Externalizarea serviciilor de HR
de Laura Gheară
Acum câţiva ani, departamentul de resurse umane reprezenta locul vizitat de toţi angajaţii care aveau întrebări în ceea ce priveşte numărul de zile de concediu rămase sau când le trebuia o adeverință. Dar ce ne facem atunci când numărul de angajaţi este în continuă creștere, la fel și nevoile, legislaţia se modifică și ea la perioade relativ scurte, iar departamentul de resurse umane trebuie să se adapteze cât mai repede? Răspunsul stă în externalizarea serviciilor de resurse umane.
Am constatat că, de aproximativ 10 ani, şi ţara noastră devine un punct de referinţă pe harta serviciilor de externalizare, consecință și a faptului că un număr tot mai mare de companii multinaţionale au ales România pentru a-și dezvolta afacerile. În continuare mulţi investitori mari sunt interesaţi să dezvolte centre regionale ale afacerilor lor, ceea ce are un impact și asupra pieței de resurse umane. În ultimii ani, multe companii de IT&C și-au deschis sedii în România, astfel că s-a ajuns la o cerere crescută pentru profesioniștii în domeniu, lucru ce s-a transformat într-o provocare pentru specialiștii în resurse umane, care trebuie să identifice candidații potriviți în timp util.
Astfel, în prezent, companiile din România trebuie să se adapteze la toate schimbările care apar, ceea ce înseamnă să intre într-o nouă etapă de dezvoltare a serviciilor de resurse umane, urmând un trend deja popular în țările din Vestul Europei: externalizarea serviciilor. Aici putem include și alte departamente care nu fac parte din core business-ul unei companii, precum cele de IT, legal sau financiar. Acest trend este confirmat de cele mai recente date oferite de Information Services Group (ISG), care arată că outsourcing-ul serviciilor de HR a generat în al treilea trimestru din 2015 un venit stabil de 2,1 miliarde de euro în zona Europei, Orientului Mijlociu şi Africii (EMEA).
Revenind la cazul României, ultimii ani au însemnat o creștere a încrederii cu privire la externalizarea acestor servicii. Pe lângă multinaţionale, şi companiile locale au înțeles necesitatea unor specialişti în domeniu care să preia responsabilitățile departamentului de HR și să aducă o bogată experiență prin prisma situațiilor pe care le întâlnesc zilnic la o varietate de clienți.
Un fapt îmbucurător este acela că, pe piaţa muncii de astăzi, obiectivele de business încep să fie puse pe un plan egal cu dezvoltarea angajaţilor. Altfel spus, companiile încep să-şi mute orientarea către programele de creştere şi de talent management a angajaților, acest lucru fiind posibil și datorită reducerilor de costuri pe care le au odată ce decid externalizarea anumitor departamente.
În acelaşi timp, companiile angajatoare au realizat că HR-ul reprezintă o funcţie critică pentru maşinăria bine gândită, numită business, iar externalizarea serviciilor de resurse umane a devenit un instrument cheie pentru succesul afacerilor. Ceea ce este impresionant în contextul în care, la nivel internaţional, abia acum două decenii companiile au început să iniţieze centre de servicii comune pentru a îmbunătăţi eficienţa proceselor de back-office. România a dezvoltat acest fenomen în ultimii zece ani. Astfel, a fost nevoie de o perioadă relativ scurtă de timp pentru ca outsourcing-ul să primească rolul binemeritat printre prioritățile companiilor.
Dacă ar fi să întrebăm factorii de decizie dintr-o companie ce a optat pentru servicii de outsourcing de HR care este principalul beneficiu, aceştia ar spune imediat: reducerea semnificativă a costurilor, ceea ce permite direcționarea acestora către alte activități dedicate angajaților, oferind acestor companii un avantaj competitiv. Un departament de resurse în ansamblul lui presupune anumite costuri administrative şi de salarizare, luându-le în considerare pe cele pentru instruirea angajaţilor, training-uri, concedii, echipamentul IT utilizat şi altele, care pot fi reduse prin externalizarea serviciilor. Din experienţa mea într-un departament tradiţional de resurse umane, externalizarea acestor servicii poate reduce costurile cu aproximativ 40%.
Externalizarea nu este un serviciu destinat în exclusivitate companiilor cu mulţi angajaţi, ci se pretează şi companiilor medii si mici, ale căror obiective rezonează cu avantajele propuse de acest tip de servicii. Putem să luăm exemplul producătorului de mâncare vegetariană Beyond Meat, din America. Deși operează în trei state diferite, are o echipă de doar 50 de angajați. Chiar și așa, compania a decis să apeleze la externalizarea serviciilor de resurse umane, pentru a se concentra pe îmbunătăţirea produselor oferite şi pentru a menține un nivel înalt de satisfacție a angajaţilor .
