de Constantin Pescaru
Munca de acasă funcționează excelent pentru activitățile clar definite, care necesită concentrare și lucru individual, iar munca de la birou este foarte utilă pentru activitățile care presupun colaborare și creativitate – aceasta este una dintre concluziile studiilor derulate în rândul angajaților companiei eMAG, care a decis să treacă definitiv la modul de lucru în sistem hibrid.
Noul mod de lucru le va permite celor peste 3.000 de angajați din sediul central, din huburile IT și din centrele de Customer Care să lucreze cum li se potrivește cel mai bine în funcție de tipul de activitate, într-un mod de lucru hibrid – de acasă și de la birou. Astfel, după ce va trece pandemia, angajații eMAG vor decide, împreună cu managerul lor, cum vor să lucreze: câte zile vor lucra de acasă și câte de la birou, în funcție de nevoile fiecărei echipe. Delia Rotaru, VP People & Organisation, eMAG, ne-a răspuns la câteva întrebări legate de această decizie.
Munca în sistem hibrid pare să fie o soluție viabilă pentru perioada post-pandemie, deoarece are potențialul să ofere angajaților ce e mai bun din ambele lumi. Care sunt principalele concluzii ale studiilor derulate în compania dv. legat de această temă, în baza cărora ați luat decizia de a adopta acest mod de lucru permanent?
În ultimul an am analizat peste 10.000 de răspunsuri la studiile noastre cantitative și am organizat peste 20 de focus grupuri cu colegi din toate echipele. Studiile noastre ne-au arătat că cea mai bună variantă pentru colegii noștri este să le oferim flexibilitatea de a lucra și de acasă, și de la birou, în orice mix de care au nevoie, în funcție de circumstanțele personale ale fiecăruia și de tipul de activitate pe care îl desfășoară. 97% dintre colegi ne-au spus că vor să continue să aibă opțiunea de a lucra de acasă, iar în același timp, 63% dintre ei ne-au spus însă că resimt lipsa colegilor, și toate aceste insight-uri ne-au ajutat să decidem că nouă, la eMAG, ni se potrivește cel mai bine modul de lucru hibrid.
Principalele concluzii calitative ale studiilor noastre, în baza cărora am și luat această decizie, au fost:
- Modul de lucru de acasă funcționează excelent pentru activitățile clar definite, care necesită concentrare și muncă individuală, iar munca de la birou este foarte utilă pentru activitățile care presupun colaborare și creativitate.
- La nivel de organizație, măsurile luate rapid, când am decis să lucrăm de acasă, în martie anul trecut, au fost o sursă de motivație, oamenii simțindu-se protejați. A fost apreciată flexibilitatea lucratului de acasă, în această perioadă de pandemie, mai ales în rândul părinților.
- Prin trecerea la colaborarea online, echipele au fost nevoite să se organizeze mai bine prin ritualuri comune (cum ar fi scurte ședințe zilnice sau săptămânale).
- Lucrând permanent de acasă, cel mai mult ne lipsesc momentele de socializare cu colegii, iar spațiul informal de colaborare este dificil de recreat în mediul online. În starea de incertitudine generală, singurătatea și lipsa interacțiunii informale cu alte persoane sunt doi dintre principalii factori de insatisfacție.
Partea mai puțin pozitivă a muncii în sistem hibrid este că nu toată lumea are condițiile necesare lucrului de acasă. Cum vă asigurați că toți angajații au tot ce au nevoie pentru a-și desfășura activitatea fără probleme? Ce alte provocări ați mai întâlnit și cum le-ați depășit?
Încurajăm feedbackul în toată compania și pentru noi e foarte im-portant să știm cum se simt cu adevărat colegii noștri. Anul trecut, în primele săptămâni de lucru de acasă am trimis survey-uri zilnice prin care ne întrebam colegii dacă întâmpină probleme tehnice sau dacă sistemele și aplicațiile funcționează bine și de la distanță, tocmai pentru a remedia rapid orice posibilă problemă. Din fericire, fiind un business bazat pe tehnologie, nouă ne-a fost ceva mai ușor să ne adaptăm la noua realitate, iar colegii ne-au spus că s-au simțit productivi în mediul de acasă (78% dintre ei au spus ca s-au adaptat bine sau foarte bine la noul mod de lucru și 96% au răspuns că în această perioadă în care au lucrat de acasă s-au simțit productivi). În plus ne-am concentrat foarte mult pe comunicare, am mers pe ideea că vom putea să ne păstrăm cultura și spiritul dacă ne vom ține la curent unii pe ceilalți. De la începutul pandemiei, eu trimit un e-mail către toți colegii în fiecare luni, în care fie le dau vești din business, fie despre proiectele noastre, marțea avem un live cu un invitat din senior management, în care vorbim despre strategie și alte proiecte pe care le vom lansa, iar în fiecare joi trimitem un newsletter intern. Datele din spatele lor ne arată că oamenii își doreau asta, primesc constant feedback pozitiv despre metodele prin care comunicăm.
