Salarizarea într-o companie este acel element care, de cele mai multe ori, e ignorat de angajați. De obicei, aceștia devin conștienți de acest element doar atunci când lipsește.
Numai departamentele de resurse umane şi de contabilitate ştiu ce înseamnă partea invizibilă a salarizării, câte calcule trebuie făcute şi câte bonusuri, prime, taxe şi impozite trebuie plătite. De asemenea, cu cât compania este mai mare, cu atât departamentul de salarizare devine un laborator în care nişte oameni specializaţi transformă veniturile brute în salariile care ajung, lună de lună, pe cardurile angajaţilor.
Salarizarea devine vizibilă şi interesantă abia atunci când angajaţii nu sunt plătiţi sau când consideră că sunt nu sunt plătiţi corect. În rest, este un drept pentru care muncesc în fiecare lună, pe care îl aşteaptă nerăbdători la finalul ei şi care îi ajută să ducă viaţa pe care şi-o doresc.
Indiferent că au o afacere mică, la început de drum, sau că gestionează o companie cu sute de angajaţi, cei mai mulţi dintre proprietari şi manageri descoperă, mai devreme sau mai târziu, că a conduce o organizaţie nu e întotdeauna aşa cum şi-au imaginat că va fi, pentru că multe dintre aspectele cu care vine la pachet managementul unei afaceri sunt dincolo de zona de confort a multora. Salarizarea este unul dintre ele.
Dacă nu eşti pasionat de contabilitate, nu ai cunoştinţe de fiscalitate şi de legislaţie a muncii şi nu eşti un om al cifrelor, salarizarea poate fi stresantă, consumatoare de timp şi intimidantă. Dar, pe lângă toate acestea, o singură greşeală în calculul salariilor sau în aplicarea legislaţiei în vigoare poate genera nu numai nemulțumirea angajaţilor, ci poate aduce sancţiuni grave din partea autorităţilor statului, amenzi, penalităţi sau chiar procese de evaziune fiscală.
Soluţia la toate aceste probleme este – nu de acum, ci de ani de zile – externalizarea acestui serviciu către o firmă al cărei obiect de activitate este tocmai salarizarea. Aceste firme au cei mai buni specialişti în domeniu, cunosc toate modificările legislative recente şi te pot scăpa de această durere de cap.
Însă şi aici pot apărea probleme, pentru că alegerea unei astfel de firme se poate dovedi dificilă, tocmai pentru că trebuie să o găseşti pe aceea care are cei mai buni specialişti, la un preţ rezonabil.
Cum alegi compania de externalizare a salarizării
Fiind o componentă atât de importantă a fiecărei afaceri, salarizarea trebuie externalizată către o firmă de încredere, care să ţi se potrivească. De aceea, când îţi alegi furnizorul de servicii în materie de salarizare, este bine să ai în vedere următoarele aspecte:
1. Competenţă şi Confort
Salarizarea este un domeniu suficient de arid încât nu vrei să devină o corvoadă şi mai mare. De aceea, trebuie să găseşti soluţia cea mai simplă, uşor de pus în aplicare şi uşor de accesat de pe orice computer sau terminal mobil. Nu trebuie să fii condamnat să petreci ore întregi închis în birou sau să fii chemat la telefon de fiecare dată când se face salarizarea. Astfel, priorităţile în alegerea aplicaţiei de salarizare sunt ca această să fie ,,updatată” la noile tendinţe tehnologice, să poată fi accesată în câteva minute de oriunde şi să răspundă tuturor nevoilor tale.
2. Accesibilitate
Trecerea de la calculul salariilor pe hârtie la un sistem automat de salarizare nu trebuie să fie anevoioasă sau să necesite cunoştinţe avansate de informatică. Soluţia aleasă ar trebui să fie intuitivă, uşor de manevrat şi să necesite sesiuni scurte de training pentru cei care o vor folosi. Cuvintele de ordine ar trebui să fie: intuitiv, rapid şi uşor. Scopul externalizării salarizării este tocmai acela de a uşura o muncă nu foarte atrăgătoare şi de a salva timp.
3. Costuri
Atunci când aleg un serviciu de externalizare, cei mai mulţi dintre managerii unei afaceri se gândesc la un singur aspect: costurile acestuia. Şi, din păcate, de multe ori, factura care vine la sfârşitul lunii este mai mare decât se aşteptau, pentru că multe companii care activează în industrie au costuri ascunse pe care nu le observi decât atunci când trebuie să le plăteşti. Din fericire, nu toţi providerii folosesc această ,,tactică”, de aceea cea mai potrivită firmă este aceea care pune toate cifrele pe masă de la început, transparent şi îţi da asigurări că singurele costuri pe care le va conţine factura de la sfârşitul lunii sunt acelea ale serviciilor pe care le selectezi, înmulţite cu numărul de angajaţi.
4. Servicii
Unele companii de externalizare oferă doar anumite servicii de salarizare, altele pun la dispoziţia clienţilor kit-uri complete cu tot ce ţine de acest proces, pentru a uşura munca celor din departamentul de resurse umane. Un serviciu complet implică gestionarea salarizării în sine, rapoarte lunare, automatizarea plăţii taxelor, returnarea deducerilor sau a altor facilităţi fiscale către angajaţi, gestionarea zilelor libere sau a concediilor medicale, planuri de pensionare, plata asigurărilor şi multe alte servicii care ţin de managementul personalului. Depinde de fiecare companie ce servicii vrea să externalizeze, dar cel mai indicat ar fi un pachet complet de management al resurselor umane, pentru care ar obţine o serie de discount-uri.
5. Integrare
Externalizezi serviciul de salarizare pentru că nu vrei să mai ai şi această povară pe cap, însă externalizarea nu înseamnă că nu mai există. Scopul este facilitarea procesului, care nu poate fi obţinută fără o integrare deplină a softului cu toate celelalte pe care compania le foloseşte. Astfel, serviciul de salarizare ales trebuie să fie uşor de folosit împreună cu alte softuri de HR sau platforme de contabilitate, pentru a obţine rezultate rapide şi corecte. De aceea, soluţia tehnologică aleasă trebuie să fie cât mai simplă şi uşor de folosit în combinaţie cu celelalte.
În loc de concluzie
În consecinţă, atunci când te hotărăşti să alegi companie de externalizare sau vrei să o schimbi pe cea cu care lucrezi în prezent, trebuie să consulţi toate ofertele disponibile, să găseşti, în cazul fiecăreia în parte, elementele enumerate mai sus şi să o alegi pe cea care răspunde tuturor întrebărilor şi care satisface toate nevoile afacerii tale.
