Noi, oamenii, suntem diferiti, iar locul de munca se numara printre acele elemente ale vietii noastre care ne reflecta cel mai bine diferentele. De-a lungul unei zile de munca, fiecare are nevoi diferite. Sunt momente in care ne dorim, avem nevoie sa colaboram si momente in care ne dorim si avem nevoie sa ne gandim de unii singuri, sa reflectam si sa ne retragem din agitatia inerenta. Si este foarte bine ca este asa.
de Simona Nicolaescu
Cu totii cunoastem conceptul de open space la locul de munca. Cunoastem si principiile lui de baza pentru care a fost creat si implementat cu succes in anii ’90 si care tin atat de consideratii strict material-financiare, cat si de dinamica si manifestarea relatiilor de munca si, in final, de aspecte privitoare la well-beingul angajatilor. Iar, pentru multa vreme, acest concept a functionat cu succes. Cu toate acestea, din ce in ce mai multe contraargumente isi fac loc, facandu-ne pe noi, cei direct implicati, sa ne intrebam daca nu cumva si acest concept, ca toate de altfel supuse trecerii timpului si, mai ales, legii naturale a evolutiei, nu are nevoie de o reevaluare si, ca urmare a acestei, de ajustari si noi solutii pentru a putea reprezenta in continuare un plus pentru intreaga lume.
Recunosc, prima data m-am intalnit cu aceasta chestiune in timpul unui curs de managementul stresului, atunci cand participantii mi-au expus punctul lor de vedere. Unul care a deschis numeroase intrebari privitoare la spatiul deschis. De atunci, am inceput sa fiu si mai atenta la acest aspect pe care l-am discutat cu participantii multora dintre programele pe care le derulez. Am studiat cercetarile facute in domeniu si le-am confruntat cu propria-mi experienta si azi pot spune ca acest subiect merita pe deplin nu doar intreaga noastra atentie, cat si efortul si expertiza pentru a gasi solutii rapide si cu mult mai eficiente si benefice atat pentru companie, cat si pentru angajati.
Spre exemplu, studiul international extins Steelcase, realizat de catre Ipsos pe un esantion de mai mult de 10 500 de angajati din 14 state din Europa, America de Nord si Asia, nu face altceva decat sa confirme acest lucru. Astfel, printre altele, acesta arata ca angajatii care muncesc in spatii deschise pierd zilnic 86 de minute din cauza distragerilor, cei mai multi dintre ei se simt nemotivati, complet neproductivi si extrem de stresati si cu o capacitate mica de a gandi si a lucra creativ si constructiv. Si tot Ipsos a realizat in Canada un studiu in aceasta privinta in care angajatii participanti la el, lucratori in astfel de spatii, au avut cu 70% mai multe zile de concediu medical decat cei care munceau de acasa, numai 6,1% sunt de parere ca un asemenea spatiu este sanatos pentru ei, in timp ce numai 6,5% il considera productiv. Iar asemenea studii continua si datele sunt din ce in ce mai multe.
Si pentru ca este atat de important nu doar sa constientizam perspectivele pe care acest subiect le ridica, ci si sa gasim, asa cum spuneam, variante pentru a le remedia, va prezint cele mai importante puncte pentru care conceptul de spatiu deschis de munca are nevoie de o discutie mai ampla, impreuna cu cateva puncte de vedere si solutii pe care le propun.
- Creeaza distrageri care iau din timpul alocat muncii. Un timp pierdut care conduce automat la resurse consumate, ineficienta, lipsa de productivitate si motivatie, care se vor reflecta atat la nivelul performantei si beneficiilor companiei, cat si in starea generala a angajatilor. A pierde intre o ora si o ora jumatate din cele 8 zilnice cu siguranta este orice altceva numai calea spre succes nu. De aceea, fara sa anulam complet beneficiile pe care un spatiu deschis de munca le aduce, personal, eu vad solutia in calea de mijloc atat de necesara noua tuturor. Ar fi extraordinar daca s-ar pune la dispozitie mai multe spatii de retragere, de munca de data aceasta, nu de relaxare, in care angajatii sa se poata retrage si lucra mai aplecat la anumite proiecte sau documente. As zice ca aceasta ar fi o frumoasa alternativa, care ar imbina de minune avantajele ambelor variante.
- Afecteaza productivitatea. Contrar credintelor generale, spatiile deschise nu cresc nici nivelul de colaborare intre angajati (sau cel putin acea colaborare raportata la munca) si nici nu creste productivitatea. Una din cercetarile Universitatii Exeter, de exemplu, arata o scadere de 32% in starea de bine a angajatilor si o reducere de 15% in productivitate. La acest punct, intrebarea mea fireasca ar fi: cum poate asigura spatiul inchis colaborarea si productivitatea? Nu cumva produce aceleasi efecte, daca nu mai mari? Sa ne aducem aminte cum a aparut ideea de spatiu deschis. Tocmai pentru ca spatiul inchis nu crea colaborarea necesara si, ca atare, nu genera nici productivitate pe masura. Experienta imi spune ca, in aceste privinte, nu spatiul deschis de munca sau cel inchis trebuie chestionate mai intai, ci insusi modul in care se intelege sa se formeze si sa se consolideze o echipa.
