de Iulia Buciuman, Humanistic
Încă înainte de pandemie și de acest work from home (WFH) forțat, elementul esențial în onboarding era crearea angajamentului.
Ca într-o relație nouă în care dorești să te implici, care a fost până la urmă alegerea ta, vii la noul loc de muncă cu deschidere și entuziasm. Modul în care cei din jur te primesc și cum îți regăsești îndeplinite așteptările sedimentează disponibilitatea și voința de a oferi efort discreționar. Cu cât motivația este susținută mai bine în primele 90 de zile, cu atât reculul în performanță se va vedea mai repede și pe o perioadă mai lungă. Ușurința cu care angajatul își fixează cadrul și relațiile de bază, cu care înțelege cum poate accesa informația și ce are de făcut ajută procesul de adaptare.
Prezența unui coleg care să facă transferul cât mai simplu ar fi un plus. Și, cu toate acestea, multe din programele de onboarding pentru care am fost invitați să facem redesign nu susțineau prin structură acest considerent. Ci mai mult, ca un bulgăre care a pornit de la o dimensiune și de la o formă, dar a devenit altceva adunând și adunând zăpada, tot așa, programele de onboarding ajungeau să fie structuri stufoase de informații care se rostogoleau, cu mini-traininguri obligatorii. Și iată cum, de prea multe ori, trainingurile de „induction“ erau sinonime cu un program de onboarding.
Folosind un proces de inovație și de design, noi, în Humanistic, deseori întrebam echipele din proiectele de onboarding care este întrebarea la care acest program răspunde. Și parcă prea des răspunsul este: „Ce ar trebui să îi spun sau să îl învăț pe nou-venit(ă) ca să-și facă treaba repede?“. Dar poate răspunsul la o astfel de întrebare să producă angajament? Și dacă da, în ce condiții?
UN JOC AL METAFORELOR ȘI COMPARAȚIILOR
Pornesc prin a explica puțin care este paradigma prin care noi ne uităm la onboarding, invitându-vă la un joc al metaforelor și comparațiilor. Relația este elementul în jurul căruia se construiește procesul de onboarding. Angajatul simte organizația prin dinamica relațiilor pe care le stabilește în primele zile. Fiecare interacțiune aduce o nouă schimbare, deci, o emoție, o informație, o reacție. Pentru a înțelege importanța percepțiilor angajatului în primele zile și setarea relației corecte, vă invităm la un test. Testul cinei. După prima zi de la job, soțul vorbește la cină cu soția și aceasta îl întreabă cum a fost la job. „Cum a fost prima zi, cum este acolo pentru tine?“. Ce vrei tu, ca organizație, să se răspundă seară de seară, în primele săptămâni, la întrebarea aceasta este rezultatul procesului tău de onboarding.
A doua paradigmă prin care noi privim onboardingul este adresând întrebarea fiecărui membru din echipa de proiect: „Ție cum îți place să fii implicat?“ Cu puține excepții, cei mai mulți răspund la întrebarea aceasta spunând că le place să fie văzuți, responsabilizați, luați în barcă, băgați în seamă. Dacă acesta este și cazul tău, o altă întrebare ar fi: „Cum poate fi procesul de Onboarding măcar în proporție de 50% și despre noul venit?“.
Cu alte cuvinte, să mă întreb ce am eu de aflat ca organizație de la el, despre el, despre cum îi place lui să fie motivat, apreciat, ce știe și e diferit de aici, cu ce bagaj vine? Probabil că veți fi tentați să spuneți că toate aceste lucruri le aflăm la interviul de angajare. Nu, nu sunt aceleași lucruri. Să însoțești pe cineva în primele zile și să pui aceste întrebări sau chiar să le reiei este una dintre cele mai valoroase perspective pe care le poți avea asupra… ta. Un bun moment de reflecție și de a crește.
