Într-un an în care planurile au fost regândite și eficientizarea a fost cuvântul de ordine pentru multe companii, înțelegerea proceselor de business a devenit mai critică ca niciodată. De altfel, pe măsură ce organizațiile din întreaga lume s-au adaptat, urmând planuri de urgență și de continuitate a afacerii, folosirea adevăratului potențial al angajaților rămâne un factor diferențiator.
În acest context, la nivel mondial, cele mai multe organizații sunt nevoite să utilizeze toate mijloacele digitale și de automatizare pentru a face față noilor provocări. Peste 64% dintre organizații utilizează sau intenționează să înceapă să utilizeze Robotic Process Automation (RPA) în următoarele 12 luni, conform unui studiu realizat de ABBYY1 .
DE CE SĂ AUTOMATIZĂM?
Roboții software accelerează procesul de transformare digitală și facilitează accesarea potențialului adevărat al angajaților, eliberați de sarcinile repetitive sau fără valoare adaugată. Aceasta tehnologie facilitează reducerea costurilor și a riscurilor asociate reglementărilor prin reducerea erorilor. Avantajul principal este reprezentat de îmbunătățirea proceselor de business, experienței clienților prin creșterea calității și a timpului de răspuns mai rapid. Costurile asociate unui proiect de RPA variază în funcție de complexitate, număr de licențe, infrastructura și dezvoltarea necesare, însă, în majoritatea cazurilor, ROI-ul este obținut în mai puțin de un an. Ca exemplu ideal, RPA-ul este folosit pentru a reconcilia eficient și rapid datele din două sau mai multe sisteme diferite. Ne putem gândi la procesul de onboarding în HR, unde pentru fiecare angajat nou trebuie realizate multiple cereri – de la legitimație, la conturi de acces în multiple aplicații – și introducerea aceluiași set de date în diferite aplicații. Aceste sarcini pot fi preluate cu ușurință de un RPA, iar angajații de HR se pot ocupa de îmbunătățirea experienței noului angajat în primele zile la birou. O altă automatizare comună este a sistemelor de payroll, unde informații diferite trebuie reconciliate, precum zilele de absență, tipuri de concedii, ore suplimentare. HR-ul se poate baza puternic pe RPA pentru a ajuta la activitățile manuale care necesită mult timp, cum ar fi procesul de aprobare a cererilor sau de generare a adeverințelor.
CUM AUTOMATIZĂM?
Un robot software este programat să preia sarcinile manuale, repetitive din anumite procese, acționând pe baza unui set clar de reguli creat în jurul aplicațiilor și sistemelor existente. Astfel, un prim pas este identificarea sarcinilor cu cel mai mare ROI pentru implementarea unui RPA. Trebuie să ne gândim la procese cu un volum mare de tranzacții procesate manual, standardizate sau care pot fi standardizate în urma unor sesiuni cu un analist de business. Rata de excepție a regulilor trebuie să fie mică, astfel încât peste 85% dintre tranzacțiile din procesul selectat să fie procesate prin roboți. Intrările de date trebuie să fie în format digital, fie că vorbim despre o aplicație, un document digital, e-mail sau platforma de relații cu clienții. Procesele optime pentru integrarea cu un RPA trebuie să fie mature și stabile. Mai exact, moduri de lucru ce nu se vor schimba în următorii 4-6 ani.
CUM EVITĂM GREȘELILE?
În ciuda popularității sale în media, folosirea tehnologiei RPA este relativ nouă pe piață, iar o serie de erori comune pot compromite succesul unui proiect. O greșeală frecventă apare în evaluarea impactului financiar adus de implementarea tehnologiilor de automatizare, fie că vorbim despre selecția unor procese care nu erau optime ori despre o evaluare inițială care nu reflectă realitatea. Un audit initial al proceselor exsitente și definirea potentialului tehnologiei pentru companie pot duce la reducerea semnificativă a costurilor și folosirea eficientă a resurselor. De asemenea, erorile operaționale sau neexploatarea tuturor oportunităților operațioanale dintr-un proces pot să reducă impactul pozitiv al implementării roboților software.
Un factor care duce la eșecul proiectului RPA este cauzat de complexitatea proiectelor și neînțelegerii pe deplin a ceea ce se dorește prin răspunsuri automatizate. O atenție crescută trebuie acordată tipului de procese pe care le avem în vedere când automatizăm, pentru a nu risca să includem un proces existent care este greșit sau învechit. Designul soluțiilor este un element cheie, motiv pentru care toți angajații trebuie cooptați în procesul de automatizare. O reacție negativă sau de neîncredere a angajaților față de noile tehnologii poate determina lipsa potențialul de scalabilitate sau eșecul întregului proiect. Excepțiile tehnice trebuie identificate în faza de testare a soluției, iar scalarea RPA-ului la nivelul întregii organizații trebuie să fie printre direcțiile și obiectivele setate inițial.
CUM TE AJUTĂ ORANGE BUSINESS SERVICES?
Orange Business Services este reprezentată în România de divizia de business a Orange și are rolul de a susține companiile private și organizațiile publice în fiecare etapă a transformării lor digitale. Tehnologiile, serviciile și parteneriatele Orange Business Services (OBS) sunt integrate într-un ecosistem construit în jurul datelor, ca resursă esențială de dezvoltare a companiilor.
Conceptul care unifică toate etapele prin care informațiile digitale devin resurse de business se numește „Data Journey“ și include colectarea datelor, transportul acestora prin rețele fixe și mobile, stocarea în cloud, procesarea și analiza informațiilor, precum și utilizarea informațiilor de către managerii și angajații companiei, într-un mediu securizat împotriva oricăror amenințări cibernetice. Astfel, RPA-ul trebuie privit în relație cu celelalte tehnologii din organizație de tipul celor care procesează și analizează datele.
Specialiștii OBS pot ajuta în identificarea proceselor care trebuie automatizate și în implementarea unui sistem care să crească odată cu afacerea ta, pentru ca fiecare angajat și fiecare licență de robot să fie folosită la maximum. În Orange, implementările RPA sunt folosite în multe departamente interne, ca parte a unui program de transformare pentru o îmbunătățire și digitalizare a activităților de business. Roboții sunt folosiți pentru integrarea mai multor aplicații, procesarea documentelor, monitorizarea rețelei, procese financiare și de HR, precum și în activități operaționale, cum ar fi gestionarea activităților de problem management în zona de networking. RPA-ul este corelat cu business intelligence (BI), optical character recognition (OCR), machine learning (ML), chatbots și dezvoltări software de aplicații și platforme specifice.
Acest material a apărut în
revista HR Manager cu numărul 65,
ediția iulie-septembrie 2020.
Pentru abonare click aici.
