Ne-am dorit mult să dezvoltăm o nouă structură de management în depozitul nostru din Pitești, prin urmare am inițiat un program dedicat de formare și dezvoltare pentru angajații cu potențial din echipa centrală de logistică, angajați denumiți generic „blue-collars” sau lucrători în depozit.
de Mihaela Cana
Programul a primit numele de „Academia de Logistică” și a fost implementat în perioada aprilie 2016 – decembrie 2017 cu scopul precis de a soluționa două nevoi importante pentru organizație:
• Nevoia internă de a reorganiza activitatea din cadrul depozitului de logistică: să devenim mai eficienți în pregătirea și livrarea comenzilor de marfă și să gestionăm mai bine volumele crescute de vânzări, fără a face rabat la standardele înalte de calitate.
• Nevoia de a oferi oportunități de creștere pentru angajații cu potențial, indiferent de nivelul ierarhic sau de rolul pe care îl ocupă în organizație.
IMPLEMENTAREA
Am început programul cu o analiză a proceselor interne desfășurate în cadrul depozitului de logistică, iar datele obținute ne-au dovedit că trebuie să îmbunătățim structura organizațională existentă, astfel încât să avem un control mai bun asupra principalelor procese care au loc aici.
Noua structură organizațională a presupus numirea unor Team Leaderi pentru fiecare zonăcheie din depozit, cu responsabilități atât la nivelul activității efective, cât și la nivelul echipei. Intenția a fost de a ajusta stilul de management al acestora de la unul de tip centralizat (tradițional) la unul participativ, axat pe inițiativă și autonomie.
Acest pas a fost precedat de o evaluare tip feedback 360 în rândul celor 125 de angajați din depozitul de logistică, pentru a-i putea identifica pe cei cu potențial de promovare în noua structură. După centralizarea feedbackurilor, am selectat un număr de 44 de persoane, cu rezultate foarte bune, pe care le-am introdus ulterior într-un Development Center, pentru a identifica potențialul lor de a deveni team leaderi.
În urma acestui Development Center, din cei 44 de angajați am nominalizat 20 capabili să preia poziții de Team Leader pe diverse procese din depozit (de exemplu, Team Leader Gestiune, Team Leader Operațiuni etc.). La momentul respectiv, acești angajați blue-collars ocupau poziții de execuție (gestionari, stivuitoriști, operatori platforme etc.), ei neavând expunere în ceea ce înseamnă coordonarea de echipe și procese. Cele 5 componente-cheie pe care le-am considerat relevante în cazul lor au fost: Coordonare, Comunicare, Planificare, Organizare și Control.
Mai departe, având în vedere că în acest program am inclus persoane care proveneau din rândul blue-collars, cu nivel de studii liceale și fără alte experiențe de participare la cursuri de dezvoltare, am creat un sistem gamificat pentru a-i atrage și a-i menține în program. Astfel, cei 20 de angajați au fost invitați să ia parte la o olimpiadă personalizată, în cadrul căreia au avut de rezolvat diverse provocări cu scopul de a câștiga cât mai multe puncte, miza fiind calificarea pentru rolul de Team Leader.
Implementarea proiectului s-a bazat pe o susținere importantă atât din partea participanților, cât și a managerilor din departamentul de logistică. Este o abordare firească pentru că în cadrul Caroli Foods Group gândim și implementăm proiecte pentru categoria de angajați Blue Collars, astfel încât să îi identificăm, în rândul lor, pe cei care au resursele necesare pentru a avansa în companie. Este o direcție pe baza căreia funcționăm și prin care oferim șanse egale tuturor în a avea o poziție sau un rol mai importante față de momentul angajării.
CARMEN IANCU DIRECTOR EXECUTIV RESURSE UMANE, CAROLI FOODS
Punctele au fost repartizate pe fiecare nivel pornind de la principiul exprimat de Malcolm Gladwell în cartea „Excepționalii”, și anume că ai nevoie de 10.000 ore de practică într-un domeniu pentru a deveni cu adevărat un expert. Noi am tranformat aceste 10.000 de ore de practică în 10.000 de puncte și am atribuit fiecărui nivel un anumit număr de puncte astfel încât pe măsură ce te apropiai de fazele finale ale competiției, efortul de a atinge punctele să fie cât mai consistent.
PROVOCĂRILE Cea mai mare dificultate în implementarea proiectului a fost în a găsi abordarea potrivită pentru grupul-țintă reprezentat de angajați cu un nivel de școlarizare mediu și pentru care dezvoltarea personală nu era un punct de interes. A fost absolut necesar să identificăm o modalitate de a le menținem atenția pe parcursul întregului proiect, cu tot ce avea să însemne el. Și am reușit să găsim o formulă câștigătoare cu ajutorul partenerului nostru de training, Humanistic.
După ce au stabilit o relație cu middle managementul companiei și au purtat diverse discuții, trainerii Humanistic au înțeles exact ce ne trebuie și au gândit atât livrarea de cursuri într-o manieră experiențială, cât și sistemul de gamification, cu provocări atractive și conectate la activitatea angajaților.
Concret, am optat pentru metoda de învățare experiențială pentru că exercițiile simulau momentele unei zile de muncă în depozit, iar metodele de training alternative precum debate-ul, development centerul, active learning-ul, journalingul, animația socio-educativă și mentoratul au fost adaptate pentru a corespunde realității lor.
O altă provocare a fost faptul că această categorie de angajați nu are adrese de e-mail, prin urmare nu puteam să menținem legătura cu ei și prin mediul online. Am avut nevoie de altă soluție, care s-a concretizat printr-un grup închis de WhatsApp, la care aveau acces toți participanții, dar și trainerii implicați în program. Aici ei puteau să pună întrebări și să mențină legătura cu trainerii, iar noi puteam să le trimitem probele și să primim rezolvările în timp util.
REZULTATELE
80% dintre participanții nominalizați au fost definitivați pentru pozițiile de Team Leaders, ceea ce reprezintă un succes pentru întregul proiect, ținând cont de faptul că am reușit să avem un grad crescut de retenție a angajaților cu potențial pe tot parcursul implementării. 100% implementare sistem nou cu indicatori de performanță la nivelul întregului depozit. Structura indicatorilor de performanță a fost schimbată pentru a reflecta noile modificări de structură organizațională. 85% grad de retenție al angajaților implicați în întregul program de dezvoltare, ceea ce ne-a permis o stabilizare a echipei de coordonare.
Depozitul central de logistică al Caroli Foods Group se află în Pitești și are aproximativ 130 de angajați, distribuiți astfel în cadrul departamentului: group team leaderi, team leader gestionări, team leader operațiuni, team leader platformeexport și key useri. Aceștia își desfășoară activitatea în trei schimburi, rolul lor fiind să încarce și să distribuie marfă către celelalte filiale ale companiei din Cluj, Brașov, Timișoara, Constanța, Bacău, Craiova, București și județul Argeș
MIHAELA CANA TRAINING MANAGER, CAROLI FOODS GROUP
Cu o experiență de peste 12 ani în varii arii ale resurselor umane, Mihaela ocupă cu entuziasm funcția de Training Manager în cadrul Caroli Foods de mai bine de 4 ani. În acest rol, Mihaela a dezvoltat cu succes o serie de programe de dezvoltare profesională adresate tuturor categoriilor de angajați. Cel mai recent este Academia de Logistică, proiect ce a primit recunoașterea comunității locale de HR în cadrul Galei HR 2018, organizată de HR Club (câștigător la categoria „Formare și Dezvoltare”).
