Ca în cazul majorității angajatorilor, renunțarea la contract în perioada de probă este una dintre provocările cărora trebuie să le facem față, cu atât mai mult în ultimii ani, când piața forței de muncă a avut o dinamică neașteptată.
de Diana Zamfir
Acesta a fost contextul care ne-a motivat să construim DHL Onboarding Program, o soluție pentru a ne asigura că integrarea în companie a noilor angajați este una ușoară, fluentă, atât pentru noul venit, cât și pentru echipă, și că tot ce este nou și are potențialul de a deveni un factor de stres este mult mai bine gestionat de toată lumea.
OBIECTIVE ȘI INDICATORI
Proiectul a început în urmă cu câțiva ani, când toți noii angajați primeau o atenție deosebită din partea echipei de HR. Mai exact, asta însemna că cineva din echipa de HR îi suna în mod regulat pe noii veniți (după primele două săptămâni, după prima lună, după a două, după a treia) pentru a se asigura că se simt bine în organizație, că se acomodează cu noul rol și cu echipa, dar și ca să vadă dacă sunt aspecte ce trebuie îmbunătățite. Această abordare a evoluat ulterior în ceea ce numim azi program de onboarding. Acum, nu se mai ocupă doar HR-ul de noii veniți, ci o mai mare parte a organizației. De acele telefoane sau întâlniri cu noul angajat se ocupă acum în mod formal superiorul direct.
Când am „desenat” acest proiect de onboarding ne-am gândit în mod special la doi beneficiari:
1. Managerul direct: ne-am dorit să-l ajutăm în integrarea noului membru în echipă, pentru că un cadru formal, care îți arată și îți explică pașii de urmat, este de mare ajutor atunci când vrei să te asiguri că faci lucrurile bine de prima dată. De exemplu, am creat un handbook special pentru manager, în care găsește informații de tipul: detalii tehnice legate de onboarding (cât durează, cum se realizează, cine este implicat, care sunt etapele concrete prin care trece angajatul și care sunt acțiunile-cheie aferente acestor etape, care este rolul managerului în acest demers), planul de acțiune construit cronologic, descrierea sistemului de feedback, checklists și formulare de feedback etc.
2. Noul angajat – el sau ea – vine în organizație cu o mulțime de întrebări: cum e structurată organizația? Care sunt obiectivele ei majore? Care este mai exact rolul meu? Cu cine vorbesc dacă am nelămuriri? Sunt întrebări care apar în mod natural. Iar acest program este special pentru că începe, pe cât posibil, înainte de semnarea contractului de muncă – viitorii angajați primesc ceea ce numim DHL in a Box, o livrare specială, prin care îi urăm bun-venit în universul DHL.
Dincolo de marele obiectiv „soft” al programului, acela de a cultiva employee engagementul încă din primele zile în organizație, obiectivul major ale programului în termeni de indicatori de performanță a fost reducerea turnover-ului în primele 3 luni de la angajare și apoi în primele 6 luni. De exemplu, pe FY 2016, turnoverul a fost de 29,2%, apoi pe FY 2017 a scăzut la 20,4%, iar în YTD 2018 a ajuns la 11,5%. Mai mult, un impact și mai mare a fost observat la nivelul echipelor care înregistrau de regulă cel mai mare turnover: 39% în 2016 vs 20,8% în 2017.
IMPLEMENTARE
Am avut nevoie de o pregătire anterioară demarării proiectului propriu-zis, în care liderii de echipe, supervisorii și managerii au primit toate informațiile de care ar fi putut avea nevoie spre a îmbrățișa acest demers, mai ales că programul presupune activități suplimentare din partea lor, conform unui calendar de acțiuni bine stabilit. După această perioadă de „selling”, a urmat livrarea de traininguri și prezentări. De exemplu, am organizat sesiuni de training pe oferirea de feedback în formatul AID (Action, Impact, Decision). Evident, la început ne-am confruntat și cu o doză de scepticism, iar prima zi de Onboarding Program a venit cu emoții pentru toată lumea, însă feedbackul direct și rezultatele ulterioare ne-au demonstrat tuturor că eforturile au meritat. Iar în toată această „călătorie”, suportul managementului DHL a fost foarte important pentru noi.
Trebuie să recunosc că azi am uitat cât de grea a fost așteptarea primului feedback de la noii angajați. Când primești un mesaj de la un viitor angajat căruia tocmai i-a fost livrat DHL in a BOX, în care îți descrie cum s-a simțit când a văzut curierul DHL la ușă și a deschis coletul… știi că faci ceea ce trebuie.
Au existat și modificări pe care le-am făcut ca urmare a feedbackului primit de la colegi. Inițial, teamleaderii curieri erau cei responsabili cu on-the-job training, însă am constatat că impactul este mai mare dacă on-the-job trainingul este realizat de un curier cu experiență. Respectiv, curierul nou angajat merge pe rută alături de un curier cu experiență, pentru a vedea exact cum se întâmplă lucrurile pe teren, iar partea de training tehnic rămâne în sarcina teamleaderului.
