de Constantin Pescaru
Odată cu pandemia și cu primele restricții impuse, a fost nevoie de multă muncă și de idei inovatoare pentru ca relația dintre angajat și angajator să funcționeze cât mai bine în formele de muncă remote sau hibrid.
Ionuț Gherle, Director General UCMS by AROBS – una dintre primele companii producătoare de soluții integrate de management al resurselor umane și salarizare din România, care a intrat în al 25-lea an de activitate –, vorbește despre soluțiile software dedicate departamentelor de HR și payroll și despre modul în care digitalizarea are un rol din ce în ce mai important în dezvoltarea businessurilor.
CARE SUNT CELE MAI IMPORTANTE DOUĂ LECȚII LEGATE DE MANAGEMENTUL ECHIPEI PE CARE LE-AȚI ÎNVĂȚAT ÎN CEI 25 DE ANI DE ACTIVITATE AI UCMS?
În anul 2019, când am preluat coordonarea echipei UCMS by AROBS, aveam deja o experiență de 8 ani în acest domeniu, înainte fiind Director Executiv la AROBS Transilvania Software. Totuși, în fiecare zi învățăm lucruri noi, ne lovim de diferite situații. Probabil cea mai importantă lecție pe care am învățat-o, legată de managementul echipei, a fost aceea că am nevoie de oameni. Când o companie funcționează, nu este un efort individual, ci este muncă în echipă.
Din fericire, aici am găsit o echipă minunată, cu oameni perseverenți și dedicați, iar împreună dezvoltăm soluțiile care răspund nevoilor clienților noștri.
Cea de-a doua lecție este aceea că oamenii nu au nevoie de manageri, ci de lideri, mai ales acum, în vremurile nesigure în care trăim. Oamenii din echipa cu care lucrezi trebuie să știe că se pot baza pe tine, că ești acolo când au nevoie de ajutor.
CUM A EVOLUAT RELAȚIA DEPARTAMENTULUI DE HR CU TEHNOLOGIA ÎN TOT ACEST TIMP? CARE AU FOST TRANSFORMĂRILE LEGATE DE MENTALITATE ALE ROMÂNILOR CARE NE-AU AJUTAT SĂ ÎMBRĂȚIȘĂM, PÂNĂ LA URMĂ, EVOLUȚIA TEHNOLOGICĂ ÎN MUNCA NOASTRĂ DE ZI CU ZI?
Necesitatea unei relații strânse între departamentele de HR și tehnologie a apărut în urmă cu mult timp, motiv pentru care UCMS by AROBS a lansat pe piață, în anul 2002, aplicația True HR, o aplicație care să gestioneze procesele importante ale departamentului de HR, de la recrutare, la administrare documente, traininguri, evaluare și până la offboarding. Acela a fost însă doar începutul.
Cu toate acestea, ultima perioadă, care a venit cu încercări în ceea ce privește relația dintre angajați și angajatori, a fost un pas important spre schimbarea mentalității românilor și, din nevoie, am început să îmbrățișăm tot mai mult tehnologia. Astfel, pentru a veni în întâmpinarea nevoilor clienților, care s-au confruntat cu situația gestionării angajaților care au lucrat remote, am creat modulul Work From Home, care poate fi folosit atât pentru munca de acasă, dar și pentru companiile care lucrează hibrid.
Un alt punct important în orientarea companiilor spre tehnologie în gestionarea eficientă a relației cu angajații a fost Legea 208/2021, de reglementare a semnăturii electronice, cu modificările aduse de Parlament, prin care sunt eliminate folosirea mărcii temporale electronice și sigiliul electronic calificat al angajatorului.
În acest sens am dezvoltat True Semnătură Electronică, o nouă funcționalitate din cadrul aplicației True HR. Aceasta permite semnarea digitală a documentelor, fie că este vorba de contracte de muncă, acte adiționale sau adeverințe. Aplicația permite generarea documentelor pentru mai mulți angajați, documente care sunt centralizate într-un proces etapizat de semnare.
