăși dorința noastră de a progresa.

  Prin urmare, nu putem susține categoric că spațiile deschise de muncă prezintă mai multe dezavantaje sau mai puține decât cele închise, însă ceea ce pot spune cu siguranță este că zi de zi suntem datori să îmbunătățim orice condiție și orice lucru cu care venim în contact, găsind alte și alte căi și variante. Cum spuneam, pentru cauze, nu pentru efecte.

SIMONA NICOLĂESCU

Simona este antreprenor Dynamic HR și susținător al vieții echilibrate în România. Desemnată ,,Antreprenorul anului” în 2013, ea și-a dedicat ultimii 7 ani din carieră susținerii și promovării vieții echilibrate prin proiecte creative, adresate mediului de afaceri, derulate în premieră în România. Sub semnătura sa au luat naștere primul program de well-being pentru angajații companiilor, în anul 2010, dar și primul audio-book pentru diminuarea stresului, în anul 2014. A dezvoltat programul LIFEFIT, care îi face pe oameni să se îndrăgostească de propria viață.