de Daniel Rotaru
Video conferinţa este cea mai modernă şi eficientă metodă de realizare a interviurilor la distanţă şi poate fi un pas decisiv pentru succesul unui proces de recrutare. Orice angajator, specialist în resurse umane sau nu, poate astfel comunica şi interacţiona cu un candidat, eliminând barierele de timp şi spaţiu.
Inovaţiile tehnologice la nivel de videoconferinţă permit companiilor, indiferent de domeniul de activitate sau dimensiune, să schimbe fundamental procesele de recrutare şi gestiune a resurselor umane. Comunicaţiile video la calitate HD (High Definition) sunt, în mod evident, mult mai eficiente decât corespondenţa pe e-mail sau convorbirile telefonice, în crearea unui dialog între angajator şi candidat. Astfel, angajatorul poate surprinde elemente de natură vizuală, nonverbală, decisive în luarea celei mai bune decizii. Mai mult, utilizarea soluţiilor de videoconferinţă în procesele de HR contribuie direct la reducerea costurilor de deplasare, la reducerea timpului de recrutare şi la extinderea ariei geografice de căutare a forţei de muncă. Apreciate tot mai mult de agenţiile specializate în recrutare de personal şi head hunting datorită flexibilităţii şi facilităţilor de comunicare pe care le oferă, soluţiile de videoconferinţă devin un instrument de bază în munca de gestiune a Resurselor Umane.
Care sunt însă cele mai evidente beneficii ale utilizării acestor soluţii şi cum pot fi exploatate eficient de companiile româneşti?
Extinderea ariei geografice pentru angajare
Există numeroase domenii de activitate unde resursele umane necesare sunt dificil de găsit, iar procesul de recrutare trebuie extins ca arie de acoperire. IT-ul este doar un exemplu, majoritatea companiilor din acest domeniu orientându-se deja către oraşe mai mici din ţară pentru extinderea activităţii.
Extinderea ariei de angajare este un beneficiu important, atât pentru angajator sau agenţie de recrutare cât şi pentru candidat. Generaţia tânără (Millennials) este tot mai dispusă la schimbare reşedinţei pentru exploatarea unor oportunităţi de angajare, prin urmare extinderea geografică a procesului de recrutare poate duce la identificarea unor talente reale, a unor candidaţi cu potenţial ridicat şi prin urmare la creşterea generală a calităţii resurselor umane a companiei. Mulţi candidaţi cu potenţial nu se deplasează pentru un interviu de angajare dacă nu sesizează cu adevărat oportunitatea, prin urmare un interviu video le poate creşte nivelul de interes şi poate aduce în companie omul ideal pentru poziţia disponibilă. Succesul unei campanii de recrutare poate fi direct proporţional cu aria geografică de căutare a candidaţilor. Complementar, astfel de soluţii oferă şi un avantaj psihologic. Într-un mediu familiar, candidatul se poate exprima şi poate comunica mai liber şi mai natural decât într-un spaţiu străin. Videoconferinţa conferă astfel, în mod metaforic, neutralitatea procesului de recrutare.
Reducerea timpului de recrutare/angajare
Planificarea interviurilor de angajare este, în general, un proces complicat şi consumator de timp. Sincronizarea cu fiecare candidat, aşteptarea celor care sunt din alt oraş, deplasările necesare pot genera întârzieri de zile sau chiar săptămâni. În multe cazuri, departamentele de HR nu au însă acest timp la dispoziţiei şi preferă să-şi restrângă aria de acoperire. Utilizarea unei soluţii de videoconferinţa aduce însă rapid într-o întâlnire persoanele responsabile de recrutare cu potenţiali candidaţi, indiferent de locaţia acestora. Planificările pot fi făcute mult mai rapid, iar timpii morţi dispar. Derularea unor interviuri video la calitate HD oferă angajatorului suficiente informaţii pentru o triere rapidă şi eficientă a candidaţilor în etapa preliminară.
Un specialist HR poate pierde ore întregi în discuţii telefonice de selectare a unor candidaţi, ale căror calităţi le-ar fi descoperit în câteva momente într-o discuţie faţă în faţă. Printr-o videoconferinţă, lista scurtă pentru discuţiile detaliate va fi realizată mult mai repede, iar înregistrările interviurilor pot fi revăzute oricând pentru fundamentarea deciziei. Candidaţii pot participa la astfel de videoconferinţe într-un mod simplu, de pe un laptop sau tableta, sau chiar de pe telefonul mobil. Soluţiile sunt accesibile direct din browser, pe baza unor link-uri furnizate de angajator.
__________________________________________________________________________________
O analiză recent realizată de Polycom arată că 59% dintre participanţi preferă comunicaţiile video în relaţiile de business. Mai mult, în intervalul 2011-2015 ponderea interviurilor online în procesele de recrutare a crescut cu peste 50%. 66% dintre candidaţi preferă videoconferinţa pentru interviurile de angajare, iar 6 din 10 manageri HR o şi folosesc. Conform aceleiaşi analize, 93% din comunicare este nonverbală, iar videoconferinţa oferă un avantaj semnificativ faţă de interviurile realizate la telefon.
