Digitalizarea este unul dintre buzz-word-urile ultimilor ani. Dar ce înseamnă de fapt? Pe ce se bazează? Și, mai ales, la ce poate conduce în sfera HR-ului?
Mihai Stanca, Managing Director, HR Sincron
Înainte de toate, ar fi bine să explicăm faptul că există o diferență între digitalizare și digitizare.
Termenul de bază de la care pornește noua paradigmă – în HR și în orice alt domeniu – este „DIGITIZAREA”.
Digitizarea înseamnă crearea unei versiuni digitale pornind de la versiunea analoagă (fizică) a unor obiecte. Convertim ceva ne-digital (actele angajatului, CV-ul, oferta de muncă) într-un format digital care ulterior poate fi folosit de un sistem informatic în diverse scopuri.
Al doilea sens al digitizării vizează procesele de business, fiind oarecum sinonim cu automatizarea acestora. Digitizăm documentele având niște motive clare – să scăpăm de hârtie, să facem informația accesibilă tuturor și în timp real, să oferim modalități de self-service angajaților etc. Folosirea datelor digitale pentru a automatiza procesele și fluxurile de lucru înseamnă tot digitizare.
Astfel, când auzim că o organizație „s-a digitizat”, de obicei înseamnă că a trecut de la hârtie la date digitale și de la procese manuale, bazate pe hârtii, la fluxuri și procese digitale și automatizate.
Hârtia „îmbâcsește” procesele și disrupe fluxurile continue de informație. Procesele digitale necesită informație digitală, după cum spunea John Mancini.
Cazul HR-ului
În sfera HR-ului, un software de HR este instrumentul de bază pentru digitizare. Acesta reprezintă într-o primă fază un sistem de înregistrări cu nenumărate beneficii – toate datele de HR se regăsesc într-o bază de date unică, actualizată, „curată”, accesibilă în timp real. Se pot stoca în acest mod: organigrame, fișe de post, istoricul candidaților, actele angajaților, contracte de muncă, pontaje, fișe de evaluare a performanței, state de plată, fluturași de salariu, prezența la traininguri și multe altele. În acest mod, se poate realiza centralizarea și organizarea datelor de HR într-un sistem, trecând la automatizarea proceselor și fluxurilor de lucru și crescând substanțial eficiența muncii.
Oportunitățile de automatizare depind însă și de tipul companiei, de industria în care activează și de familiaritatea utilizării datelor digitale. Într-un fel se pot automatiza sourcingul și recrutarea într-o companie din domeniul tehnologiei, în care 90% dintre candidați sunt „white collars” – prezenți pe LinkedIn și disponibili să facă video-interviuri –
și altfel trebuie abordate lucrurile într-o companie care recrutează preponderent muncitori.
Digitizarea informației și a proceselor este fundația pe care se construiește mai departe digitalizarea businessului, cu potențialul de a schimba radical felul în care trăim.
Glosarul Gartner definește digitalizarea ca „utilizarea tehnologiilor digitale pentru a schimba modelul de business și a produce noi venituri și ocazii generatoare de valoare; procesul de tranziție către un business digital”.
Să ne imaginăm digitalizarea unei arii specifice de business – cum ar fi spațiul de lucru. Pornim de la reducerea utilizării hârtiei, dar se va modifica tot modul în care muncim, folosind instrumente digitale. Un recrutor care folosește un software de HR „mobile first”, dezvoltat și optimizat pentru utilizarea de pe un device mobil, va fi mai ușor conectat cu candidații „greu de prins”, cu colegul de la Onboarding sau cu managerul care a inițiat recrutarea.
Direcțiile de digitalizare în HR sunt multiple și depind de obiectivele fiecărei companii:
- Dorești utilizarea mai intensă a datelor despre angajați? Alege un software de HR nou, în cloud, care acoperă toate procesele de HR. Te vor bucura ușurința în utilizare și existența unui tool de „analytics” dedicat HR-ului, deja încorporat.
- Încerci să facilitezi interacțiunea angajaților? Știi de Microsoft Teams și Slack, dar vrei și un portal de comunicare internă cu opțiuni de self-service? Într-o companie cu multe locații dispersate, perspectiva angajaților asupra discursului companiei s-ar lărgi semnificativ.
- Încă nu ești convins de beneficiile unui program de evaluare a performanței? Ei bine, millennials se așteaptă ca angajații să-și poată evalua managerii! Și dacă employer-branding-ul tău nu ține cont încă de Glassdoor, nu e timpul pierdut.
- Trainingurile clasice par demodate pentru aceiași millennials? Investighează noi platforme de LMS (learning management system) în care materialele video, accesul la resurse externe și conținutul furnizat de autori experți îmbunătățesc dramatic experiența utilizatorilor.
- Te întrebi ce poate crește motivarea angajaților și gradul de retenție? Există deja soluții de măsurare a feedbackului și a gradului de engagement, cu care poți lua oricând pulsul organizației.
Exemple de digitalizare în HR sunt multe, diverse și pot părea uneori copleșitoare. Indiferent însă de nivelul la care se află compania ta în acest proces, e bine să știi că există soluții pentru orice situație, cu condiția să-ți identifici de la început nevoile reale și resursele disponibile și să-ți stabilești obiective realiste.
Acest material a fost preluat din numărul 56 al Revistei HR Manager. Pentru detalii despre abonare click aici.
