Funcționalitățile de self-service disponibile angajaților în interacțiunea lor cu departamentul de Resurse Umane au apărut în tehnologia de HR de peste zece ani.
de MIHAI STANCA, Managing Partner, Sincron HR Software
O formă des întâlnită în ziua de azi este cea a unui sistem de self-service accesibil printr-o interfață proprie sau printr-un portal online de pe orice dispozitiv conectat la internet. Acesta permite angajaților să efectueze singuri o varietate de activități legate de domeniul Resurselor Umane, fără a mai fi nevoie să interacționeze cu HR-ul.
Nevoia pare că a existat dintotdeauna, și de-o parte, și de alta a baricadei: opțiunile de self-service ale unui soft HRM oferă angajaților, inclusiv managerilor, acces mai rapid la informații, și în același timp eliberează parțial timpul celor de la Resurse Umane, pentru ca aceștia să se poată ocupa de alte activități care creează mai multă valoare pentru organizație.
Deci, dacă lucrezi la Resurse Umane și te-ai săturat să răspunzi în mod continuu acelorași întrebări puse de angajați sau candidați, există deja aplicații HR ce includ și funcții de self-service pentru angajați! Complementar, aceleași opțiuni de self-service plasează angajații și managerii într-o poziție mai proactivă și le oferă mai multă independență și flexibilitate față de situația tradițională, care îi pune într-o poziție pasivă, de așteptare.
CE SUNT EMPLOYEE SELF-SERVICE-UL (ESS) ȘI MANAGER SELF-SERVICE-UL (MSS) ÎNTR-UN SOFTWARE HR?
Employee Self-Service-ul (ESS) reprezintă o serie de funcționalități disponibile în platformele de HR moderne. Acestea permit angajaților să acceseze singuri informații ce țin de departamentul de Resurse Umane sau să facă singuri diverse acțiuni, care altfel ar trebui finalizate de către cineva de la HR. Cu o aplicație HR ce include și self-service, angajații se bucură de accesul rapid la informații, cum ar fi cele personale gestionate sub umbrela Resurselor Umane, și de viteza de rezolvare a cerințelor – obținerea unei adeverințe sau primirea răspunsului pentru o cerere de concediu. Nu mai e nevoie de solicitări pe e-mail către HR pentru a afla câte zile de concediu mai au sau pentru a-și accesa fluturașii de salariu.
Similar, printr-un instrument de Manager SelfService (MSS), managerii au la dispoziție meniuri dedicate cu opțiuni care le oferă mai multă autonomie în managementul echipei. Ei pot fi autorizați să revizuiască programele subordonaților sau cererile de concediu, să colaboreze cu colegii pentru evaluările de performanță și să contribuie la luarea deciziilor de angajare care îi privesc direct. Este de așteptat ca, în ziua de azi, managerii să aprecieze un nivel mai ridicat de autonomie. Acesta le permite să jongleze mai rapid cu multiple sarcini sau în intervale orare atipice, nevoie frecvent întâlnită în contextul work from home.
CUM TE AJUTĂ CONCRET UN SOFT DE SELF-SERVICE PENTRU ANGAJAȚI?
Depinde din ce perspectivă privești lucrurile. Printre beneficiile pe care le aduce companiei un program de self-service pentru angajați se numără:
1) O mai bună alocare a resurselor Vor scădea orele de muncă prestate de HR pentru a soluționa problemele administrative – atât cererile venite din partea angajaților și managerilor către HR, cât și nevoia proprie HR-ului de a rezolva task-uri cum ar fi actualizarea datelor personale, adrese, date de cont. Delegarea acestor update-uri direct către angajați face efortul de actualizare mai mic. Timpul câștigat poate fi redirecționat spre alte inițiative de resurse umane, care „construiesc“ mai mult pentru organizație, fără a neglija în niciun fel nevoile administrative.
2) Servicii mai rapide Multe dintre solicitările adresate HR-ului vizează cereri de informații care îi privesc pe angajați – număr de zile libere rămase, beneficii disponibile într-un sistem flexibil sau fluturași de salariu. Informația accesată direct din programul de selfservice pentru angajați este identică cu cea furnizată de HR, de aceea angajații ar prefera să poată accesa singuri sistemul, oricând au nevoie. Mai mult, uneori prezența HR-ului poate chiar încurca, de exemplu în cazul optării pentru beneficii flexibile, când oamenii și-ar dori să aibă timp să studieze ofertele, fără să consume timpul colegilor.
