de GIANINA TOMA
In zilele noastre HR-ul tinde sa devina un HRTech si spun asta pentru ca profesia noastra devine din ce in ce mai tehnologizata. In multe organizatii, in special in cele cu prezenta globala, angajatii vad o noua fata a HR-ului, reprezentat mai degraba de un portal decat de o persoana.
In ultima vreme a aparut un curent care incearca sa ne convinga ca organizatiile care reusesc sa adopte cu succes tehnologii HR sofisticate performeaza intr-o mai mare masura decat cele care nu adopta astfel de instrumente. Dar ce loc ocupa de fapt HRTech-ul in ecuatia succesului? Unele studii arata ca cele mai multe organizatii au deja sisteme automatizate de HR, insa simpla automatizare a proceselor nu asigura avantajul competitiv.
Strategic…dar absent
Specialistii spun ca HR-ul devine din ce in ce mai mult o profesie tech, pentru ca organizatiile au nevoie sa:
– isi reduca cheltuielile cu procesele de administrare HR;
– fie mai competitive in atragerea de talente in organizatie;
– determine o transformare a HR-ului, astfel incat acesta sa joace mai degraba un rol strategic decat unul de administrare.
Toate acestea suna relativ bine in teorie, dar sunt oare noile „solutii tech” noul Graal al managementului performantei? Pot intr-adevar aceste solutii sa aduca valoarea adaugata atat de mult trambitata? Spre exemplu, cum ar putea transformarea HR-ului intr-un portal sa creasca rolul strategic al HR-ului, elimindu-i functia cea mai importanta, respectiv interactiunea reala cu angajatii? Asadar, dupa noile teorii, profesionistii HR nu trebuie sa fie doar fini cunoscatori ai tuturor proceselor de HR management, ci sa aiba si abilitatea de a aplica aceste cunostinte prin noile tehnologii.
In organizatiile globale, de exemplu, HR-ul isi furnizeaza deja serviciile prin intermediul unui site sau aplicatii web, astfel ca angajatii si candidatii acestor companii primesc serviciile HR adresandu-se unui sistem HRIS si nu unei persoane.
Ne place tehnologia, dar preferam hartia
In anii ‘90, Balanced ScoreCards a introdus o noua „mantra” in lumea corporate: „What gets measured gets managed”, iar organizatiile masoara acum performanta angajatilor pe principiul „administreaza si motiveaza”. Asteptarea companiilor este ca departamentele de HR sa actioneze in aceasta directie si astfel sa adopte si sa implementeze tehnologii IT superioare si eficiente din punctul de vedere al costului.
Aceste tehnologii ar trebui sa sprijine HR-ul in motivarea fortei de munca, ceea ce va conduce in ultima instanta la succesul afacerii. Aceasta este insa teoria pentru ca in realitate sistemele HR tech ale multor companii mici si mijlocii sunt bazate tot pe principiul administrarii HR pe hartie si pe cel al verificarii performantei o data pe an.
Nu sistemul ne face performanti
Multe dintre companiile producatoare de software au intrat in arena HR cu produse care promit sa imbunatateasca si sa creasca performanta proceselor specifice, care promit cresterea engagementului si, poate cel mai important, rezultatele superioare in business.
Aceste noi tehnologii merg mult mai departe decat traditionalele sisteme de payroll, si de cele mai multe ori vin „echipate” cu o multime de butoane si proprietati care chiar fac sens la prima vedere (alinierea strategica a obiectivelor, 360 degree feedback, succession planning etc). Desi toate aceste aplicatii sunt atragatoare, implementarea unui asemenea sistem nu e treaba usoara, mai ales daca aceste butoane nu iti prea folosesc. Stim cu totii ca un software nu poate conduce procesul de management al performantei, dar folosit prudent si cu intelepciune acesta ne poate ajuta.
Cheia este sa alegem un sistem flexibil, perfect customizabil de la definirea criteriilor si obiectivelor de performanta, la biblioteca de competente si rapoarte. Altfel ne trezim ca avem in brate un elefant mare si alb, mult mai greu de administrat decat sistemele traditionale de evaluare. Si atunci ce facem cu el?