- Afecteaza sanatatea. Conduce la imbolnaviri si la mai multe concedii medicale. Creste foarte mult nivelul de stres, de conflict, tensiunea arteriala, fluctuatia sau numarul de personal si, pe cale de consecinta, nivelul cheltuielilor cu aceste probleme. Adevarat. Insa, din nou, doar un efect, nu si o cauza. Trebuie sa mergem la radacina problemei. Anume, la cauza pentru care angajatii se imbolnavesc. Si nu doar din cauza spatiului deschis o fac, credeti-ma. Starea de bine si cea de sanatate sunt interdependente, iar parerea mea este ca ar trebui ca fiecare angajator sa investeasca in preventie, nu vindecare. Cu siguranta, un curs cum este cursul de imunizare, de exemplu, ar ajuta mai mult, indiferent de spatiile in care angajatii isi desfasoara activitatea.
- Afecteaza considerabil starea de bine a angajatilor. Acelasi studiu Steelcase arata ca 95% dintre angajati au declarat ca spatiul privat este important pentru ei, dar numai 41% dintre ei se pot bucura de el, in timp ce 31% au trebuit sa-si paraseasca spatiul de munca pentru a-si putea definitiva treaba. In plus, nevoia de intimitate este una cat se poate de reala si de importanta, iar nesatisfacerea ei poate avea consecinte grave. Cum spuneam, suntem diferiti si, chiar daca nu poti satisface toate nevoile, este esential insa sa facem tot posibilul sa le satisfacem pe cele mai importante. Din acest motiv, intaresc si reiau ce spuneam mai sus. Sa mergem la cauza, nu la efect. Sa prevenim si sa nu invinovatim efectele pentru ce nu am facut sau neglijat la timp. Starea de bine se cultiva in mod continuu prin programe sustinute de well-being, care sa creeze angajatilor acel suport si acel confort atat de necesare si cu mult mai profunde decat tipul spatiului de munca. Si adaugand la asta si alternativa de spatiu de retragere de care vorbeam la inceput, eu as zice ca am face pasi importanti pentru starea de bine a angajatilor.
- Creste consumul cerebral. Cat de usor sa fie sa te concentrezi pe sarcini delicate si complexe in timp ce alti zeci de colegi in jurul tau lucreaza (sau nu) fiecare in propria maniera? Foarte greu spre imposibil, nu-i asa? Si legam, din nou, de productivitate, starea de sanatate si de bine. Solutia sau cel putin o varianta pentru aceste momente? Castile. Precum si strategia de preventie prin adoptarea programelor si cursurilor care ajuta enorma angajatii nu doar pentru a lucra eficient in spatii deschise, ci si pentru intreaga lor munca si viata in general. In acest sens, recomand cursurile de mind focus, care sunt esentiale pentru noi toti, nu doar pentru cei care lucreaza in spatii deschise.
- Scade nivelul de coeziune in grup. Nu este usor sa petreci atatea ore complet expus la atat de multe personalitati, comportamente, stiluri de munca si abordari. Si oricine isi doreste sa fie beneficiarul acelor locuri in care sa se poata bucura de intimitate si fiecare se lupta cum stie si cum poate pentru a-l obtine. Ca atare, coeziunea si spiritul de echipa sunt foarte greu de cultivat in asemenea conditii. Ca si in oricare conditii! Si, din nou, sa mergem la baza, acolo unde cauza se formeaza. In general, oriunde ai lucra, este dificil sa te armonizezi cu atat de multe persoane atat de diferite. Pentru aceasta, specialistii pun la dispozitie atat de multe programe pentru ca echipele sa functioneze optim, indiferent de conditii.
- Transmit mesajul gresit. Orice s-ar spune invers, unul din considerentele pentru care acest concept a fost ales este si acela ca este mult mai usor sa monitorizezi angajatii. O limita extrem de fina, care poate spune foarte usor „nu am incredere in tine”. Si aici solutiile stau in modul in care managerii stiu si pot sa transmita incredere, respect, sa inspire si sa-si motiveze angajatii. Odata aceasta fundatie pusa, nu cred ca niciun angajat, ca lucreaza intr-un birou sau spatiu deschis, nu va simti sau resimti vreodata altceva.
- Sunt mai costisitoare decat spatiile inchise. O alta „credinta” demontata, caci, adunand toate dezavantajele de mai sus, toate traduse prin pierderi efective, constatam ca pierderile sunt cu mult mai mari decat economiile calculate initial atunci cand acest concept a inceput sa fie pus in practica. O teorie valabila pentru orice alt aspect dintr-o organizatie, care nu se preocupa sa previna sau sa atenueze problemele ce apar in mod inerent si care nu este interesata de cultivarea permanenta, nu in salturi sau ocazional, a starii de bine si a sanatatii angajatilor ei.
Nimic nu dureaza o vesnicie si unele lucruri sau idei au o perioada de valabilitate mai mica decat altele. Face parte din evolutie. Cea de care avem atat de multa nevoie si in munca si in starea noastra de sanatate si de bine. Iar a cauta in permanenta solutii pentru ele este insasi parte a dorintei noastre de a progresa.
Nu putem sustine categoric ca spatiile deschise de munca prezinta mai multe dezavantaje sau mai putine decat cele inchise. Insa ceea ce eu personal pot afirma este ca, zi de zi, suntem datori sa imbunatatim orice conditie si orice lucru cu care venim in contact, gasind alte si alte cai si variante. Pentru cauze cum spuneam, nu pentru efecte. Iar ceea ce este cel mai important atunci cand vine vorba de sanatatea si starea de bine a angajatilor si a noastra a tuturor este ca niciodata nu este prea mult sa prevenim.
Simona Nicolaescu
Antreprenor Dynamic HR, trainer, coach, well-being visionary
