Cornelia Balcanu, HR Head Samsung Shared Services Centre Europe
„Un impediment principal pentru adoptarea digitalizării ar fi costul de implementare a soluției tehnice, care nu este mic și pune presiune pe bugete”
În ultimii ani, multe companii au început să facă trecerea departamentelor de HR de la un rol consacrat administrativ și tranzacțional către unul de partener strategic pentru business. Noul model de operare în HR presupune, în cele mai multe cazuri, co-existența a trei actori principali: funcțiunea de partener de business, centre de excelență locale sau regionale, specializate pe diverse arii funcționale, precum și centrele de servicii partajate (așa-numitele HR Shared Services Centers).
Digitalizarea proceselor de HR este necesară pentru a facilita această transformare în HR. Prin introducerea de tehnologii și soluții informatice integrate, o mare parte din povara activităților rutiniere este preluată de pe umerii echipei de HR, procesele fiind automatizate, simplificate și standardizate.
PLUSURI. În procesele clasice, procesarea datelor se face manual de către echipa de HR, în urma cererilor venite pe e-mail sau prin interacțiune directă cu angajații. Prin digitalizare se introduce conceptul de self service (care nu este nou), în care procesele de business pot fi inițiate direct de angajați (Employee Self Service), manageri (Manager Self Service) sau HR. Mai departe, procesul decizional și cel de aprobare se desfășoară integrat în sistem (prin ceea ce numim „workflow’), iar utilizatorii își pot accesa datele sau pot iniția schimbări de oriunde, chiar și de pe telefonul mobil.
De asemenea, big data analysis contribuie la îmbunătățirea procesului decizional, atât pentru echipa de resurse umane, cât și pentru alți stakeholderi importanți din companie. Soluțiile tehnologice moderne permit gestionarea volumelor mari de date, prin funcționalități de încărcare a acestora în masă sau integrarea cu alte sisteme (ex.: sistemul financiar, softul de operare al furnizorului de servicii de salarizare etc.).
Digitalizarea merge „mână în mână” cu implementarea de HR Shared Services Centers, care preiau într-un mod standardizat și centralizat sarcinile operaționale și administrative de la echipele locale de HR, precum și suportul funcțional și tehnic pentru utilizatorii platformelor HR.
BARIERE. Un impediment principal pentru adoptarea digitalizării ar fi costul de implementare a soluției tehnice, care nu este mic și pune presiune pe bugete, cel puțin pe termen scurt. Încă există mulți manageri de top care rămân sceptici în legătură cu valoarea noilor trenduri digitale, preocuparea lor prudentă față de cheltuieli continuând să primeze. În astfel de companii, în cel mai bun caz are loc automatizarea punctuală, care tratează un anumit proces în mod individual (cum ar fi pontajul sau salarizarea), fără o integrare a acestor procese într-un sistem unic.
O alta barieră poate fi culturala organizațională. Trecerea la abordarea self service nu este îmbrățișată cu ușurință în orice companie. Noul model de operare adus de sistemele de HR presupune că managerii au atât autonomia, cât și responsabilitatea de a utiliza platforma de HR pentru a-și gestiona echipa, acest aspect implicând însă muncă administrativă suplimentară pentru ei.
Mărimea companiei este un alt factor. Statistic, companiile mari, cu prezență în mai multe țări, sunt cele care recurg primele la soluțiile digitale. În cazul lor, randamentul investiției este ridicat datorită eficientizării rapide, productivității sporite și economiilor de scară.
PROVOCĂRI. În plus, prima provocare cu care se confruntă orice companie care își digitalizează procesele este managementul schimbării. Angajații și managerii trebuie transformați în parteneri care își înțeleg rolul și responsabilitatea în gestionarea informațiilor și proceselor de HR. Modul în care companiile reușesc să gestioneze schimbarea, precum și comunicarea în cadrul organizației sunt elemente cheie care influențează gradul de adoptare și utilizare a noilor tehnologii.
Echilibrul între „high tech” și „human touch” nu este ușor de atins. Companiile trebuie să decidă ce procese doresc să automatizeze versus ce arii sensibile au nevoie de interacțiune umană și de o abordare mai puțin „tehnologizată”. De exemplu, interviul de la ieșirea din companie rămâne un subiect controversat. Există soluții tehnice pentru colectarea feedback-ului angajaților în mod anonim, dar, în aceeași măsură, o discuție față-în-față rămâne o sursă extrem de valoroasa de informații.
De asemenea, o provocare rămâne și standardizarea/globalizarea proceselor versus adresarea nevoilor regionale sau locale, care implică un grad de flexibilitate și adaptare a tehnologiilor la cerințele legislative din anumite țări. În situația în care platformele de HR nu pot oferi această flexibilitate, echipele de HR sunt nevoite să găsească modalități alternative de gestionare a anumitor procese, în afara sistemelor, ceea ce se traduce prin ineficiență și duplicare de eforturi.
Nu neapărat dezavantaj, dar demnă de menționat, este securitatea datelor. Cea mai gravă eroare care se poate întâmpla în departamentul de HR este expunerea informațiilor confidențiale ale angajaților către persoane neautorizate. De aceea, se impun măsuri riguroase de control al accesului la date.
SOLUȚIE. În Samsung lansăm un nou sistem de HR (cloud-based) la nivel global, în această perioadă. Noua soluție integrată ne va ajuta să gestionăm într-un mod mai eficient și transparent procesele de HR care fac parte din ciclul de viață al unui angajat, de la momentul recrutării și selecției, până la ieșirea din companie.
În implementarea noii platforme în compania care are peste 300.000 de angajați la nivel mondial au fost implicați specialiști HR din peste 80 de țări în care operăm.
În epoca digitală în care trăim, două treimi din europeni comandă bunuri sau servicii online. Ne verificăm telefonul și diversele aplicații de pe el de zeci de ori pe zi, iar căutările noastre online sunt monitorizate îndeaproape cu scopul analizei comportamentului și nevoilor de consumator. Generația Y va reprezenta 75% din totalul forței de muncă la nivel global în 2025. Ei sunt ceea ce numim „nativii digitali”, crescuți și obișnuiți să utilizeze tehnologiile moderne în orice aspect al vieții lor. Generația aceasta va fi pepiniera principală de personal pentru companii. De aceea, companiile și departamentele de HR vor trebui să țină pasul cu digitalizarea și să-și ajusteze practicile, instrumentele și platformele folosite, precum și metodele de comunicare cu angajații, pentru a putea rămâne competitivi pe piața muncii.