Trebuie inteles de la bun inceput ca softul nu poate decide daca obiectivele definite sunt SMART sau nu. Nici nu-ti poate spune daca criteriile de evaluare sunt aplicabile cu adevarat fiecarui angajat, nici nu poate decide daca obiectivele angajatilor sunt aliniate cu obiectivele organizatiei. O solutie coerenta este un software care ne furnizeaza un mecanism care permite angajatului si managerului sa „omoare doua muste dintr-o lovitura”: sa evalueze performanta anului trecut si sa ajute, in acelasi timp, la planificarea obiectivelor viitoare. In timp ce planifica anul viitor, angajatul si managerul pot analiza impreuna obiectivele necompletate de anul trecut si pot sa decida introducerea unora noi.
Unele softuri permit, de asemenea, crearea unei biblioteci de competente. Daca aceasta biblioteca nu este doar una predefinita, ci una editabila, atunci sistemul chiar incepe sa produca valoare adaugata, stiind ca fiecare companie are nevoie de seturi de competente diferite in functie de profilul sau. Unele sisteme au integrate inclusive platforme social media pentru usurarea comunicarii intre evaluator si evaluat.
Cateva puncte de considerat cand vreti sa selectati un furnizor de solutii tech pentru HR:
- Flexibilitate: sa dea libertate organizatiei in alegerea si editarea continutului;
- Posibilitatea ca sistemul sa poata fi folosit in acelasi timp atat in evaluarea performantei trecute, cat si in planificarea celei viitoare;
- Sistemul trebuie sa emita nu numai rapoarte predefinite, ci si rapoarte customizate, in baza tuturor informatiilor stocate;
- Posibilitatea de a fi accesat online, atat de manageri, cat si de angajati, din locatii diferite, in acelasi timp;
- Logic si user-friendly: unele solutii IT arata ciudat, iar pentru a ajunge la rezultatul dorit utilizatorul trebuie sa parcurga pasi ilogici, consumatori de timp;
- Celelalte iconite si butoane care populeaza ecranul, frumos colorate, trebuie verificate atent in faza de testare. In multe cazuri veti descoperi ca nu va trebuie, iar din cauza lor interfata este greoaie si de multe ori….mai costisitoare.
In teorie, cu ajutorul unui astfel de sistem inteligent, munca a doi – patru oameni de HR poate fi redusa la munca unuia singur, iar asta arata clar o reducere de cost. Insa administrarea virtuala a unei organizatii este mult mai complexa: pe de o parte avem o reducere de costuri, insa nu trebuie sa pierdem din vedere provocarile specifice:
– atunci cand interactiunea umana este inlocuita prin interactiunea online, creste riscul de pierdere a talentelor din organizatie;
– HR-ul inseamna interactiune umana si comunicare fata in fata si cum elementul uman va ramane intotdeauna semnificativ in HR, trebuie gasit echilibrul intre „interfata” umana si cea virtuala;
– dezvoltarea tot mai rapida a tehnologiilor IT, va face ca unele tehnologii sa nu mai poata fi accesate in viitor.
Piata solutiilor IT pentru masurarea performantelor creste semnicativ in fiecare an, si cu siguranta HR-ul ar trebui sa fie la curent cu toate noutatile. Aceste solutii implementate si adaptate specificului fiecarei companii in parte pot aduce valoare adaugata nu doar in masurarea performantelor, ci pot fi un real sprijin si in alte procese de HR: recrutare, training, rewards etc. Totusi, acestea trebuie percepute doar prin rolul lor de unealta de eficientizare si nicidecum ca substitute de comunicare intre management si angajati sau intre HR si angajati.
In organizatiile in care comunicarea intre angajati , HR si manageri se desfasoara in proportie semnificativa doar prin intermediul acestor platforme, s-a constatat un sentiment de apartenenta slabit. Cu cat aceste solutii tech sunt mai performante cu atat tendinta de interactiune reala in cadrul organizatiei este mai scazuta, comunicarea desfasurandu-se aproape exlusiv prin platformele de social media integrate in aceste solutii. Sunt de acord ca activitatea de administrare poate fi eficientizata, lasand timp HR-ului sa se concentreze mai mult pe strategii, dar atata timp cat aceste solutii de eficientizare nu distrug insasi esenta HR-ului – aceea de interactiune reala cu angajatii organizatiei.
Gianina Nicoleta Toma, HR Director, Ethics & Compliance Officer, URS Engineers & Constructors Romania (former Washington E&C Romania)
Articol publicat in revista HR Manager, nr. 25, ianuarie-februarie 2013. Va asteptam sa va abonati la revista HR Manager.
Sursa foto: 123rf.com
