Ședințele pot să dureze ore întregi fără să se ajungă la nicio concluzie. Din fericire, există câteva soluții simple pentru a rezolva asta.
Cu toții am asistat măcar o dată la o sedință care părea că nu se mai termină și care la final a lăsat mai multe semne de întrebare decât rezolvări. Ședintele sunt considerate de multe persoane o pierdere de timp și de energie, însă adesea sunt și necesare. Trebuie, deci, să găsești soluții prin care aceste întâlniri să nu mai dureze ore întregi și să ai garanția că se vor găsi soluții pentru problemele discutate. Iată care sunt principiile pe care ar trebui să le ai în vedere pentru ca ședințele să fie scurte și eficiente:
- Asigură-te că toți participanții la ședință au o viziune cât mai clară a problemei discutate. Cum poți face asta
Un prim lucru pe care îl ai de făcute pentru ca ședințele să fie mai scurte este să te asiguri că toți cei care participă la discuție au o viziune clară despre problemele tratate. Foarte utile în cadrul meetingurilor, și nu numai, sunt aceste table magnetice, pe care se pot nota strategii, pașii de urmat și schemele pentru planul care urmează să fie implementat.
După cum observi, tablele respective sunt special concepute pentru prezentări. Au o mulțime de întrebuințări într-un birou și, cel mai probabil, ai deja câteva la locul tău de muncă.
- Stabilește de la bun început durata
Un alt pas important pentru a avea parte de o întâlnire cât mai scurtă este să stabilești și ora de început și ora de final. Dacă nu ai impus de la bun început o durată clară, există riscul ca discuțiile să divagheze și întâlnirea să se prelungească. Dacă se știe de la început să discuția trebuie să dureze 2 ore, toți participanții se vor strădui să se încadreze în acest timp.
Este unul dintre principiile esențiale atunci când vrei să-ți organizezi mai bine timpul și funcționează pentru orice activitate, nu doar pentru ședințe. Când știi exact care este ora de încheiere, te vei strădui să atingi toate subiectele și să respecți programul impus.
- Fără divagări cu subiecte care nu erau în plan
Dacă nu vrei ca ședințele să mai dureze ore întregi, e foarte important să păstrezi o linie clară în ceea ce privește discuțiile. Atunci când unul dintre participanți se abate de la subiectul principal, se pierde foarte mult timp, așa că trebuie evitate pe cât posibil. Desigur, unele persoane au pur și simplu tendința de a face asta și nici nu realizează că au schimbat subiectul, așa că e cazul să intervii și să readuci în prim plan subiectul principal.
- Rezervă 10 minute la început pentru ca toată lumea să se pună în temă
Stabilește o oră fixă de început pentru ședință și anunță participanții că au la dispoziție 10 minute pentru a se pregăti pentru discuție. În felul acesta te asiguri că fiecare persoană este pusă în temă și pregătită. Există posibilitatea ca unii dintre participanți să nu fi avut timp să se pregătească, așa că 10 minute sunt binevenite.
- Nu convoca în ședință prea multe persoane
Cu cât sunt mai multe persoane într-o întâlnire, cu atât mai mult durează ea. Nu convoca în meeting decât persoanele a căror prezență este cu adevărat necesară. Există cazuri în care ți se pare că prezența mai multor participanți te ajută să ai o viziune de ansamblu, însă, în realitate se pierde mai mult timp și șansele să se ajungă la o concluzie clară sunt mai scăzute.
Aceste principii ar trebui urmate la orice nivel și indiferent de tema întâlnirii. În felul acesta nu se consumă timp prețios în discuții fără rezultate. Tu ai urmat aceste principii până acum?
Sursa foto: Shutterstock
