de OANA DATKI
Cand oamenii sunt motivati si productivi, cand stii sa le insufli entuziasm si sa le castigi empatia fata de situatia curenta a companiei…ei sunt mult mai deschisi la a accepta anumite “masuri” nu foarte populare: un buget redus, mai putine consumabile, targeturi si bonusuri mai dificil de atins, mai putine oportunitati de dezvoltare etc.
Pentru a ajunge la o astfel de empatizare…aceasta trebuie pregatita din timp, cu atentie. Chiar de la momentul venirii noului membru in echipa. Iar procesul care face posibila aceasta eficientizare a integrarii si motivarii noului venit se numeste onboarding.
Ca termen, onboarding-ul inseamna procesul de introducere in organizatie a unui nou angajat. Ca definitie, prin onboarding intelegem acel proces prin care noul angajat acumuleaza informatiile, skills-urile si comportamentele necesare pentru a performa pe un anumit post din companie. Cu alte cuvinte, putem spune ca onboarding-ul face ca noul angajat sa se simta confortabil in noul mediu de munca. Totodata, ca beneficiu major, onboarding-ul reduce considerabil durata necesara pentru ca un nou angajat sa devina productiv.
Ca proces, onboarding-ul presupune cativa pasi extrem de importanti:
– Cunoasterea companiei si a departamentului: viziunea, misiunea, istoria, stuctura, cultura organizationala, obiectivele companiei si ale departamentului din care face parte noul angajat – acesta este un pas foarte important deoarece il ajuta pe noul venit sa inteleaga modul in care departamentul din care face parte si postul pe care il ocupa se „potrivesc” in „imaginea de ansamblu” a companiei;
– Cunoasterea postului si a locului de munca: cerintele postului (atat cele formale, care-i sunt deja cunoscute inca din perioada procesului de recrutare, dar si cele informale ori situationale), asteptarile (managerului direct, dar si cele proprii), obiectivele, programul de evaluare a performantelor – fara clarificarea acestor aspecte ne putem astepta oricand la neproductivitate (angajatul nu stie ce sa faca si cum sa faca), la demotivare sau chiar la plecarea din companie;
– Cunoasterea politicilor si procedurilor: health&safety, concedii, overtime payment, sistem de compensare si beneficii – aici intra toate acele detalii care sunt extrem de importante pentru a se realiza compatibilitatea motivationala. Daca ne uitam la Piramida lui Maslow, prin acest pas noul angajat intelege care sunt resursele pe care compania i le ofera pentru a-si indeplini anumite nevoi, de securitate, de igiena, de recunoastere etc;
– Cunoasterea aspectelor administrative: program (conditii de flexibilitate, pauze etc), dress-code, utilizarea anumitor resurse/consumabile – prezentarea acestor detalii poate fi una informala.
Dintr-o perspectiva mai putin formala, acest proces se deruleaza oarecum firesc, desi urmeaza un plan bine definit astfel incat nici unul dintre pasi sa nu fie omis. Cand noul angajat se prezinta la job in prima zi este important ca superiorul direct sa-i prezinte compania (departamentele si localizarea acestora in cladire), locul de munca (biroul, dotarea acestuia), echipa si orice alte persoane cu care va interactiona pentru a-si indeplini sarcinile.
Procesul poate continua cu sesiuni 1 la 1 sau in echipa prin care noul angajat sa ajunga sa cunoasca tot ceea ce este nevoie pentru a se adapta si a se simti confortabil la noul loc de munca. Legatura cu departamentul de HR trebuie initiata si pastrata cu mare atentie astfel incat noul angajat sa poata solicita orice informatie necesara.
Adaptarea la specificul postului
Indiferent de pozitia noului angajat (entry, specialist, middle sau top management), procesul de onboarding trebuie sa urmeze pasii despre care vorbeam mai sus, insa cu o complexitate adaptata cerintelor postului. Cu alte cuvinte, detaliile in care va intra un middle manager vor fi cu siguranta mai numeroase in comparatie cu un entry-level.
Totodata, durata procesului de onboarding este diferita in functie de nivelul pozitiei, dar si de nivelul de experienta in aria sau industria respectiva: de exemplu, un nou angajat care are un minim de experienta profesionala (1-2 ani) va intelege cu o mai mare usurinta toate informatiile prezentate in cadrul procesului de onboarding comparativ cu un entry-level.
In functie de durata procesului de onboarding compania va trebui sa adapteze si asteptarile pe care le are de la noul angajat, adica sa-i acorde acestuia timpul necesar pentru a se familiariza cu tot ce inseamna compania, departamentul si postul, dar si pentru a integra in activitatea si comportamentul sau aceste noi informatii. In general, aici vorbim de acea perioada pana cand noul angajat va deveni productiv. Iar daca in mod normal aceasta perioada este de minim 2 – 3 luni pentru un entry-level sau 9 – 12 luni pentru un top manager, atunci cand procesul de onboarding a fost bine structurat si implementat, perioada se poate scurta chiar si cu 20 – 30%.
De remarcat: procesul de onboarding, asa cum este el construit, mai are un alt mare avantaj. Trecand prin acest proces, un nou angajat poate identifica mult mai eficient incompatibilitatea cu noua companie/echipa sau post. Acelasi lucru este valabil si pentru compania in sine: managerul direct sau/si HR-ul poate afla rapid daca noul angajat se potriveste companiei/echipei/postului sau nu (ceea ce ar insemna o eroare de recrutare).
Oana Datki, Country Manager Consulteam Romania, reprezentant Tack si Mercer in Romania
Procesul de onboarding la Carrefour Romania
Fiecare program de integrare este conceput in trei etape, adaptate la nivelul ierarhic, specificul postului si locul unde noul coleg isi va desfasura activitatea – sediu sau magazin:
a) Programul de induction „Bine ai venit!”- presupune intampinarea noului venit si o scurta informare despre istoricul companiei, misiunea si valorile sale, strategia, structura organizatorica etc; cuprinde jumatate din a treia zi petrecuta de angajat in Carrefour (de fapt, jumatate din prima zi in echipa, primele doua zile fiind cele legale de instructaj pe protectia muncii)…
Articol publicat integral in revista HR Manager, nr. 23, septembrie 2012. Pentru a putea citi articolul in intregime, va asteptam sa va abonati la revista HR Manager.
