Articol de Andreea Ion
„Mă simt inutil aici”, „Iar se iau decizii fără mine”, „Atâtea schimbări m-au amețit”, „Oare ce mai au de gând să facă?”, „Promisiuni după promisiuni”. Vi se par a fi acestea niște afirmații exagerate? Eu cred că, la un moment dat, accidental sau nu, cu toții am auzit prin companie astfel de nemulțumiri, reproșuri ori frustrări exprimate în dialogurile informale dintre angajați.
Exprimările de mai sus nu sunt nici exagerate, nici false. Aparțin unor angajați reali și sunt exemple palpabile ale unei comunicări organizaționale neperformante, ce poate conduce la situații tensionate la locul de muncă. Iar studii de specialitate relevă clar faptul că toți parametrii prin care pot fi analizați angajații – moral, performanță, productivitate și prezență – sunt direct proporționali cu randamentul comunicării. De exemplu, un studiu realizat de Towers Watson arată că organizațiile care comunică eficient se bucură de un nivel superior de implicare din partea angajaților și de o fluctuație mai scăzută a numărului lor. Iar acest lucru se concretizează într-o cotă de piață cu 20% mai mare decât cea a companiilor care nu reușesc să creeze o conexiune cu salariații. De aici, putem deduce ușor că o comunicare onestă și clară între companie și angajații săi este vitală pentru supraviețuirea acesteia.
Cuvinte, cuvinte…
Studiile în domeniu arată că doar 7% din comunicare se bazează pe cuvinte. Restul înseamnă limbaj corporal și tonul vocii. În termeni de comunicare organizațională, aceste cifre sunt oarecum dezarmante, dacă ne gândim la faptul că marea parte a comunicării se realizează prin ședințe, e-mailuri și alte instrumente de transmitere a informațiilor pline de cuvinte bine alese. Din păcate, 93% dintre acestea se șterg din memoria angajaților sau, mai rău, nici măcar nu ajung să fie recepționate. Și atunci, cum facem să transmitem mesajele importante pentru cultura organizațională și să creăm o legătură autentică cu angajații, fără să lăsăm loc de acele exprimări date ca exemplu la începutul acestui articol? Răspunsul stă în abordarea laturii informale.
Care este diferența dintre comunicarea informală și comunicarea formală specifică organizațiilor? Deosebirea majoră stă în accentul pus pe nevoile psihologice ale oamenilor. Se depășește structura rigidă și deseori limitată a comunicării formale și se inițiază un contact direct cu angajații. Nu există ierarhie în comunicarea informală, iar informația este distribuită în toate sensurile și în toate direcțiile – descendent, diagonal, încrucișat etc. Acest lucru le permite oamenilor să se angajeze într-un dialog deschis cu oricare alt membru al organizației, fie el CEO-ul, managerul direct sau colegul din celălalt departament. Iar scopul mesajului e mult mai important în comunicarea informală – informațiile distribuite nu au legătură cu sarcinile zilnice sau cu performanța angajaților.
Modelul Policolor
Policolor, compania în care lucrez de mai bine de 6 ani, a demarat în 2018 mai multe proiecte de comunicare informală cu scopul de a le oferi angajaților pârghii noi pentru implicare și coeziune. Astăzi desfășurăm următoarele activități:
Dialog cu CEO – o întâlnire lunară la care participă activ CEO-ul companiei și în cadrul căreia angajații din toate departamentele află informații la cald despre proiectele în derulare ale companiei și primesc răspunsuri la întrebări care îi interesează în mod direct (despre salarii, transport sau organizarea anumitor evenimente). Proiectul are o componentă de socializare activă, fiind totodată și o oportunitate pentru unii dintre colegi de a păși în lumina reflectoarelor și de a împărtăși audienței câteva dintre pasiunile din afara orelor de lucru.
Prânz cu CEO – aici, conversația implică CEO-ul companiei și doar cinci participanți aleși prin tragere la sorți. Mediul prietenos în care are loc această interacțiune le permite angajaților să îmbrățișeze mai ușor cultura organizațională și facilitează dinamica interdepartamentală. Se dezvoltă astfel dialoguri neinhibate și o conexiune autentică între manager și angajați.
Revista internă „Culori” – un instrument de comunicare informală prin care departamentul de resurse umane creează o legătură stabilă și strânsă între angajați. Nu este un proiect nou, ba mai mult, deja se bucură de al șaselea an de publicare. În paginile revistei, angajații regăsesc informații din viața companiei, portrete ale colegilor, sfaturi și idei care creează împreună un sentiment de participare activă la proiectele companiei.
