de IULIAN PATRASCANU
Compliance. Un termen din ce in ce mai popular in mediul de business romanesc, mai ales in filialele locale ale corporatiilor internationale. Un termen care de multe ori este folosit fara a i se cunoaste adevaratul sens, din cauza semnelor de intrebare care planeaza asupra conceptului. In termeni de business, compliance se traduce prin preventie si cum un HR Manager este partener de business am considerat oportun sa dezvoltam o noua rubrica care sa explice conceptul de compliance si legatura acestuia cu domeniul resurselor umane.
Compliance sau, altfel spus, conformitatea poate fi perceputa ca respectarea de catre o societate atat a legislatiei relevante, cat si a reglementarilor interne si a politicilor corporatiste impuse de societatea mama. Altfel spus, un program de compliance reprezinta o serie de actiuni cu rol de prevenire, create si desfasurate cu scopul de a identifica si elimina acele activitati sau omisiuni care pot expune un angajator la amenzi, sanctiuni si/sau litigii costisitoare.
Exemple de situatii in care un program de conformitate in domeniul resurselor umane ajuta la depistarea si ulterior corectarea anumitor aspecte, pot fi: in cazul schimbarii functiei unui angajat, angajatorul a omis sa instituie o perioada de proba sau a omis sa intocmeasca fisa de post; termenul de emitere a deciziei de concediere a fost in mod gresit calculat in raport cu data savarsirii faptei; training-ul angajatilor nu are in realitate caracteristicile unui program de pregatire profesionala si poate fi mai degraba asimilat unei detasari a angajatului.
Depistarea din timp a acestor situatii este de natura a corecta erorile si de a facilita ulterior relatia angajator-angajat, chiar si in situatia in care se decide concedierea angajatului pentru unul din cazurile prevazute de legislatia muncii.
HR Manager-ul are un rol important in derularea programelor de conformitate. Acest lucru de datoreaza faptului ca acesta este cel care urmeaza a decide corectarea erorilor depistate, insusirea si implementarea solutiilor rezultate in urma programelor de conformitate.
De ce programe de compliance?
Efectul direct al unui astfel de instrument, care asigura implementarea corecta a dispozitiilor legale, consta in evitarea costurilor generate de amenzi, sanctiuni si litigii. Practic programele de compliance sunt printre cele mai utile modalitati de a depista si remedia o problema, inainte ca aceasta sa produca efecte negative pentru activitatea de resurse umane si/sau de a afecta imaginea angajatorului. Spre exemplu, depistarea la timp a faptului ca angajatorul nu a initiat negocierea contractului colectiv de munca la nivel de unitate poate preveni societatea de la riscul aplicarii unei amenzi de catre inspectia muncii, amenda a carei valoare maxima poate fi de 10.000 lei.
Programul de compliance identifica aspectele legale gestionate in mod necorespunzator (ca de exemplu neintocmirea completa a dosarului personal al angajatului, termenul necorespunzator pentru care s-a dispus detasarea, documentatia nesatisfacatoare care sta la baza detasarii angajatului etc) , pentru ca apoi sa ofere modalitatile de corectare in scopul evitarii sanctiunilor, litigiilor si a pierderilor materiale.
Ce vizeaza un program de compliance?
Identificarea si eliminarea riscurilor. In anul 2011 principalii factori generatori de riscuri in activitatea de resurse umane au fost: (i) un volum mare de noutati legislative; (ii) subdimensionarea departamentului; (iii) lipsa fondurilor/bugetelor pentru consultanta de specialitate; si, nu in ultimul rand, (iv) deficienta in comunicare cu celelalte departamente. Anul 2011 a adus o serie de modificari si noutati legislative cu aplicare imediata. Interpretarea si implementarea acestora continua si in acest an, cu toate ca termenul limita prevazut de legislatie s-a implinit.
Subdimensionarea departamentului de resurse umane, lipsa de timp si volumul ridicat de activitate reprezinta un serios risc operational in activitatea de resurse umane. Pe fondul crizei, departamentele de resurse umane si-au concentrat fondurile spre activitati solicitate de catre celelalte departamente (ex: training in vanzari) si nu de putine ori s-au vazut nevoite sa amane actiunile prin care se implementeaza noile dispozitii legale…
Articol publicat integral in revista HR Manager, nr. 21, mai 2012. Pentru a putea citi articolul in intregime, va asteptam sa va abonati la revista HR Manager.
Iulian Patrascanu, Managing Partner Fine Law
