Management

Despre (ne)întoarcerea la birou

De Marilena Ispas

postat pe iunie 28, 2022

22 min citire

1,454

De Constantin Pescaru

Angajații încep să se întoarcă la birouri – însă nu neapărat în număr mare sau full time. Iar această „nouă normalitate” poate aduce noi provocări, pentru că nu există o soluție simplă, „de manual” și universal valabilă, așa că fiecare organizație trebuie să-și stabilească propriile modalități și strategii de adaptare.

Flexibilitatea modului de lucru din ultimii doi ani a transformat fundamental viața profesională a oamenilor și relația lor cu biroul. Iar dacă angajatorii vor ca spațiile de lucru să rămână relevante, atunci acestea trebuie să devină mai sigure pentru sănătate și să fie adaptate modului de lucru al viitorului. De asemenea, angajații se așteaptă la înțelegere și adaptabilitate din partea angajatorului în ceea ce privește programul de lucru, locul și modul în care muncesc.

Stilul hibrid de muncă tinde să devină „noua normalitate“, cel puțin în marile orașe din România. Întrebaţi dacă ar avea de ales de unde să lucreze, doar 10% dintre angajaţi au răspuns că doresc să lucreze exclusiv de acasă, potrivit studiului „Back to the Office“ realizat de Cushman & Wakefield Echinox. Importanţa biroului este şi mai vitală în Bucureşti, unde 96% dintre respondenţi vor să lucreze cel puţin o zi pe săptămână de la birou, comparativ cu oraşele regionale, unde ponderea acestora este de 87%.

Astfel, peste un sfert dintre cei intervievaţi ar vrea să lucreze 3 zile de la birou şi 2 zile de acasă, în timp ce 17% vor să lucreze doar de la birou. Preferinţa pentru un model de lucru este fundamentată, pe de o parte, de beneficiile lucrului de acasă, cele mai importante fiind economisirea de timp şi de bani, şi de dezavantajele absenţei de la birou, angajaţii punctând în special nevoia de socializare şi dificultatea de a separa timpul de lucru de viaţa personală. 83% dintre respondenţi au apreciat faptul că nu au mai pierdut timpul în trafic ca principal avantaj al lucrului de acasă, în timp ce 78% au simţit lipsa socializării cu colegii în acest mod de lucru.

Timpul de deplasare este o problemă atât pentru angajaţii din Bucureşti, unde 73% sunt mulţumiţi că nu mai stau în trafic, cât şi pentru cei din marile oraşe, unde ponderea este de 61%. Şi lipsa de socializare este mai acută în Bucureşti decât în oraşele regionale, respectiv 82% versus 77%. Alte avantaje ale lucrului de acasă sunt economiile de bani (53% dintre răspunsuri), îmbunătăţirea echilibrului viaţă profesională – viaţă personală (39%), mai multă libertate în utilizarea orelor de lucru (35%) sau mai mult timp disponibil pentru odihnă (34%).

Când vine vorba despre alte neajunsuri ale lucrului de acasă, dificultăţile în separarea vieţii profesionale de cea personală sunt pe locul al doilea, cu 50% dintre răspunsuri, în timp ce lipsa unui spaţiu propice de lucru a fost indicată de 32% dintre respondenţi. La acestea se adaugă capacitatea de concentrare mai redusă sau problemele legate de gestionarea relaţiei cu clienţii, partenerii şi colaboratorii, fiecare în 21% din cazuri.

Întoarcerea la birou este asociată în primul rând cu îmbunătăţirea comunicării cu colegii, aceasta fiind indicată de 63% dintre respondenți ca principalul avantaj al revenirii la birou, iar un procent important dintre angajaţi (51%) o simt ca pe o „revenire la normalitate“. De asemenea, apartenenţa la un grup şi un timp definit de lucru sunt alte plusuri ale lucrului de la birou. Timpul de deplasare (65%), cheltuielile mai mari (50%) şi mai puţină flexibilitate a muncii (50%), dar şi riscul infectării cu SARS-CoV-2 (37%) sunt asimiliate cu dezavantajele întoarcerii la birou.

