Fie că angajaţii lucrează de la birou sau de acasă, pontajul este vital pentru ca raportul angajat – angajator să se deruleze corect, iar compania să fie eficientă, productivă şi profitabilă. Cu ajutorul unui sistem de pontaj stabil veţi cunoaşte exact valoarea muncii angajaţilor, iar aceştia vor rămâne mai concentraţi ştiind că fiecare oră muncită este recompensată corect.
de Maria Andrei
Există câteva reguli esenţiale în pontaj pe care toate companiile care au o productivitate bună le cunosc deja. Redăm, mai jos, câteva dintre acestea:
Pontaj uşor şi rapid
O formulă simplă de pontaj determină, de cele mai multe ori, eficiența în managementul timpului angajaţilor. Indiferent de instrumentul utilizat pentru pontaj, acesta trebuie să fie uşor de înţeles şi să poată fi completat într-un timp foarte scurt.
Automatizarea procesului
Cea mai simplă modalitate de a ponta angajaţii este utilizarea unui instrument de urmărire a timpului, deoarece acesta automatizează procesul de documentare, făcându-l mai rapid şi mai eficient.
Reducerea timpului de înregistrare a pontajului
Înregistrarea pontajului nu trebuie să dureze mai mult de 10 minute în cazul angajaţilor şi, cu siguranţă, nu trebuie să le consume mult timp managerilor pentru analiza rezultatelor.
Păstrarea datelor în siguranţă
Indiferent de instrumentul folosit pentru pontaj, existenţa unei metode prin care datele obţinute să fie stocate sau recuperate în caz de pierdere este esenţială. Când utilizaţi o platformă online pentru managementul timpului, asiguraţi-vă că documentele sunt salvate constant.
Transparenţa procesului
Procesul de pontaj trebuie să fie accesibil atât pentru angajaţi, cât şi pentru angajatori, acest lucru asigurând transparenţă şi consolidând încrederea în raportul corect dintre angajat şi angajator.
Conformitatea cu legislaţia în vigoare
Pontajul trebuie să fie validat întotdeauna conform legilor în vigoare şi politicilor interne ale companiei.
Cum poţi eficientiza procesul de pontare?
Comunicaţi-le angajaţilor importanța pontajului pentru bunul mers al companiei
Încrederea este esenţială pentru o cooperare reuşită. Forţând angajaţii să folosească pontajul, fără explicaţii, veţi genera suspiciuni şi nemulţumiri. Pentru a evita acest lucru, asiguraţi-vă angajaţii de beneficiile pe care le aduce pontajul atât pentru aceştia, cât şi pentru clienţi şi companie.
Demonstraţi-le angajaţilor că pontajul este un indicator important al eficienţei
Instrumentele de urmărire a timpului pot fi extrem de utile şi pentru beneficiul personal al angajaţilor.
Schimbaţi ce nu merge
Informaţiile bune fără acţiune sunt inutile dacă atunci când urmăriţi pontajul nu renunţaţi la strategiile care nu funcţionează. Faceţi o schimbare a acestora şi păstraţi-le numai dacă se văd rezultate favorabile în datele de pontaj.
Utilizaţi o platforma stabilă
Există sute de instrumente de pontaj, toate având metode şi fluxuri de lucru diferite. Găsiţi platforma care este cel mai uşor de utilizat, care urmează fluxul de lucru din cadrul companiei şi care este stabilă şi actualizată constant cu ultimele modificări legislative.
De exemplu, aplicaţia software Time vă poate ajuta să standardizaţi procesul de pontare la nivelul companiei, să gestionaţi orele suplimentare şi absenţele angajaţilor şi să implementati un sistem standardizat de aprobare a timpului liber pentru angajaţi. Pontajul poate fi introdus de salariat, aprobat ulterior de către superiorii din companie, aceştia având posibilitatea de a opera pontajul pe centre de cost. Softul de pontaj este permanent actualizat în concordanţă cu legile în vigoare şi cu regulile interne ale companiei.
De asemenea, cu ajutorul unui soft de pontaj poate fi urmărit gradul de ocupare zilnic sau lunar prin fişa de activitate, expusă în formă detaliată de timesheet.