3) Un boost pentru entuziasmul angajaților E deja demonstrată legătura dintre engagementul oamenilor din companie și rezultatele de business. O aplicație de self-service pentru angajați care le dă acestora acces 24/7 la datele personale crește autonomia oamenilor, le oferă mai mult control și demonstrează transparență din partea companiei. Ulterior, asta poate da un boost interacțiunii dintre angajați și companie, cu un impact pozitiv asupra ratei de retenție și a productivității.
Beneficiile angajaților și managerilor, folosind o platformă de HR în cloud cum este Sincron HR Software, se bazează pe multiplele opțiuni disponibile.
◆ Managerii își pot gestiona oamenii în detaliu, de la poziția în organigramă la rol, departament sau relație contractuală; pot lansa cereri de recrutare, implicând în proces toate părțile interesate și ținându-le automat în bucla de progres a proiectului; pot corela cererile de concediu primite cu calendarul întregii echipe, îmbunătățind organizarea operațională.
◆ Angajații au acces la un sistem de auto-generare de documente, cum ar fi diferite tipuri de adeverințe, își pot crea singuri planul de obiective și consulta evaluările în zona de management al performanței, se pot auto-ponta sau pot furniza diverse documente în format digital, urcându-le într-un spațiu personal, de unde ajung direct în dosarul lor electronic de angajat. Alte funcționalități de self-service utile ale soft-ului HRM se pot regăsi în zona de onboarding dinamic, unde angajatul poate da teste, primi și oferi feedback, posta comentarii sau încărca documente.
Un software de Resurse Umane ca Sincron HR Software oferă angajaților numeroase posibilități de selfservice. Pe de altă parte, pentru că fiecare organizație este unică, și opțiunile de configurare a aplicației de selfservice angajați sunt flexibile. Fiecare organizație are cultura ei și angajați cu diferite niveluri de digitalizare sau sofisticare din punct de vedere al adopției tehnologiei. Ca atare, așteptările lor legate de un asemenea sistem de employee self-service vor varia, la fel ca și gradul de control pe care compania este pregătită să-l ofere angajaților. Ca atare, soluția Sincron HR Software lasă HR-ului din fiecare organizație decizia legată de câtă libertate să acorde utilizatorilor, și pe ce zone, în funcție de sensibilitatea informațiilor accesate și de potențialul de eroare provenit din actualizările de informații în sistem. În acest fel, toate părțile implicate vor avea numai beneficii, iar informațiile consultate vor fi 100% corecte.
LA CE AR TREBUI SĂ AI GRIJĂ CÂND IMPLEMENTEZI UN SOFT DE SELF-SERVICE ANGAJAȚI?
Alegerea primelor funcționalități care vor fi utilizate, roll-out-ul în organizație și susținerea lui prin comunicare și eventual training ar trebui să țină cont de cultura companiei, tipologia angajaților și nivelul curent de digitalizare și automatizare din firmă. Pentru a evita percepția de depersonalizare și pentru a încuraja angajații să utilizeze serviciile automatizate, companiile trebuie să introducă acest sistem cu grijă, ținând cont că el poate să creeze și frustrări, ca orice schimbare. Nu toți angajații vor face trecerea imediat, unii vor avea nevoie de mai mult sprijin, iar altora le va fi în continuare mai confortabil să contacteze HR-ul!
Per ansamblu însă, un sistem de self-service pentru angajați care să crească flexibilitatea operațiunilor în HR și independența angajaților, mai ales în această perioadă, poate să ajute substanțial, beneficiile noii abordări prelungindu-se și pe termen lung. Platforma completă de Resurse Umane Sincron HR Software este una dintre aplicațiile HR românești în cloud care, de câțiva ani buni, sprijină deschiderea departamentului de resurse umane către manageri și angajați.
Acest material a apărut în
revista HR Manager cu numărul 65,
ediția iulie-septembrie 2020.
Pentru abonare click aici.
