de Mihai Stanca, Managing Director Sincron HR Software
Despre sistemele în cloud se vorbește deja de niște ani de zile.
Prezentat într-o formă foarte simplă, cloud computing-ul, în ansamblu, reprezintă furnizarea de servicii de calcul prin intermediul internet-ului (în „cloud”). În timp ce, în trecut, oamenii rulau aplicații sau programe software descărcate pe un computer fizic sau server din clădirea lor, cloud computing-ul le permite acum să acceseze aceleași tipuri de aplicații prin Internet (deci găzduite în “cloud”).
Dar cum anume pot ajuta sistemele în cloud, în mod concret, pe zona de resurse umane a unei organizații?
Și de ce crește segmentul de software HR în cloud cel mai accelerat în cadrul creșterii pieței de software de resurse umane în general?
Un studiu detaliat realizat în februarie 2020 de către HTF Market Intelligence, intitulat “Piața globală de software HR (2018 – 2023)”, ale cărui constatări cheie sunt publicate pe openpr.com, surprinde două aspecte importante care contribuie la creșterea accelerată a softurilor HR în cloud.
1). Utilitatea multiplă a sistemelor de resurse umane bazate pe cloud este principalul motiv pentru popularitatea și dimensiunea pieței sale în creștere.
Aceasta generează beneficii reale de productivitate, deoarece adoptarea de instrumente inovatoare duce la optimizarea forței de muncă, satisfacția clienților, posibilități multiple de self-service și avantaj competitiv.
Sistemele de resurse umane în cloud deschid accesul întregii organizații către zona de HR. Procesele de HR nu mai sunt doar apanajul și responsabilitatea profesioniștilor de resurse umane. Fiecare angajat, indiferent de poziția în organizație și nevoia pentru care accesează programul HR – din perspectiva angajatului, a managerului sau a omului de HR, poate interacționa cu software-ul HR și iniția sau rezolva mai rapid task-uri în sistem sau accesa informații.
2). Volumul în creștere al datelor care pot fi colectate și analizate prin intermediul unui software HR, indiferent de sectorul de activitate, devine treptat factorul cheie de creștere a pieței la nivel global.
Interesul pentru date și analize complexe este alimentat de tehnologia în cloud, sistemele de resurse umane în cloud oferind companiilor puterea de calcul și, în ultimă instanță, capacitatea de a supraviețui și de a prospera în era informației.
Complementară acestor doi factori este și schimbarea profundă a peisajului de business pe parcursul lui 2020, odată cu decizia multor companii de a încuraja activitatea de la distanță a angajaților. Automat, nevoia de procese digitale, date în format electronic și acces de la distanță a crescut, apărând mai frecvent necesitatea unor platforme de resurse umane în cloud.
Trecerea departamentului HR către mediul de business digital se face deja progresiv, de ani de zile. Actuala criza medicală și recomandarea de distanțare fizică nu au făcut decât să accelereze tendința de digitalizare a companiilor și să încline balanța în favoarea software-ului HR în cloud vs. instrumentul mai tradițional de software de resurse umane instalat fizic, on-premise, la client.
Să vedem deci care sunt argumentele specifice în favoarea utilizării unei platforme software de HR bazată pe tehnologia în cloud.
1. Acces 24/7 la datele și procesele de HR
Noua realitate de business indică nevoia de acces la informații și procese de HR a oricărui membru al unei organizații, fie el – în mod tradițional – specialistul de HR, fie, mai nou, angajatul sau managerul. Un soft HR în cloud permite acest acces, oricând și de oriunde, printr-o conexiune la internet, înlocuind aplicațiile și programele descărcate și stocate pe computer cu aplicații internet care pot fi accesate și modificate instantaneu de persoanele abilitate.
Specialiștii departamentului HR pot folosi dosarul de personal, datele despre salarizare și pontaj sau instrumentele de măsurare a performanței la fel ca și atunci când lucrează de la birou, angajatul departamentului HR putând avea un program flexibil.
Suplimentar, în contextul actual, e important ca alegerea tehnologiei să susțină din plin angajații să poată lucra și în afara biroului. Ca atare, aceștia își pot, de asemenea, vizualiza oricând informațiile în legătură cu cererile de concediu și alte date din propriul dosar, în funcție de permisiunile alocate. Un soft HR online oferă un grad sporit de transparență, ce poate contribui, dintr-o anumită perspectivă, la creșterea engagement-ului angajaților.
Din punct de vedere al managerilor, accesul remote la informațiile și fluxurile de HR de care poate avea nevoie în coordonarea propriei echipe sunt o altă fațetă a utilității unui soft de HR în cloud.
Un beneficiu complementar în cazul lucrului la distanță ține de bunul control al fluxului documentelor.
Trasabilitatea documentelor nu mai este o problemă atunci când utilizăm o soluție HR în cloud. Se știe în orice moment cine a adus completări și ce date a schimbat. Eventuale modificări esențiale nu riscă să rămână într-un email uitat, pentru că sunt imediat vizibile întregii echipe.
Modificările, odată efectuate, vor fi vizibile tuturor celor implicați. Scade, în acest fel, riscul de eroare umană destul de mare în cazul documentelor modificate manual și apoi transmise prin diverse mijloace (emailul, de exemplu).
2. Datele sunt mereu în siguranță, pot fi recuperate rapid și se previne pierderea lor
În epoca premergătoare sistemelor de resurse umane bazate pe cloud, securitatea însemna utilizarea lacătelor durabile și a arhivelor ignifuge. Stocând înregistrările angajaților în format digital, companiile trebuie să regândească modul de păstrare în siguranță a informațiilor sensibile, mai ales în contextul GDPR.