Așadar, „nu poți împăca și capra, și varza“ (după cum spune o vorbă din popor) decât prin soluții individuale și flexibile. Pentru că suntem diferiți. Iar nevoile noastre se pot schimba în timp. Pentru că nevoia unei alternative la vechiul mod de lucru este evidentă, organizațiile și angajații trebuie să se reinventeze și să implementeze planuri de digitalizare și schimbare pe termen lung, care să faciliteze munca în regim hibrid pe termen lung.

DE CE IDEEA DE „ÎNTOARCERE LA NORMALITATE“ NU EXISTĂ

Să ne amintim de momentul în care a debutat pan-demia, iar amploarea ei era încă greu de anticipat; în 2020, o revenire totală în birouri și la modul de muncă clasic părea probabilă.

În companii se tot vehiculau date și strategii pentru întoarcerea la viața noastră profesională de odinioară. Însă criza sanitară s-a prelungit, iar angajatorii au descoperit că productivitatea angajaților nu prea are de suferit atunci când muncesc de acasă.

Acum, în al treilea an de COVID-19, data revenirii la birou rămâne o țintă în continuă mișcare. În plus, pare din ce în ce mai improbabil să ne așteptăm la o întoarcere totală, în configurațiile de odinioară. Asta pentru că flexibilitatea și munca de la distanță au devenit atât de adânc înrădăcinate încât reimpunerea modelelor de lucru de dinainte de pandemie pare o sarcină aproape imposibilă.

„Nu e ușor să dezveți pe cineva de obiceiurile sale“, spune Almuth McDowall, profesor de psihologie organizațională la Universitatea Birkbeck din Londra, într-o postare pe LinkedIn. „Cu toții am valorificat modalități mai inovatoare și mai eficiente de a ne face treaba.“

Incertitudinea în ceea ce privește riscul de îmbolnăvire rămâne destul de ridicată, în ciuda ridicării majorității restricțiilor. Nu știm când se va încheia pandemia, dacă COVID-19 va deveni endemică sau dacă va apărea o altă variantă a virusului. Și, în plus, angajații vor continua să aibă diferite niveluri de toleranță la risc.

Luând în considerare toți acești factori, stabilirea unei date finale pentru întoarcerea la birou pentru toți angajații pare o fantezie: este o construcție a trecutului care nu mai reflectă lumea noastră în schimbare. În schimb, angajatorii trebuie să se obiș-nuiască cu ideea unei flexibilități cât mai mari când vine vorba de locul, programul și modul în care mun-cesc angajații.

CUM POATE FI PLĂNUITĂ REÎNTOARCEREA LA BIROU (PARȚIALĂ SAU TOTALĂ)

Dacă liderii consideră că este important ca oamenii să se întoarcă la birou – parțial sau total –, atunci au nevoie de un plan pentru a convinge pe toată lumea că asta este ceea ce trebuie făcut.

Așadar, primul pas în stabilirea noilor strategii de lucru ar trebui să fie consultarea angajaților cu privire la ceea ce își doresc. Identificarea ariilor în care este nevoie de mai multă atenție și, eventual, înlăturarea posibilelor îngrijorări sunt mai simplu de făcut ca urmare a unor discuții unu-la-unu cu angajații. John Paul Kotter, profesor la Harvard Business School și directorul unei companii de con-sultanță în management, arată că, atunci când vine vorba de rezistența la schimbare, oamenii intră de regulă într-una dintre următoarele categorii:

Rezistent activ – se opune schimbării și folosește verbe de acțiune, exprimă public punctul de vedere;
Rezistentul pasiv – ar putea să se opună schim-bării, dar e o persoană care spune ceea ce crede că e bine și nu-și schimbă neapărat comportamentul;
Partea neutră – nu are o opinie clară și poate să creadă chiar că schimbarea nu-l va afecta;
Suporter pasiv – nu-și exprimă suportul și nu-i încurajează pe alții, face ceea ce crede că e bine;
Suporter activ – susține schimbarea și o apără, îi încurajează și pe alții să o facă.

