Zilele de concediu, orele suplimentare lucrate, munca în ture, pontajul la începerea și la terminarea programului sunt doar câteva dintre elementele-cheie ale unei bune desfășurări a activităților dintr-o companie. Managementul timpului angajaților nu este deloc o sarcină ușoară.
Managerii, șefii de departamente și specialiștii în resurse umane nu numai că trebuie să se asigure că angajații vin la timp la serviciu, că sunt destui oameni la lucru sau pe o tură, dar și că nu se suprapun prea multe concedii, că salariile sunt calculate fără greșeală și că orele suplimentare și cele de noapte sunt contorizate corect. Pentru pontaj, în multe companii, pentru programarea angajaților în ture de lucru, dar și pentru calculul salariilor, se folosește încă programul Excel, program care are, însă, limitele lui.
Deși programul Excel este o metodă mai avansată decât scrisul și calculele clasice făcute pe hârtie, în zilele noastre există și soluții mai eficiente. Una dintre acestea ar putea fi utilizarea unui soft de pontaj.
Care sunt avantajele și dezavantajele unui pontaj în Excel comparativ cu un soft de pontaj
La Capitolul ,,Avantaje” figurează faptul că Excel-ul este o metodă convenabilă de pontaj pentru firmele mici, cu puțini angajați, și că nu necesită mult timp și efort din partea managementului. Mai mult, poate fi completat de (aproape) oricine și se poate vedea foarte ușor cât a lucrat fiecare, se pot ponta ora de începere și ora de sfârșit a programului de lucru, așa cum cere legislația în vigoare.
În ceea ce privește dezavantajele, dacă o companie medie sau mare folosește un program Excel, erorile pot apărea destul de des, pentru că unele date pot lipsi sau pot fi raportate mai târziu, ceea ce nu se întâmplă de regulă în cazul utilizării unui soft de pontaj. Mai departe, este important de spus că utilizarea unui program Excel pentru pontaj va consuma mult prea mult timp într-o organizație mare. Un soft de pontaj încurajează colaborarea dintre angajați și le permite specialiștilor și managerilor de resurse umane să se asigure că toate turele sunt acoperite și să aprobe cererile angajaților în timp real. Mai mult decât atât, dacă un program de pontaj poate fi corelat cu un soft de salarizare, atunci în companie calculul salarial se va face rapid, eficient si fără greșeli.
Tot la Capitolul ,,Dezavantaje” putem trece faptul că programul Excel nu permite comunicarea în timp real, spre deosebire de un soft de pontaj. Cu ajutorul unui soft de pontaj, angajatul poate fi notificat imediat atunci când managerul îi trimite un memo important și astfel se elimină situațiile de genul ,,nu a ajuns mailul”. În plus, în cazul companiilor unde se lucrează în ture, atât angajații, cât și managerii pot lasa sarcini și note pentru cei care intră în tura următoare.
În loc de concluzie
Un software de pontaj îți oferă o transparență totală, este foarte ușor de folosit, iar angajații, indiferent că lucrează part-time sau full-time, au acces în timp real la acesta. Ei pot vedea zilele de concediu rămase, orele suplimentare lucrate, orele pe care le-au recuperat și pot comunica mult mai ușor. Orice soft de pontaj performant generează fișe, tabele și rapoarte complexe, fapt care ușurează mult munca angajaților de la resurse umane.