CUM POATE FI TEHNOLOGIA PUSĂ CU ADEVĂRAT ÎN SLUJBA OAMENILOR? DE CE ARE NEVOIE O SOLUȚIE IT CA SĂ ADUCĂ VALOARE ÎN MUNCA OAMENILOR?
Fără îndoială, tehnologia ne-a făcut viața destul de ușoară și eficientă în același timp. De exemplu, de la utilizarea smartphone-urilor până la folosirea mașinilor, putem realiza atât de multe lucruri și le putem face într-un interval de timp foarte scurt. Datorită acestui fapt, putem spune că viața a devenit destul de simplă și confortabilă pentru noi în moduri pe care nu ni le-am putut imagina. Acum, nu este nevoie decât de câteva momente pentru a accesa internetul și a obține orice informație dorim. Așadar, pe această direcție trebuie să meargă și soluțiile IT: să ofere oamenilor confort și să îi ajute să rezolve probleme foarte rapid. Pe scurt, să le facă munca mai ușoară.
CARE SUNT PRINCIPALII PILONI PE CARE E CONSTRUITĂ SOLUȚIA DV. DE HR ȘI SALARIZARE?
True HR este o soluție profesională pentru managementul resurselor umane care acoperă administrarea tuturor proceselor specifice acestui domeniu: administrarea completă și eficientă a personalului din punct de vedere al datelor contractuale și de identificare ale angajaților, evaluarea angajaților, instruirea acestora și managementul carierei, administrarea eficientă a structurii organizaționale a companiei, administrarea bazei de date a aplicanților și a proceselor de recrutare, colectarea și procesarea datelor de pontaj ale angajaților și procesul de calcul salarial.
Tehnologia utilizată la construirea True HR permite utilizatorilor accesul la date în timp real, permite introducerea de noi date direct în sistem, precum și crearea, și imprimarea de rapoarte local, indiferent de locația fizică a utilizatorilor. Utilizarea True HR reduce substanțial procesarea pe hârtie a datelor, permite eficientizarea sarcinilor administrative aferente și reduce riscurile asociate.
„AVEM O ECHIPĂ PUTERNICĂ, FORMATĂ DIN OAMENI CU PESTE 10 ANI VECHIME ÎN COMPANIE, PENTRU CARE SUNT FOARTE RECUNOSCĂTOR ȘI CĂRORA LE MULȚUMESC CĂ ÎMI SUNT ALĂTURI.“
dp-Payroll este o aplicație de salarizare care acoperă toate procesele specifice acestui domeniu. Aplicația permite atât calculul de la brut la net, cât și calculul invers, de la net la brut. Calculul salarial cuprinde, printre altele, calculul concediilor de odihnă, al concediilor medicale, al avantajelor în natură, bonurilor de valoare, reținerilor din salariul net al angajatului, asigurărilor medicale scutite etc. Pornind de la datele existente în aplicație, se generează rapoartele și declarațiile cerute de instituțiile statului (Declarația 112, state de plată ș.a.), fișierele de plată prin bancă atât pentru salarii, cât și pentru taxe, notele contabile și rapoartele interne specifice fiecărei companii sau grup de companii.
IDEAL, CARE AR TREBUI SĂ FIE ROLUL OAMENILOR DE HR ÎNTR-O COMPANIE? ȘI CUM AR PUTEA TEHNOLOGIA SĂ ÎI SPRIJINE?
Rolul strategic principal al oamenilor de HR într-o companie este cel de a facilita relația angajator-angajat. Profesioniștii în resurse umane realizează strategia forței de muncă și determină procesele funcționale necesare pentru îndeplinirea obiectivelor organizaționale. Ca orice alt departament, resursele umane s-au schimbat enorm de-a lungul anilor, în principal datorită tehnologiei din ce în ce mai prezente în afaceri. Astăzi, departamentele de resurse umane au implicat din ce în ce mai mult tehnologia în funcțiile lor, de la recrutarea de noi angajați la semnarea de contracte și la instrumente care asigură bunul mers al relației dintre angajat și angajator.