Unii oameni își vor exprima dezacordul, iar alții, sprijinul. Alții ar putea spune că pur și simplu nu sunt siguri sau nu vor spune nimic. Așadar, identificarea categoriei în care se încadrează angajații este ur-mătorul pas.

Apoi este nevoie de identificarea elementelor care îi deranjează pe rezistenții activi și pasivi. În plus, pentru a încuraja schimbarea, sublinierea efectelor pozitive ar putea să-i convingă pe cei neutri sau pe suporterii pasivi să devină suporteri activi. Suporterii activi sunt cei care legitimează schimbarea și o promovează, așa că vor fi un element important spre o implementare lină a unor noi măsuri sau moduri de lucru.

Urmărind aceste aspecte, liderii pot găsi soluțiile optime pentru ca echipele lor să fie mulțumite și productive.

REINVENTAREA IDEII DE SPAȚIU DE BIROU

Chiar dacă angajații se vor întoarce mai devreme sau mai târziu la birou, parțial sau total, asta nu înseamnă că lucrurile vor fi exact ca înainte de pandemie. Să nu ne păcălim singuri: nu există întoarcere la normalitate. De fapt, noi trăim într-o nouă normalitate – fie că nu place sau nu! Așa că angajatorii pot face anumite schimbări și ajustări pentru ca spațiile de lucru să devină mai primitoare și mai potrivite pentru vremurile în care trăim, punând accent pe flexibilitate, eficiență, încredere reciprocă și digitalizare.

Redefinirea modului de lucru

Pandemia a forțat companiile să treacă, acolo unde s-a putut, în regim de lucru la distanță peste noapte, iar asta înseamnă că cele mai multe nu au avut timp de o digitalizare în adevăratul sens al cuvântului, ci doar de trecerea în online, pe cât posibil, a celor mai importante procese. Asta înseamnă că nu a existat o optimizare a modului de lucru.

Prin urmare, acum este momentul pentru o evaluare extinsă asupra proceselor care se desfășoară în companie, online și offline, și găsirea unor soluții pentru eficientizarea și îmbinarea lor. De exemplu, dacă brainstormingul față în față, dar în echipe restrânse, dă cele mai bune rezultate, atunci poate fi păstrat acest aspect și, mai departe, se poate trece dezbaterea în cadru larg în online.

Reorganizarea spațiului de birouri pentru a fi într-adevăr util, adaptat realităților actuale și primitor

Dacă până acum birourile open space erau la mare căutare, este posibil ca regula să nu mai fie valabilă. Așadar, organizațiile pot să creeze acum spații de birouri care să servească și să încurajeze tipul de interacțiuni care nu se pot întâmpla de regulă în regim remote, fie că e vorba de brainstorming, ședințe sau alte tipuri de interacțiuni. Mai mut, focusul ar trebui ținut pe nevoile angajaților și pe eficientizarea modului de lucru!

Redefinirea spațiului de lucru

Mai mare nu înseamnă neapărat mai bine – oare în 2022 își mai au rostul chiriile pentru spațiile de birouri-gigant? Aceasta este una dintre întrebările la care organizațiile trebuie să răspundă și să ia în considerare dacă merită trecerea la spații mai mici, mai funcționale și mai potrivite pentru nevoile de interacțiune actuale (workshopuri, întâlniri în grup restrâns cu echipa etc.). Un aspect care mai trebuie luat în seamă aici este ce impact va avea asupra culturii organizaționale o astfel de schimbare.

Așadar, regândirea modului de lucru și a spațiului de birouri reprezintă o provocare majoră, dar este totodată și o oportunitate – asta pentru că poate deschide noi perspective asupra modului în care ne raportăm la ideea de muncă. O soluție magică, potrivită peste tot nu există; însă vitale în acest context sunt încurajarea transparenței, discuțiile continue pentru a găsi cea mai bună formulă, flexibilitatea și autonomia pentru angajați.

Ar fi foarte util ca viitorul (contextul post-pandemic) să fie perceput ca un moment unic, de care organizațiile pot profita pentru a crea o schimbare pozitivă, pentru a inova, pentru a reinventa ideea de muncă, dar și pentru a-și adapta sistemele de valori la vremurile în care trăim.