Care este exact strategia pentru munca în sistem hibrid în eMAG? Vor fi anumite zile de mers la birou, angajații își vor putea alege când să vină la sediu etc.?
Fiecare dintre noi, împreună cu managerul și echipa sa, vom stabili cum vrem să lucrăm, fie pe o perioadă mai lungă, fie în fiecare săptămână sau lună, în funcție de activitatea fiecărei echipe. Ne-am dat seama că brainstormingurile, de exemplu, funcționează mai bine față în față, pe când task-urile repetitive sau cele care presupun multă concentrare sunt mai ușor de îndeplinit acasă. Am decis să ne vedem cu toții cel puțin patru zile pe lună la birou, pentru că știm că interacțiunea umană nu poate fi înlocuită de niciun tool.
E important să ne cunoaștem, să stabilim relații de încredere și să știm exact când ne putem baza unii pe ceilalți, iar toate astea au nevoie de un spațiu fizic în care să se întâmple. Tocmai de aceea, vom păstra spațiile de birouri existente și vom investi peste 1,5 milioane de euro pentru a reamenaja sediul central într-un spațiu colaborativ și pentru a implementa noi tehnologii care să susțină modul de lucru hibrid. Principala funcționalitate a sediilor va fi aceea de a ajuta oamenii să colaboreze mai bine, așa că numărul sălilor destinate întâlnirilor s-a dublat și vor fi dotate cu tehnologie de ultimă generație pentru a facilita întâlnirile mixte – online & offline – și cu un sistem de rezervare de la distanță a birourilor.
Din cei peste 5.000 de colegi din eMAG, modul de lucru hibrid se aplică tuturor colegilor care în toată această perioadă lucrează de acasă pentru că activitatea lor permite munca de la distanță – în total suntem 3.000 de colegi care lucrăm de peste un an numai de acasă, în contextul pandemiei. Tuturor celorlalți peste 2.000 de colegi, din showroomuri și din depozitele noastre, le mulțumim încă o dată pentru tot ce au făcut în acest ultim an și nu numai.
Pentru ca munca în sistem hibrid să funcționeze, e nevoie de o mentalitate bazată pe încredere reciprocă și comunicare, printre altele. Cum ați reușit să creați cultura organizațională necesară acestui scop?
Da, exact așa este. Mai mult decât atât, acest principiu se aplică de fapt pentru orice decizie care ține de oameni – cred foarte mult că oamenii trebuie tratați ca niște adulți, cu încredere și respect, cu cât mai puține restricții și cu cât mai multă flexibilitate și libertate de decizie.
Avem încredere în echipele noastre, iar ultimul an ne-a demonstrat din plin că avem niște oameni foarte faini. Ne-am dat seama de importanța comunicării și am reacționat rapid, am creat un „program“ de comunicări pe care nu îl aveam înainte de pandemie.
Cultura noastră este una bazată pe performanță, încurajăm inițiativele și punem mare preț pe spiritul antreprenorial. Avem mult know-how, suntem preocupați să ni-l extindem și apetitul nostru pentru risc este ridicat. Suntem obișnuiți să lansăm proiecte rapid și să le îmbunătățim pe parcurs sau să renunțăm la ele dacă ne dăm seama că nu sunt așa cum ne-am fi așteptat. Dar cel mai important e că suntem dinamici și reușim să ne adaptăm mereu.
Ce programe de dezvoltare și traininguri desfășurați în acest moment și ce le pregătiți angajaților pe viitor?
Învățarea continuă este unul dintre principiile noastre și susținem constant dezvoltarea echipelor noastre. Anual, programele noastre de dezvoltare cumulează peste 45.000 de ore de învățare și training. În următorii trei ani vom aloca un buget de 45 de milioane de lei pentru creșterea de competențe prin programe de învățare accelerată și alte proiecte dedicate echipelor noastre.
Anul trecut am lansat un nou program de dezvoltare pentru manageri, pe care l-am denumit Leadership Habits și care este un mix echilibrat de sesiuni deschise, workshopuri și resurse online prin care i-am susținut pe managerii noștri în acest an intens. Tot anul trecut, peste 50 dintre managerii noștri au participat la un program de executive development la Yale School of Management.
Iar anul acesta pregătim un program care sperăm să includă peste 1.000 dintre colegii noștri și să îi ajute să crească în carieră prin dezvoltarea de competențe digitale.
Acest material a fost publicat în
Revista HR Manager cu numărul 66.
Consultați un preview aici.
Pentru abonare, click aici.