Avantaje și rezultate
Beneficiile comunicării informale, care completează dialogul formal și nu îl exclude, sunt multiple. În Policolor, s-a creat un sentiment de apartenență, s-au clarificat roluri sau idei, s-a pus în mișcare mecanismul feedbackului real și s-a consolidat cultura organizațională. Câteva exemple concrete:
Informare asupra unor situații neprevăzute/evenimente din viața companiei
La Policolor, Dialog cu CEO a pornit tocmai de la nevoia de a comunica direct despre anumite evenimente (de ex., mutarea fabricii într-o altă zonă a Bucureștiului) care aveau potențialul de a crea neliniște în rândul angajaților, mai ales în absența limbajului corporal și a unui ton relaxat al vocii.
Rezolvarea unor conflicte incipiente dintre colegi
Oferirea unei portițe de eliberare a stresului, de verbalizare a unor nemulțumiri și de explicare a unor acțiuni considerate controversate poate contribui la aplanarea unor conflicte aflate în stadiu incipient.
Protejarea echipei față de anumite temeri
De multe ori, temerile angajaților pot surveni din acțiuni care nu au fost explicate pe înțelesul lor. Printr-o atitudine preventivă și proactivă, companiile pot ajuta la estomparea neliniștii cauzate de necunoscut.
Consolidarea moralului pentru angajați și pentru manageri
Prin comunicarea de planuri și rezultate reale, angajații își pot întări percepția pozitivă despre companie și pot astfel vedea un viitor în acea organizație. Pentru manageri, orice feedback direct și pozitiv din partea angajaților oferă confirmarea unor activități îndeplinite cu succes. De aceea, inițiative precum Prânz cu CEO oferă un cadru propice pentru un feedback sincer, ce poate aduce o motivație sporită.
Stabilitatea grupului prin crearea unui sentiment de siguranță
Pentru angajați, stabilitatea locului de muncă se numără printre principalele deziderate, după un venit constant și recunoașterea meritelor. Odată cu organizarea unor proiecte de comunicare informală care demonstrează implicarea organizației în bunăstarea psihologică a angajaților, se amplifică coeziunea dintre angajați și se creează astfel un echilibru în grup. Revista Culori este un exemplu excelent în acest sens.
Pentru manageri, un instrument de planificare și de acțiune empatică
Un feedback în timp real ajută factorii de decizie să plănuiască în detaliu acțiuni favorabile întregii companii. Astfel, sunt luate în calcul toate impedimentele care ar putea afecta echipa. În cazul Policolor, cele dou inițiative au contribuit la o sistematizare mai bună a priorităților și la o conexiune autentică între colegi, ceea ce conduce la asumarea unor decizii cu implicații pozitive pentru angajați.
O sursă constantă de feedback pentru companie
Prin introducerea acestor proiecte de comunicare informală, Policolor se conectează la pulsul echipei și capătă o poziție privilegiată prin primirea de informații în timp real despre eventuale temeri sau nemulțumiri ale angajaților. Spre deosebire de companiile care se concentrează exclusiv pe comunicarea formală, cei care apelează la conexiunea prin dialog informal creează experiențe pozitive pentru angajați, favorizând astfel o atmosferă pozitivă la locul de muncă.
În era rețelelor sociale și a instrumentelor de comunicare facilă, angajatul modern simte nevoia unei conexiuni reale inclusiv la locul de muncă. Implicarea acestuia în crearea unui mediu de lucru plăcut și chiar în anumite decizii care ar putea afecta compania poate reprezenta un pas înainte pentru organizațiile care își doresc să le ofere angajaților un spațiu relaxant și creativ în care să îşi desfăşoare activitatea. Aici intervine comunicarea informală, care oferă premisele necesare pentru formarea unei legături reale – cu rezultate spectaculoase în productivitate și motivație.
Andreea Ion
Director Resurse Umane, Policolor S.A.
Cu o experiență de peste 12 ani în toate ariile de activitate specifice resurselor umane, Andreea coordonează cu entuziasm echipa de HR a unuia dintre cei mai mari producători de lacuri și vopsele din România.
„În Policolor m-a atras ideea de schimb de idei între generații. Să lucrezi cu oameni atât de diferiți, de la colegi aflați aproape de vârsta pensionării la studenţi și proaspăt absolvenți de facultate, să dezvolți programe adaptate lor și să îi încurajezi să-și împărtășească unii altora cunoștințe, idei, experiențe și timp, reprezintă o adevărată provocare. Și să fii provocată profesional și personal dupa 6 ani, este tot ceea ce își poate dori un om de HR.”
