de Ioana Dumitru
Deşi termenul de compliance îşi găseşte originile în dreptul american, în ultimii ani a devenit o temă obligatorie pentru marea majoritate a companiilor, indiferent de naţionalitatea acestora, în cazul nostru – române sau multinaţionale.
Explicaţia constă în adaptările legislative care au facilitat preluarea, treptată, în legislaţia din România a temelor/subiectelor reglementate: de la dreptul concurenţei, teme privind combaterea corupţiei până la relaţiile de muncă. Abordarea anumitor riscuri legale din perspectiva compliance a devenit astfel o practică standard şi pentru multe filiale ale unor multinaţionale stabilite în România, eventualele încălcări ale standardelor legale din statele de origine putând genera consecinţe serioase, fie acestea în plan pecuniar, reputaţional sau chiar penal.
În esenţă, conceptul de compliance vizează conformarea cu normele legale, însă în timp acesta s-a focalizat pe respectarea acelor norme a căror încălcare ar genera riscuri majore specifice, prin raportare fie la norme legale dublate de stimulente/incentives în vederea conformării (care plasează corporaţiile într-o poziţie de prevenţie), fie prin sancţionarea/ încriminarea încălcărilor – inclusiv în sfera dreptului penal. Sunt probabil destul de bine cunoscute în acest sens zona dreptului concurenţei, unde incălcările pot genera, între altele, amenzi consistente, calculate prin raportare la cifra de afaceri a contravenientului, sau sfera achiziţiilor publice, unde derapajele de la procedurile reglementate sunt sever sancţionate de lege.
Zona relaţiilor de muncă, ca zonă cu probleme de compliance specifice, poate fi însă mai puţin evidentă pentru o companie prezentă în România. Având în vedere că dreptul muncii român abundă în reglementări imperative, este uşor să cădem în capcana de a considera că toate normele sunt la fel de importante sau pot genera, în mare, acelaşi tip de riscuri legale (în principal: sancţiuni contravenţionale aplicate de autorităţile de control). În realitate, există subiecte rămase neexplorate, care pot genera riscuri serioase pentru companii/ angajatori.
Câteva exemple de probleme de compliance specifice relaţiilor de muncă
Domeniul sănătăţii şi securităţii în muncă este un exemplu tipic de domeniu cu riscuri majore din perspectiva compliance. Legislaţia stabileste obligaţii concrete de rezultat în sarcina angajatorilor, descrie mecanismele pe care aceştia trebuie să le implementeze pentru a garanta sănătatea şi securitatea lucrătorilor la locul de muncă şi sancţionează drastic nerespectările.
Pe lângă riscul aplicării unor sancţiuni contravenţionale sau plăţii de daune către salariaţii victime ale accidentelor de muncă, Codul Penal stabileşte că neluarea vreuneia dintre măsurile legale de securitate şi sănătate în muncă de către persoana care avea îndatorirea de a lua aceste măsuri, dacă se creează un pericol iminent de producere a unui accident de muncă sau de îmbolnăvire profesională, se pedepseşte cu închisoarea sau cu amendă penală.
Similar, nerespectarea de către orice persoană a obligaţiilor şi a măsurilor stabilite cu privire la securitatea şi sănătatea în muncă, dacă prin aceasta se creează un pericol iminent de producere a unui accident de muncă sau de îmbolnăvire profesională, se pedepseşte cu închisoare sau amendă penală.
În ambele situaţii, este antrenată atât răspunderea penală a reprezentantului legal sau a conducătorului locului de muncă, cât şi a companiei/angajatorului, ca persoană juridică. Un alt exemplu de zonă cu riscuri legale majore este înregistrarea, raportarea şi plata timpului de lucru. În mod tipic, companiile cu număr mare de salariaţi din zone precum comerţul, producţia, construcţiile, centrele suport, IT sau oil&gas se pot confrunta cu dificultăţi de ordin practic legate de organizarea timpului de lucru, programarea turelor, asigurarea celor 48 de ore consecutive de repaus săptămânal sau încadrarea în media orelor de lucru săptămânal (inclusiv ore suplimentare) permisă de legislaţie.
Problemele din această categorie cresc exponenţial atunci când angajatorul îşi desfaşoară activitatea în mai multe locaţii sau pe mai multe linii de business, când are salariaţi care lucrează simultan cu echipe din alte jurisdicţii (inclusiv după fusuri orare diferite, în cazul locaţiilor de pe alte continente) sau care efectuează deplasări frecvente şi îşi completează singuri documentele de delegare, respectiv înregistrează orele de începere şi de terminare a programului de lucru. În genere, derapajale semnificative în această zonă apar atunci când companiile nu implementează mecanisme interne de monitorizare şi validare periodică a înregistrărilor din condicile de prezenţă (sau din orice alte sisteme, inclusiv electronice, de înregistrare a prezenţei la locul de muncă şi a activităţii efectiv prestate de salariaţi).
Dincolo de potenţialele riscuri reprezentate de aplicarea unor amenzi contravenţionale de către autorităţile de control sau de formularea de pretenţii de către salariaţi, orice consemnare voit incorectă/incompletă a datelor reale privind activitatea prestată de salariaţi, prin neincluderea în pontaje şi state de salarii a tuturor orelor de lucru prestate de personalul angajat sau prin includerea lor eronată, poate îmbrăca, în anumite condiţii, forma infracţiunilor de fals intelectual, uz de fals sau abuz în serviciu – sancţionabile, după caz, cu închisoarea sau cu amenda penală.
Răspunderea penală în aceste situaţii poate fi antrenată atât pentru reprezentanţii legali, cât şi pentru specialiştii din departamentul de resurse umane care întocmesc documentele incorecte sau pentru persoana juridică angajatoare.
Recomandări cu caracter general
Având în vedere că sancţiunile prevăzute de lege în cazul încălcării acestor categorii de norme pot fi dintre cele mai severe (inclusiv din sfera penală), este important ca managerii companiilor şi specialiştii departamentelor de resurse umane să conştientizeze aceste riscuri şi să implementeze mecanisme interne de prevenţie şi conformare adecvate.
O recomandare de principiu către aceştia ar putea fi deci să reziste tentaţiei de a trata aceste subiecte ca pe aspecte de rutină care, dacă nu au generat până acum probleme, nu o vor face nici de acum înainte – pentru că de regulă este suficientă o sigura «scânteie», o singură situaţie conflictuală cu un salariat sau un control riguros al autorităţilor pentru ca problemele să devină acute, serioase şi generatoare de consecinţe majore pentru angajator, fie că vorbim despre costuri semnificative, despre prejudicii reputaţionale sau în worst case scenario despre responsabilitate penală.
Ioana Dumitru, Managing Associate
Ioana coordonează practica de dreptul muncii având peste 10 ani de experienţă în acest domeniu. Formarea ei in domeniul juridic a inclus studii de drept român (Bucureşti), francez (Orléans) şi LL.M. în Dreptul Internaţional al Afacerilor (University of London, UK). Este membră a European Employment Lawyers Association.
