Uneori poate fi dificil să ții în ordine toate actele pe care le generează firma ta. Poate fi ușor să pierzi urma unui contract mai vechi sau să rătăcești un document important pentru firmă. Există numeroase cazuri de pierdere, deteriorare sau chiar distrugere neintenționată de acte, însă o astfel de situație nu e niciodată o veste bună.
Administratorii care nu sunt atenți cu actele firmei lor pot avea parte de multe neplăceri din acest motiv. Aceștia sunt nevoiți să piardă timp și nervi așteptând la cozi pentru reînnoirea acestora și riscă să fie sancționați cu amenzi usturătoare pentru neglijență. Tocmai de aceea, e important să știi ce greșeli ar trebui evitate atunci când vine vorba de actele și documentele companiei tale:
- Depozitarea în condiții impropriii
Acesta e o greșeală mult prea comună în rândul administratorilor din România. Stocarea și depozitarea deficitară a actelor poate duce la pierderea lor și, în timp, la deteriorarea sau chiar distrugerea lor. Tocmai de aceea, condițiile în care sunt păstrate actele importante dintr-o companie contează foarte mult.
Când ai o zi foarte plină, arhivarea corectă a documentelor probabil nu se numără printre prioritățile tale. Însă aceasta este o greșeală, pentru că există riscul ca ele să se rătăcească sau chiar să dispară definitiv. Pentru a stoca și depozita corect documentele firmei tale, ar trebui să folosești alonje și cutii de arhivare în care să-ți păstrezi actele în mod organizat. Astfel, nu doar că le vei proteja de deteriorare, dar vor fi și mai ușor de găsit atunci când ai nevoie de ele.
- Arhivarea ineficientă
Modul în care utilizezi actele și documentele din firmă trebuie luat în calcul atunci când alegi metoda potrivită pentru arhivare și depozitarea lor. De unele documente nu vei avea nevoie decât rareori, precum facturile sau contractele vechi, iar de altele vei avea nevoie frecvent, cum e cazul actelor de înregistrare ale firmei ce trebuie prezentate atunci când are loc un control sau în relația cu băncile sau instituții ale statului.
Tocmai de aceea, ar trebui să arhivezi actele firmei și în funcție de frecvența utilizării. Actele pe care le folosești frecvent ar trebui să fie mereu la îndemână, în timp ce documentele de care nu ai nevoie pot fi depozitate oriunde în spațiul de lucru, atât timp cât se află în siguranță.
- Arhivarea fără criterii
O greșeală comună este să amesteci într-o zonă toate actele, gândindu-te că vei găsi acolo tot ce ai nevoie dacă vei avea nevoie de un act mai târziu. Problema constă însă în faptul că documentele și actele se vor aglomera mult mai repede decât te-ai putea aștepta și va deveni extrem de dificil, dacă nu chiar imposibil, să le găsești pe cele de care ai nevoie în toată această dezordine.
Ca în multe alte situații în viață, ai nevoie de un sistem de organizare care să funcționeze pentru tine. Cel mai simplu este să arhivezi actele în funcție de categoria din care fac parte, iar apoi în funcție de dată. Astfel, ori de cât ori ai nevoie de un contract, o factură sau chiar o chitanță mai veche, nu trebuie decât să cauți categoria potrivită și data la care estimezi că a fost eliberat actul. Astfel, vei găsi mereu rapid și ușor orice document și vei sta și liniștit, știind că acestea sunt bine păstrate.
- Neglijența
Din nefericire, neglijența în manipularea actelor și documentelor nu este o raritate în rândul administratorilor. Atunci când nu suntem atenți cu actele importante, deschidem ușa unor probleme de care cu greu vom scăpa. Din grabă sau stres se poate întâmpla să lași un act important afară după ce l-ai folosit, uitând de el. Apoi, când te întorci, constați cu regret și frustrare că nu îl mai poți găsi și că va trebui înlocuit.
E drept, uneori poate fi o bătaie de cap să te ocupi de lucruri mărunte, cum e arhivarea documentelor, în special atunci când te grăbești sau ai lucruri mai importante de făcut. Nu ar trebui să uiți însă că tocmai din acest motiv vei fi forțat să depui efort și să pierzi timp înlocuind actele pierdute, totul pentru a economisi un minut, cât ar fi durat să pui acele documente la locul lor.
Sursă foto: Shutterstock
