de CALIN MURESAN
Desi fusesem rugat sa scriu un articol despre sedinte, ticsit cu exemple practice despre cum sa le facem mai eficiente, am decis sa fac aproape contrariul.
Am pastrat partea practica intrucat, nu-i asa, indiferent in ce nori suntem cu capul, e bine sa avem picioarele bine ancorate in pamant. De ce contrariul? In afara de propriu-mi amuzament (nu v-a placut niciodata Darth Vader sau JR Ewing?), sunt trei motive serioase. In primul rand, nu ducem lipsa de articole pe tema sedintelor eficiente si eficace.
In al doilea rand, poate anii de comunism sau „supravietuirea / adaptarea noastra de 2000 de ani” ne-au imprimat o certa tendinta de a cauta agenda ascunsa sau acel „ce vrei sa spui de fapt?”. In acest pamflet punem totul pe masa intr-o maniera amuzant-amara.
Si in al treilea rand, noi, adultii, invatam bine si pe varianta „asa NU”. Imi aduc aminte chiar de un Demotivator care spunea ceva de genul: „Te-ai gandit vreodata ca esecul tau total poate ii va inspira pe altii in a avea succes?”
Cum sa dinamitati subiectul, oamenii si sedinta (ca instrument de management):
- Nu exista subiect pentru care sa nu puteti convoca o sedinta cu mai multa lume. Chiar si pentru situatiile in care trebuie sa clarificati, de fapt, subiectul cu o singura persoana. De ce sa vorbiti direct, 10 minute pe telefon, sau printr-un mail scurt? Ati pierde miza, desfasurarea de forte si distractia de echipa.
- Puteti instaura un soi de ritual al sedintei permanente. Sigur exista cativa colegi sau subordonati mai mult decat dispusi sa contribuie la bunul mers al corporatiei prin conversatii prelungite pe balcon, in cafeterie sau in biroul dumneavoastra. Este un exemplu de team-work, nu?!
- De ce sa aveti obiective ale sedintei cand acestea pot aparea pe parcurs? Obiective de a lua o decizie sau finaliza o activitate impreuna… Obiectivele nu sunt un semn bun si trebuie evitate. Exista motive si maniere clasice de a disipa responsabilitatea: „Ce decizii sa mai luam? Stim cu totii cum si, mai ales, cine ia deciziile” sau „Oricum nici departamentul X nu ne-a trimis datele”. In Matrix era un citat celebru: „Never underestimate the power of denial”.
- In continuarea motivului 3, precizez ca un subiect fantastic si nelimitat pentru o sedinta este discutarea celor care fie nu sunt la masa, fie sunt in minoritate, fie isi pierd repede cumpatul. Foarte usor se poate respinge un argument rational apeland la lipsa de tact a colegului „scos din pepeni”. Nu toata lumea face distinctia intre lipsa de raison a unui argument si cea a comportamentului uman. Iar barfa este marfa cea mai veche din lume.
- Hai sa spunem ca faceti greseala de incepator si planificati un timp al sedintei. Inclusiv stabiliti intervalul „rezonabil” de o ora, hai o ora si douazeci… bine, maxim o ora patruzeci. Atunci obligatoriu veti urma Semi-decalogul:
(1) Intarziati, e mai bine sa fiti asteptat(a) decat sa asteptati.
(2) Daca altii intarzie, gasiti-va altceva de facut si promiteti ca reveniti in sala in X minute.
(3) Daca vreun coleg / colega mai compentent(a) decat e cazul va reaminteste ca ati planificat un timp de final, sugerand ca ar fi cazul sa va reintoarceti la subiect ca sa terminati in cele 30 de minute ramase, actionati cu fermitate. Spuneti ceva de genul: „este foarte important sa avem parerile si diversele perspective ale tuturor pe orice aspect, verificand in egala masura alinierea mentalitatilor noastre astfel incat sa fim convinsi ca nimic nu ne poate abate de la obiectivul nostru final, si anume crearea de valoare adaugata pentru stakeholderii afacerii noastre! (urmat de aplauze sau minim incurajari tip „Da, asa este”. „Foarte bine spus”. „Sunt total de acord”). Dixit…
Articolul se regaseste integral in revista HR Manager, nr. 30. Pentru a putea citi articolul in intregime, va asteptam sa va abonati la revista, in format digital (e-paper) sau print.