Vestea bună este că majoritatea companiilor de software HR în cloud iau în serios securitatea datelor. Furnizorii de cloud fac investiții masive în această zonă, tocmai pentru a putea oferi clienților lor garanția securității datelor stocate. Soluțiile în cloud sunt, astfel, mai sigure, mai flexibile și mai puțin costisitoare comparativ cu cele bazate pe propria infrastructură și backup-uri asigurate de echipa de IT in-house.
De exemplu, riscul pierderii datelor, frecvent întâlnit în cazul defectării sau pierderii unui laptop sau al unor dezastre naturale, este una dintre principalele probleme ale oricărui responsabil de securitatea informatică. El poate fi redus prin tehnologia în cloud, care utilizează Data Center-uri amplasate în zone geografice diferite, minimizând riscul de calamități naturale și crescând șansele de continuitate a activității.
3. Actualizări ale software-ului HR automate și regulate
Orice software necesită din când în când actualizări – fie că e vorba de îmbunătățiri de versiune, eliminarea de bug-uri, dezvoltarea de noi funcționalități sau update-uri legislative.
Pentru o soluție software de resurse umane instalată local la client (on-premise), aceste update-uri presupun niște întreruperi din utilizarea soluției, care se traduc în timpi morți.
La soluțiile în cloud, aceste actualizări se fac automat de către furnizorul de software HR, clientul neavând nici o întrerupere, ci direct acces la versiunea îmbunătățită – un alt beneficiu al utilizării tehnologiei în cloud. Soluțiile de acest tip sunt updatate în permanență atât pentru a păstra în permanență securitatea datelor, cât și pentru a se alinia la reglementările legislației în vigoare.
Adaptarea la cerințele GDPR, de exemplu, a constituit o provocare pentru multe dintre companii. Platforma de resurse umane Sincron HR Software accesibilă în cloud este în permanență adaptată acestor reglementări.
4. Costuri mai reduse
Un software de resurse umane instalat local, on-premise, vine la pachet cu alte costuri adiționale, legate de infrastructura de IT disponibilă, ceea ce înseamnă costuri mai ridicate și o complexitate mai mare de gestionat în interiorul organizației, cu resurse proprii.
Sistemele de resurse umane bazate pe cloud oferă mai multă valoare pentru costuri inițiale mai mici decât software-ul de management al resurselor umane proprietar.
Odată implementate, soluțiile cloud încep imediat să genereze randamente decente, inclusiv date mai bune și economii de timp substanțiale, din mai multe direcții. Automatizarea diverselor aspecte pur operaționale înseamnă mai multe resurse disponibile de investit în aspectele cheie de HR sau management al echipei – engagementul, motivarea, dezvoltarea oamenilor.
Tot aici intră și beneficiile generate de funcționalitățile de self-service pentru angajați disponibile în soluțiile HR în cloud.
Acestea scad volumul de muncă al profesioniștilor în resurse umane, permit acestora să se concentreze pe alte nevoi de HR și îi ajută pe ceilalți membri ai organizației să-și rezolve direct și rapid o parte dintre nevoile care țin de domeniul HR-ului.
Iar pentru firmele mai mici, care nu și-ar permite la început de drum investiții substanțiale într-o tehnologie care să necesite costuri continue de întreținere și update, o platformă HR online este soluția care le permite să acceseze inovația fără un angajament financiar apăsător. În acest fel, se nivelează terenul de joc între firmele de diferite dimensiuni, iar companiile mai mici pot face schimbări și adopta noi soluții pe măsură ce evoluează.
5. Echiparea HR-ului cu o tehnologie care să-i susțină poziția strategică
Un aspect mai puțin cuantificabil, dar poate cel mai semnificativ din punct de vedere al impactului sistemelor de resurse umane în cloud, este capacitatea acestora de a reduce decalajul dintre echipa de resurse umane și restul organizației. În mod tradițional, resursele umane au fost întotdeauna în back-office, suferind de informații întârziate și de un decalaj sever în comunicare.
Astăzi, pe umerii HR-ului cade responsabilitatea de a întări employee engagement-ul și de a crea acea cultură organizațională care să sprijine evoluția companiei. Se așteaptă de la HR să fie leaderul acestui demers, și, datorită cloud computing-ului, acest lucru este acum mult ușurat.
Datele sunt centralizate și mai accesibile, raportarea este instantanee iar analiza tendințelor și informațiilor este mai ușoară și mai rapidă. Cu aceste instrumente, profesioniștii din departamentul de resurse umane pot contribui la luarea unor decizii mai bune pentru a îmbunătăți recrutarea, retenția și performanța angajaților.
În ansamblu, acestea sunt câteva dintre principalele beneficii ale unei soluții software HR în cloud. Ele sunt valabile fie că este vorba despre un software HR în cloud cu focus pe activitățile de administrare a personalului, pontaj și salarizare, fie că platforma HR – așa cum este cazul soluției Sincron HR Software – acoperă și o paletă mai largă de activități de talent management, incluzând aici:
- recrutare și onboarding
- managementul performanței
- managementul activităților de formare
- planul de carieră
- comunicarea internă.
Sigure, eficiente din punct de vedere al costurilor și oferind o flexibilitate de care echipele de astăzi au nevoie, soluțiile software HR în cloud câștigă din ce în ce mai mult teren față de cele tradiționale, instalate on-premise la client.
Sincron HR Software este o soluție de resurse umane modernă, ce răspunde diferitelor nevoi de digitalizare a companiilor – de la cazurile în care devine esențial ca angajații să poată accesa datele în orice moment, de pe orice dispozitiv, până la cele în care, în continuare, o mare parte a forței de muncă este prezentă fizic la job.
Mihai Stanca, Managing Director Sincron HR Software
