de LIVIU MIHAILEANU
Era 11 noaptea insa nu-i era somn. Stia de job si oricum avea de gand sa trimita CV-ul a doua zi, asa ca… de ce sa mai astepte?! In doua zile dupa ce si-a incarcat CV-ul a primit programarea pentru interviu. Si-a pus o camasa si o cravata… ok, era in pantaloni scurti, dar oricum pe webcam nu urma sa se vada. In spate avea o biblioteca, si-a aranjat putin decorul, a facut verificarile audio, video… totul mergea bine. Dupa interviu a avut un test pe care l-a sustinut online si in doua saptamani a inceput lucrul – proiecte cu termene limita, program oarecum flexibil, ceea ce este bine pentru ca-si poate lua copiii de la gradinita.
De doi ani coordonez o echipa virtuala internationala, iar relatarea de mai sus ar putea veni de la ultima persoana recrutata, fara mari diferente. Eventual poate partea cu pantalonii scurti (n-am intrebat si nu am pus pe nimeni sa se ridice in picioare). Echipa mea este impanzita in Europa, Orientul Mijlociu si India, astfel incat diferentele culturale, cele de fus orar si de accent al limbii engleze sunt de la sine intelese. Dar nu aici apar barierele majore, si nici in ceea ce priveste tehnologia, ci in zona de motivatie personala.
Dincolo de prezenta fizica
Lumea afacerilor este intr-o perioada de tranzitie: de la lucrul cu echipe pe care le vedem zilnic si oameni cu care comunicam fata in fata, la interactiunea cu echipe pe care le vedem doar pe un ecran in video-conferinte, comunicarea fiind in mare parte non-personala: prin email, mesagerie instant, platforme sociale interne, platforme specifice de proiect.
Din aceasta cauza motivatiile extrinseci precum prezenta fizica a colegilor si a „sefului” langa tine, interactiunea fata in fata cu acestia, nu mai exista, iar pentru succesul echipei este nevoie, la nivelul fiecarui membru, de o motivatie intrinseca, individuala si incontestabila.
As vrea sa pot spune ca am gasit „cheia succesului” in identificarea acestora insa aceste motivatii depind atat de mult de fiecare personalitate incat este nevoie de multa comunicare empatica pentru a-ti da seama care este „trigger-ul” fiecaruia. In timp insa, am ajuns sa imi dau seama deseori de nivelul de motivatie, dincolo de declaratii, inca din faza interviului online.
Secretul jocurilor pe calculator
Am observat ca in ultimii 20 de ani companiile au investit mult timp si efort in definirea si documentarea proceselor, insa atasamentul angajatilor fata de modul in care isi desfasoara munca a ramas in plan secund. Uneori ma sperie cat de mult timp petrec unii oameni cu diverse jocuri pe calculator si o vreme m-am intrebat ce este atat de atragator incat sa-i determine sa isi sacrifice timp pretios din viata pentru asta. De ce nu ar depune aceeasi pasiune si la locul de munca? Citind cateva studii recente cu privire la acest subiect mi-am dat seama ca exista cateva principii pe care le putem aplica intr-un mod creativ in cresterea motivationala a angajatilor.
Richard Ryan, autorul teoriei auto-motivationale, sugereaza sase dorinte umane prin care Bunchball, prima companie care a integrat jocuri in retelele sociale existente, si-a fidelizat utilizatorii. Recompensa este asociata cu obtinerea unui numar cat mai mare de puncte, statutul fiind dat de nivelul atins, implinirea de provocari, auto-exprimarea de obtinerea bunurilor virtuale, competitivitatea de transparentizarea clasamentelor, iar altruismul de implicarea in actiuni caritabile (cu efect in lumea reala).
In ultimii ani am vazut multe dintre aspectele de mai sus aplicate cu succes. Spre exemplu, lansarea unei platforme interne de socializare ce permite ca fiecarui angajat sa i se asocieze un numar de puncte in functie de actiunile individuale. Astfel, cand raspunde la intrebari, contribuie la discutii sau partajeaza documente angajatului i se asociaza un anumit numar de puncte. Ulterior, numarul de puncte obtinut se traduce intr-un anumit nivel (incepator, mediu, avansat, expert), asociat profilului personal. Nu in ultimul rand, la o firma din Franta am vazut chiar aplicat altruismul, ultimul pe lista lui Ryan.
Pentru fiecare punct obtinut intr-o perioada limitata de timp, firma dona cate un cent unei organizatii caritabile. Angajatii au fost puternic motivati de acest sistem astfel incat la finalul competitiei firma a donat cateva zeci de mii de euro, iar cresterea motivatiei personale a fost incontestabila.
That one thing!
Desi controlul este o componenta obsesiva a managerilor, increderea este un element esential in eficienta echipelor virtuale. Acesta este motivul pentru care lucrul intr-o echipa virtuala incepe cu termen limitat si se prelungeste ulterior in functie de eficienta dovedita. Ca schimbare de paradigma, echipa virtuala impune un control mai riguros al obiectivelor si al rezultatelor obtinute. Modul de lucru poate diferi de la caz la caz in functie de necesitati, insa va implica, inevitabil, urmatoarele tehnologii:
- Un SmartPhone (probabil cel mai comun instrument): primesti in timp real e-mail-urile, ai acces la calendarul zilnic, posibilitatea de a naviga pe Internet si a tine legatura cu echipa prin softuri securizate de mesagerie instant;
- Clasicul telefon de birou (devine si el virtual): se numeste SoftPhone. Pe langa economiile facute fata de tarifele de telefonie traditionala, prin folosirea tehnologiei VoIP (Voice over IP), un telefon virtual instalat pe laptop este accesibil oriunde exista Internet. Poti fi in orice colt al lumii, intr-un hotel sau aeroport, daca ai acces la Internet iti deschizi laptopul si ai un intreg birou virtual.
- Videoconferintele (indispensabile muncii virtuale): fie ca ne referim la instrumente precum LiveMeeting de la Microsoft sau WebEx de la Cisco, unde este suficient un webcam si un microfon, fie ca apelam la sisteme profesionale high-definition, fara acestea munca virtuala ar fi astazi aproape imposibila;
- Comunicarea prin email: deja clasica si nu cred ca va muri, dupa cum preconiza de curand Don Tapscott, profesor la Universitatea din Toronto. Dorinta de a trece toata comunicarea pe platforme alternative o consider utopica.
- Platformele interne de „social business”: de asemenea instrumente esentiale in comunicarea virtuala si transparenta proceselor. De la urmarirea proiectelor, la liste de discutii securizate, depozitare si transfer de „know-how”, aria de solutii pe care le pot oferi aceste platforme nu are limite.
Asadar, bun venit in echipa virtuala! Aici ai termene limita, evaluare stricta si concurezi nu cu locuitorii unui oras, ci cu ai lumii intregi.
Ping! Tocmai a intrat un mail cu evaluarea periodica. Fiecare obiectiv i-a fost evaluat de beneficiari iar trimestrial vin rezultatele cu clasamentul in cadrul echipei. La evaluarea interimara a fost pe locul doi, insa emotiile sunt acum la cote maxime. Daca ar reusi sa ajunga pe primul loc, ar primi „Researcher of the Year Award”, un premiu decernat de liderul din Europa in cadrul unui eveniment regional. Toata munca virtuala s-ar putea finaliza intr-o seara speciala in care sute de colegi il vor vedea primind premiul…
Liviu Mihaileanu
EMEIA Knowledge Manager PwC