Tehnologia poate contribui în mare măsură la îndeplinirea politicilor de personal ale unei companii. Progresul tehnologic poate avea un impact imens asupra departamentului de resurse umane. Acesta permite companiei să-și îmbunătățească procesele interne, competențele de bază, piețele relevante și structura organizațională în ansamblu. Dezvoltarea tehnologiei este o activitate importantă pentru procesul de inovare în cadrul companiei și poate include cunoștințele dobândite.
Concret, toate activitățile pot avea un anumit conținut tehnic și duc la dezvoltarea companiei. Ca să ofer un exemplu concret, dacă ne gândim la companiile de retail din România de la care în fiecare an 40% dintre angajați pleacă – la 3.000 de angajați, pleacă anual 1.200 de persoane. Așadar, 1.200 de contracte trebuie desfăcute, semnate, la acestea adăugându-se actele pentru noi angajări. Este un volum imens de muncă, un volum imens de semnături care necesită alocarea unui timp îndelungat pentru a face aceste procese manual. Scopul modulului True Semnătură Electronică este tocmai acesta: să diminueze tot acest volum de muncă, reducând atât timpul de lucru, cât și costurile.
CARE ESTE IMPORTANȚA HR-ULUI ÎN SUCCESUL IMPLEMENTĂRII UNUI SISTEM DE MUNCĂ HIBRID? DAR AL TEHNOLOGIEI?
Munca în sistem hibrid permite angajaților să lucreze de acasă când este nevoie și să lucreze câteva zile la birou. Munca în format hibrid permite angajaților să gestioneze factorii de viață care au devenit mai problematici în timpul pandemiei, în propriile condiții. Este mai ușor să aibă grijă de copii, de educația la domiciliu și de alte problemele personale care pot să apară dacă sunt prezenți mai mult timp acasă. Totuși, să implementezi un sistem de muncă hibrid nu este atât de simplu. Din acest motiv este nevoie de implicarea specialiștilor în HR, care trebuie să ajute la crearea unui mediu care să permită personalului să lucreze cât mai eficient, chiar și de acasă.
Procesele pe care trebuie să le realizeze un om de HR nu sunt simple, nici când angajații merg la birou în condiții normale. De aceea, instrumentele potrivite pot ajuta la simplificarea acestor procese. Software-ul de HR și cel de payroll sunt soluții inovatoare și flexibile care sunt ușor de configurat, având rolul de a simplifica procesele complexe de HR, oferind totodată și date relevante despre echipele interne.
De asemenea, sunt soluții integrate de management al resurselor umane și salarizare pentru noul context digital în modul de #workfromhome, #workfromoffice și hybrid. Software-ul de HR și payroll ajută managementul sau departamentele de resurse umane să automatizeze sarcinile, să organizeze informațiile pentru angajați și să creeze rapoarte bazate pe date specifice. Totul se face electronic și, în acest fel, se elimină și partea de birocrație. Avantajele sunt resimțite și de angajați, deopotrivă, prin opțiunea self-service, prin care pot urmări fluturașii de salariu, numărul de zile de concediu și toate informațiile utile pentru ei.
„În contextul actual, provocat de pandemie, tehnologia și digitalizarea ne-au devenit cei mai buni prieteni, atât în ceea ce privește munca în sistem hibrid sau remote, cât și în menținerea legăturii cu cei dragi, dar și în cazul educației. UCMS by AROBS are rolul de a crea o legătură cât mai strânsă, care să funcționeze cât mai ușor între angajați și angajator, deoarece oferim companiilor din România cele mai bune instrumente pentru a eficientiza procesele de zi cu zi, prin tehnologizarea și digitalizarea soluțiilor de management al resurselor umane și payroll. Suntem o echipă de 50 de programatori și consultanți care caută și găsesc constant cele mai bune soluții pentru a susține transformarea digitală a proceselor din departamentele de HR & Payroll.” – Ionuț Gherle
Acest material a fost preluat din numărul 68 al Revistei HR Manager.
Consultați un preview aici.
Pentru abonare, click aici.
