de CONSTANTIN PESCARU
Perioada prin care trecem este marcată de transformări rapide și profunde, iar implicațiile în departamentul de HR sunt numeroase. Activitatea s-a mutat tot mai mult în mediul online, iar munca de acasă a devenit normalitatea. Prin urmare, o mână de ajutor pentru gestionarea schimbărilor este mai mult decât bine-venită.
Digitalizarea este una dintre tendințele principale despre care s-a discutat intens în ultima vreme. Subiectul poate fi abordat din două perspective – a organizației și a angajatului, consideră Mihai Găvan, HCM Global Sales Director, TotalSoft.
Astfel, pentru companie, focusul este pe digitalizarea proceselor de HR, un exemplu reprezentativ pentru această tendință fiind implementarea semnăturii electronice certificate pentru toate documentele de HR (contracte de muncă, acte adiționale etc.). Pe de altă parte, angajatul își dorește digitalizarea comunicării sale cu departamentul de HR, pentru a rezolva solicitările indiferent de locație sau interval orar.
TotalSoft a dezvoltat platforma CHARISMA HCM cu două module noi care acoperă aceste nevoi:
✓ Semnătura electronică pentru trasabilitate, ușurință și siguranță;
✓ Asistentul virtual (chatbot), denumit Timea, disponibil pe orice platformă digitală de comunicare.
„Digitalizarea proceselor de HR ne oferă două mari avantaje – timpul de răspuns rapid și mobilitatea –, caracteristici deosebit de importante pentru facilitarea comunicării dintre organizație și angajați, mai ales în această perioadă în care tendința de a lucra de la distanță este tot mai pregnantă. Prin intermediul digitalizării domeniului HR, ce vizează, printre altele, o trasabilitate a acțiunilor și a documentelor, angajatul poate beneficia de informațiile și documentele solicitate atunci când are nevoie de ele, într-un mod facil și rapid atât pentru el, cât și pentru companie“, explică Mihai Găvan.
Cei din echipa TotalSoft au identificat nevoile oamenilor de HR în baza cărora au dezvoltat aceste două produse încă de anul trecut, când au și început să lucreze la aceste proiecte. Au analizat tendințele globale în materie de comunicare și au observat o tendință foarte clară în rândul utilizatorilor, anume aceea de a comunica prin mesaje text, fiind de departe cea mai utilizată formă de interacțiune. Așadar, au decis să ajute angajații în acest sens, oferindu-le o formă de suport disponibilă 24/7, pe o platformă digitală familiară lor.
De asemenea, a contat și feedbackul clienților. Asta pentru că ei analizează fiecare cerere primită, prioritizând acele idei care aduc plus valoare la o scară mai largă, pe care le transformă ulterior în proiecte interne.
„Mai mult, ne-am dorit să creăm aceste aplicații și pentru a ne optimiza procesele de HR din cadrul diviziei BPO (Business Process Outsourcing) prin intermediul căreia oferim servicii de outsourcing de resurse umane și financiar. TotalSoft procesează în prezent aproximativ 60.000 de angajați la nivel teritorial național“.
SEMNĂTURA DIGITALĂ, UN MUST HAVE PENTRU MUNCA LA DISTANȚĂ
Pe lângă avantaje clare pe care le oferă în această perioadă – eliminarea necesității interacțiunii fizice –, cel mai mare avantaj al semnăturii digitale este dat de trasabilitatea procesului. „Mai exact, toți cei implicați pot vedea care este starea documentului – în semnare la angajat, în semnare la CEO și așa mai departe. Nu în ultimul rând, timpul de așteptare se reduce considerabil – dacă în trecut semnarea unui contract de muncă dura pană la două zile, astăzi se poate semna în câteva minute“, menționează Mihai Găvan.
TotalSoft oferă implementarea semnăturii electronice în procesele de administrare de personal ale companiei care dorește adoptarea acestui sistem. Semnătura electronică poate fi folosită atunci când trebuie modificat contractul de muncă sau trebuie semnat un contract nou, rezumând întregul proces la câțiva pași digitali: specialistul HR face modificarea de contract sau adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluția software pentru managementul resurselor umane, și începe fluxul de semnare electronic. Aplicația transmite pe e-mail, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul și să-l semneze electronic cu o semnătură autorizată de la CertSign, valabilă pe o anumită perioadă.
Părțile sunt notificate de fiecare dată când cineva îl semnează și, la final, fiecare parte primește câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenții. Procesul este extrem de simplu și nu durează mai mult de două minute. Atâta timp cât ambele părți – angajator și angajat – semnează cu semnături certificate, documentul are valoare legală, explică Mihai Găvan.
TIMEA – UN CHATBOT UTIL CARE RĂSPUNDE ANUMITOR NEVOI ALE ANGAJAȚILOR
Una dintre cele mai mari provocări întâmpinate astăzi de organizații este comunicarea constantă cu angajatul, respectiv întâmpinarea nevoilor acestuia printr-un răspuns instant, familiar. Scopul asistentului personal Timea, dezvoltat de TotalSoft, este rezolvarea acestei probleme, cu efecte benefice pentru angajat și companie deopotrivă.
În acest sens, Timea poate iniția cereri de concediu, de work from home etc., poate transmite informații precum soldul disponibil de concediu, să raporteze concedii medicale către departamentul de resurse umane sau să pună la dispoziția angajatului toate tipurile de adeverințe. În același timp, poate răspunde la informații contractuale sau date despre colegi și are capabilitatea de a învăța. De altfel, planul este ca, începând cu versiunea următoare, Timea să se ocupe și de acțiuni legate de procesele de preluare a pontajelor și feedback continuu.
În prezent, Timea are ca medii de comunicare Facebook Messenger, WhatsApp și Teams, dar cei de la TotalSoft iși propun să abordeze în viitor și alte sisteme. „În ceea ce ține de efortul de implementare, acesta este asumat în totalitate de TotalSoft, iar departamentul de HR al companiei trebuie doar să ne asiste în proces“, punctează Mihai Găvan. ■
Imagine de mohamed Hassan de la Pixabay
