de ROXANA IONESCU
Relatiile dintre angajatori si salariati presupun mereu asigurarea unui echilibru, cateodata destul de precar, intre drepturile si interesele legitime ale angajatorilor si drepturile si libertatile fundamentale ale salariatilor. Si chiar si atunci cand se ajunge la acest echilibru, din considerente de ordin practic, trebuie urmarit in permanenta impactul anumitor masuri asupra relatiilor de munca.
Un exemplu elocvent in acest sens este nevoia resimtita de angajatori, mai ales in anumite domenii de activitate, cum ar fi vanzari, marketing si IT, de a permite salariatilor folosirea propriilor echipamente (fie ca e vorba de telefoane mobile, laptop-uri, tablete etc.) pentru desfasurarea activitatilor profesionale. Aceasta masura permite o oarecare flexibilitate angajatorului care, mai ales in perioade de criza economica, nu are intotdeauna un buget suficient pentru a raspunde nevoilor de „gadget-uri” ale salariatilor. Aceasta flexibilitate poate fi dorita si de catre salariati, care pot opta mai usor pentru un program de lucru flexibil, ce presupune desfasurarea cel putin in parte a activitatii din alta parte decat de la birou. Toate aceste considerente, si multe altele, au dus in practica la adoptarea unor politici interne ce permit folosirea de catre salariati a propriilor echipamente electronice pentru activitati profesionale pentru angajator (asa-numitele „bring your own device policies”).
Adoptarea acestor reguli poate ridica insa mai multe probleme din punct de vedere practic, de la aspecte fiscale (de exemplu, daca si cum se pot deduce cheltuielile suportate de salariat cu utilizarea acestor echipamente, cum ar fi factura la telefonul mobil folosit de salariat in interes de serviciu) la aspecte ce tin de protectia datelor cu caracter personal.
Acest din urma aspect poate ridica multe provocari angajatorilor in practica, mai ales in cazul in care se pune problema verificarii modului in care angajatul si-a desfasurat activitatea si s-a conformat cu prevederile legale si procedurile interne. De exemplu, are angajatorul dreptul de a pretinde accesul la corespondenta profesionala purtata de un angajat pe propriul echipament folosit conform politicii „bring your own device” sau are salariatul posibilitatea sa refuze un asemenea acces pe considerentul ca o asemenea dezvaluire ar incalca dreptul sau la viata privata?
In cazul „clasic” al folosirii echipamentelor angajatorului, posibilitatea de accesare a materialelor stocate pe acestea, inclusiv corespondenta, este greu de contestat in masura in care angajatorul isi ia minime masuri de precautie, cum ar fi:
- definirea clara prin regulamentul intern sau alte politici interne a echipamentelor puse la dispozitie de catre angajator si a tuturor materialelor generate cu sau stocate pe aceste echipamente ca fiind proprietatea angajatorului;
- definirea de la inceput a regulilor ce guverneaza folosirea echipamentelor (de exemplu, prin interzicerea folosirii acestor echipamente in scop privat), inclusiv modalitatile si cazurile in care angajatorul poate accesa datele stocate pe aceste echipamente (de exemplu, in vederea verificarii conformarii cu cerintele legale si politicile interne).
Roxana Ionescu
Partener si coordonator al practicii de Protectia datelor, NNDKP