Conform specialistilor de la Lifesize, peste 90% din comunicare este non-verbală. Prin urmare, surprinderea acestor elemente în cadrul procesului de recrutare este esenţială. Indroduse pe piaţă încă din 1982, soluțiile de video-conferinţă, capabile astăzi să ofere calitate HD oricărui utilizator, devin principalul instrument de comunicare în relațiile moderne de afaceri.
____________________________________________________________________________
Analize postinterviu
Un alt avantaj al utilizării videoconferinţei în procesul de recrutare, comparativ cu un interviu clasic, este posibilitatea de a păstra înregistrările. Acestea sunt arhivate automat şi pot fi revăzute ulterior de către alţi membri ei echipei de selecţie, care nu au putut participa la sesiunea respectivă. Funcţionalitatea de arhivare a înregistrărilor video este foarte relevantă atunci când numărul de candidaţi este ridicat, profilul acestora este asemănător, iar numeroase interviuri se derulează în paralel. Astfel, prin posibilitatea de analiză extinsă postinterviu este garantată calitatea superioară a întregului proces de selecţie.
Reducerea costurilor
Amortizarea este un aspect important pentru orice investiţie, nu doar cele în tehnologie. Din perspectiva rentabilizării, soluţiile profesionale de videoconferinţă sunt mai uşor de evaluat , reducerile de costuri fiind evidente. În cele mai multe cazuri, investiţia ajunge să fie 100% amortizată, în medie, după trei luni. Care este explicaţia? În primul rând costurile de deplasare, cazare şi diurnă sunt anulate. La aceste costuri directe, se adaugă şi costuri indirecte, legate de timp – timp necesar deplasării, în care angajatul este plătit, dar nu este efectiv productiv pentru companie, timp necesar pentru a realiza o sesiune de lucru între membrii unei echipe distribuite geografic, care se traduce prin timp mai mult la ofertare sau în alte procese esenţiale de afaceri. Chiar şi pentru companii care operează o sigură locaţie secundară, perioada de acoperire a costurilor nu depăşeşte 6 luni.
Comunicarea cu angajaţii
Eficienţa videoconferinţei nu se rezumă însă la procesul de recrutare ci reprezintă un excelent instrument de comunicare şi motivare. Munca în HR include şi relaţionarea cu angajaţii existenţi, de la comunicarea unor pachete salariale şi beneficii până la derularea unor sesiuni de training/pregătire profesională. Pentru companiile cu activitate distribuită geografic aceste activităţi nu sunt simplu de derulat şi de multe ori au loc pe e-mail, un canal relativ impersonal şi care nu surprinde latura emoţională a relaţiei cu angajaţii. Video conferinţele sunt soluţia de a străbate în câteva secunde şi cu costuri minime distanţe de sute sau mii de kilometri. Distanţele fizice nu mai sunt un impediment pentru a realiza şedinţe de lucru, consultări, raportări sau chiar sesiuni uzuale de comunicare şi relaţionare între membrii unei echipe. Utilizarea în mod curent a unei astfel de soluţii constituie şi un factor psihologic important: relaţionarea este completă, construindu-se astfel sentimentul solid de apartenenţă la o comunitate, în ciuda separării fizice. Acestea permit angajaţilor mobili să păstreze legătura şi comunicarea la cel mai bun nivel cu restul echipei. În cazul angajaţilor remote, care îşi desfăşoară activitatea în alt oraş sau chiar în altă ţară , oferă posibilitatea de comunicare şi relaţionare cu restul colegilor.
Concluzii
Atât pentru agenţiile de recrutare cât şi pentru companiile cu o prezenţă distribuită sau cu forţă de lucru mobilă, soluţiile de videoconferinţă au devenit dintre cele mai utile unelte. După ce într-o primă etapă, mulţi utilizatori au testat soluţii gratuite, nemulţumiţi de calitatea serviciilor şi de lipsa suportului, aceştia au investit (migrat natural) în directia soluţiilor profesionale. Adoptarea unui sistem de videoconferinţă este o decizie importantă pentru o companie care doreşte să recruteze cei mai buni candidaţi. Noua generaţie este obişnuită cu tehnologia video, pe care o foloseşte frecvent în comunicaţii şi pe care o consideră un standard. Aşadar recrutarea, folosind acest sistem, obţine pe lângă beneficii materiale şi un alt plus, identificarea şi atragerea talentelor. Tehnologia schimbă industrii, companii şi joburi. Domeniul Resurselor Umane nu face excepţie şi observăm deja nevoia unor noi competenţe pentru managerii de Resurse Umane, a unor noi abordări şi strategii de management al forţei de muncă.
Daniel Rotaru, Business Development Manager Veracomp
Daniel are o experienţă de peste 15 ani în telecomunicaţii, în special sales şi zona de strategie şi analiză competitivă.
Este specializat în identificarea soluţiilor de comunicare cu cel mai mare impact în colaborare pe baza tehnologiei – atât în interiorul companiei cât şi cu partenerii/ furnizorii – şi optimizarea costurilor cu comunicaţiile prin identificarea soluţiilor alternative conform cu cerinţele de business particulare domeniului clientului.