Al treilea mod în care vă invit să vă uitați la onboarding este imaginându-vă o vizită a unei rude dragi care va sta un timp la voi, la voi acasă. Ce alegi să îi arăți din casă, ce o ajută să știe unde e, ce va folosi în primele zile, unde este esențialul, ce îi oferi, ce îi ceri, cum îi spui ce e important pentru tine pentru a face conviețuirea posibilă? Vi s-a întâmplat vreodată să mergeți la o pensiune sau să vă urcați într-un taxi în care să aveți impresia că sunteți „acasă“ la gazdă și că, prin atitudine, aceasta vă spune că ați deranjat-o că nu știți regulile casei? Aceasta este a doua metaforă prin care noi explicăm de ce programele de onboarding ar trebui să respecte principiul informațiilor la momentul potrivit, iar membrii familiei, adică angajații, să fie ușor „instruiți“ despre cum ajuți pe cineva să se integreze. Și când spun asta {…} ci mă refer la angajații existenți, deja integrați. Aceștia pot fi formați sau informați, fie prin pastile scurte de training despre modalități simple și clare de lucru în echipă sau despre cum pot susține un coleg nou să se integreze mai ușor.
Având aceste idei în minte, să vorbim acum despre redesignul proceselor de onboarding online. Deși contextul s-a schimbat, noi, oamenii, nu ne-am schimbat. Încă. Ceea ce înseamnă că enagagementul rămâne prioritatea pe care o vedem și în onboarding-ul online. Vestea bună este că engagementul online se poate face simplu și chiar tehnologia ajută foarte mult. În sfârșit, suntem forțați de împrejurări să ne întoarcem la aspectele cu adevărat importante atât în relațiile de leadership, cât și în structura proceselor noastre.
Renunțăm la brizbizuri pentru a face loc engagementului făcut pe moment în ședințe și în fiecare interacțiune în echipă. Da, e altfel. Dar e primordial și prioritar. Cât adevăr găsiți în afirmația că noi toți, indiferent de vechimea în organizație, suntem acum într-un proces de onboarding? Da, într-un onboarding în noul mod de a face lucrurile. Unii dintre noi suntem optimiști și știm că în curând vom reveni la normal. Dacă gândul este în trecut, onboardingul este foarte greu de realizat. Cu cât mentalul este mai puternic orientat spre viitor, cu atât onboardingul este mai simplu, ușor și clar. Și dacă este așa, și, de fapt, toți suntem în procesul de onboarding, cine mai face onboarding noilor colegi? Unele organizații, ajutate de foarte puținele plecări, au ales să oprească procesele de onboarding sau să le facă doar pentru cazurile în care chiar era nevoie. Organizațiile care au reușit să regândească întregul proces în perioada aceasta au făcut-o cu mult mai mult curaj și asumare. Tot în aceste organizații, WFH a fost ușor asimilat, tonusul angajaților este unul bun și rutinele de digitalizare au devenit obiceiuri.
Dintre practicile pe care noi le-am asistat cu succes, las aici câteva idei pentru toți cei care se gândesc că organizația lor are mentalul potrivit și resursele necesare pentru a prioritiza această schimbare:
- Programe de onboarding digitalizate – o aplicație care îți trimite informații în funcție de ziua în care te afli în companie, sarcini zilnice pentru a te ajuta să explorezi, în care îți fixezi întâlniri – au fost setate pentru această aplicație 30 de track-uri experiențiale într-o organizație de 1.500 de angajați.
- Programe de onboarding axate pe experiența angajatului: elemente de training online, teambuilding, structuri creative de a prezenta informațiile.
- Programe de onboarding transformate în conținut media: video, podcasturi sau manuale simple PDF scrise precum caietele de exerciții.
- Construirea în platforme ready made a unui conținut gameficat cu sarcini sociale și individuale. Și multe altele, pentru că potențialul în această perioadă de a inova, crea și așeza lucrurile, de a produce schimbarea pe care ne-o doream de mult, este imens. Și, de ce nu, măcar acest lucru să fie în controlul nostru.