Desigur, este determinant și avantajul experienţei în ceea ce priveşte alegerea unui furnizor specializat, compania nemaifiind nevoită să investească în pregătirea profesională a angajaţilor din departamentul de HR. Experiența a fost un criteriu esențial când am pus bazele echipei. Toți cei 8 specialiști au deja anii necesari de experienţă şi un know-how consolidat în cadrul unor companii multinaționale, având astfel cunoștințele necesare pentru a gestiona toate situaţiile care implică serviciile de recrutare, de administrare de personal și, mai ales, de payroll. Cu alte cuvinte, să presupunem că o persoană vrea să înceapă o afacere în agricultură, mai exact în cultivarea de pomi fructiferi, însă nu are suficiente cunoştinţe despre toate procesele implicate în obţinerea unor produse de calitate superioară şi vrea rezultate imediate. Astfel, pentru a-şi atinge aceste obiective, apelează la un expert în pomicultură care, prin experienţa sa, poate livra rezultatele aşteptate şi ajuta la reducerea costurilor de neproductivitate. La fel și în cazul resurselor umane. O firmă specializată de HR contribuie la reduceri importante de timp pentru clientul său, dar și pentru angajații acestora. Să nu uităm că simplul fapt de a aștepta un timp îndelungat pentru o banală adeverință poate produce frustrare sau nemulțumire în rândul angajaților.
În plus, orice proces de externalizare implică şi un transfer de responsabilitate către o entitate externă, care dispune de o bază largă de cunoştinţe şi resurse pentru a oferi servicii personalizate şi adaptate la nevoile companiilor contractante. Erorile umane cauzate de volumul mare de muncă al specialiștilor de resurse umane devin din ce în ce mai rare, astfel că se evită şi anumite situaţii cauzatoare de pierderi financiare pentru companii. Totodată, eforturile de a gestiona anumite situaţii de criză se pot transforma în energie și timp alocate creării de programe destinate angajaţilor şi perfecţionării obiectului principal de activitate al companiei, fie el dezvoltarea de produse inovatoare pentru industria aviatică sau doar conceperea celor mai practice ustensile de bucătărie, din care compania respectivă își realizeaza profitul.
Având în vedere că vorbim despre reducerea costurilor şi menţinerea unui profit constant, resursa cea mai importantă rămâne tot angajatul, care, prin calităţile sale, poate ajuta la îndeplinirea acestor obiective. De aceea, una dintre cele mai mari provocări pe care specialiştii în resurse umane au întâlnit-o este nepotrivirea dintre cererea și oferta de pe piața muncii.
O companie de outsourcing are experienţa necesară în domeniile în care își desfășoară activitatea, putând astfel identifica cu o mai mare ușurință profesioniştii într-un context în care se simte o lipsă de personal pregătit şi cu experienţă. Angajatorii din România se întâlnesc cu candidaţi care au cunoștințe în mai multe domenii şi pot executa sarcini diverse, însă le lipseşte specializarea pe o anumită poziție. Această situaţie duce la includerea în bugetul companiei a altor costuri pentru dezvoltarea şi instruirea angajatului prin cursuri şi training-uri de specializare, dar și alocării unui timp mai lung pentru ocuparea unei poziții în unele cazuri. Acesta din urmă se poate răsfrânge și asupra moralului tuturor angajaților. Un angajat nepotrivit pentru un job poate afecta o echipă întreagă, dacă după perioada de probă de 3 luni este necesară găsirea unui înlocuitor într-un timp util și care să nu atragă costuri suplimentare.
Pe segmentul FMCG, din care fac parte multe companii din portofoliul nostru, este deja foarte cunoscut faptul că angajatorii din domeniu se confruntă cu o rată mai mică de retenție a angajaților. O companie de outsourcing poate sprijini managerul de HR intern să descopere soluţii şi metode optime pentru creşterea retenţiei angajaţilor.
Precum orice business în dezvoltare, şi serviciile de externalizare vor întâmpina provocări diferite şi vor fi nevoite să se adapteze pe parcurs. Viitorul presupune o obligație a echipelor de resurse umane să acorde atenţie atât oamenilor din interiorul companiei, cât şi celor din exterior, fiind nevoiți să aibă mereu o privire de ansamblu asupra modificărilor din piață. În cazul companiilor ce-și vor crește numărul de angajați, trebuie să trateze mereu angajaţii drept persoane individuale, cu nevoi şi preferinţe proprii, care reacţionează la programe de impulsionare personalizate.
Tehnologia şi, în special, canalele de socializare vor acapara şi această practică de căutare. Identificarea unui candidat prin Facebook sau LinkedIn şi realizarea interviurilor în faţa calculatorului, a tabletei sau chiar din faţa telefonului mobil pot deveni practici uzuale.
Procesul de adaptare va continua ţinând cont și de tipologia angajaţilor care vor opta tot mai mult pentru un program de lucru flexibil şi posibilitatea alegerii locaţiei de unde să execute sarcinile de serviciu. De asemenea, există un număr tot mai mare de angajatori care oferă job-uri pe bază de proiect. Avantajul firmelor de externalizare a serviciilor de resurse umane va consta în cunoaşterea unei baze largi de talente şi oferire de soluţii bune, într-un timp mai scurt faţă de un departament de resurse umane tradiţional.
În locul unei concluzii, o să amintesc de vorbele lui Ryan Khan, specialist în coaching şi personalitate TV, care sumarizează exact esenţa serviciilor de outsourcing: „Stăpâneşte-ţi forţele şi externalizează-ţi slăbiciunile!”.
Laura Gheară, Managing Director al General Human Resources
