Dacă ești foarte nou într-o echipă sau dacă rutina ultimelor luni te-a afectat mai mult ca niciodată, ai putea experimenta un ritm mai lent la job. Iată câteva idei utile pentru a combate lipsa de eficiență.
Nu puține sunt zilele la capătul cărora simți că ai mai avea nevoie de câteva ore pentru a duce la bun sfârșit task-urile nefinalizate. Dacă am eliminat din lista cauzelor posibile volumul de muncă exagerat sau mediul neprielnic, iar tot ce ne-a rămas este propria lipsă de organizare, există câteva soluții simple:
Fă-ți o listă cu task-urile zilei
Momentul în care ai ajuns la birou este plin de tentații. Micile aventuri de peste weekend, filmul de aseară, ultimele știri din politică. Subiecte foarte interesante de discuție, alături de colegi, dar pe care le-ai putea expedia rapid, în beneficiul unui obicei sănătos: lista cu task-urile care te așteaptă peste zi.
Pe o coală de hârtie notează sarcinile importante, în funcție de urgența lor. Pe o coloană separată, grupează task-urile care trebuie rezolvate în aceeași zi, dar care mai pot aștepta. Astfel, vei avea o modalitate structurată de a lichida sarcinile de la birou și nu îți vei risipi inutil energia.
Începe cu o cafea
Vorbind despre energie, ai nevoie de un stimul puternic, încă de la prima oră. Dacă ai ajuns printre primii din birou, profită de lipsa aglomerației de la bucătărie și prepară-ți o cafea pe gustul tău. Cofeina va alunga somnolența care persistă mult timp după ce ai părăsit dormitorul, iar tu îți vei putea pune ordine în gânduri.
Poți alege o ceașcă de latte macchiato, preparat la espressor, sau o cană mare, plină cu cafea făcută la filtru. Oricare ar fi preferințele tale, micul răsfăț pe care îl vei asocia cu savurarea cafelei nu trebuie să-ți ocupe foarte mult timp. Amână prilejurile extinse de socializare pentru pauza de prânz, când orice conversație va fi mai savuroasă.
Grupează lucrurile importante înainte de prânz
Odată ce ai stabilit task-urile fiecărei zile și le-ai determinat gradul de importanță, ar fi util să grupezi cea mai mare parte a lor în prima parte a zilei. Impune-ți o limită de timp pentru fiecare dintre sarcini, pentru a-ți menține concentrarea și pentru a conștientiza scurgerea timpului necesar.
Nu lăsa nimic să te distragă de la rezolvarea task-urilor, dacă nu îți poate fi de folos. Colegii te pot contacta prin intermediul aplicațiilor online, iar telefonul poate fi comutat pe modul silențios. Uneori, ai putea avea nevoie ca proiectele cele mai mari să fie fragmentate pe durata a mai multe zile, ceea ce poate avea efectul pozitiv de a-ți elibera task-uri mai mici.
Nu uita de pauza pentru ochi
Pe măsură ce rezolvarea task-urilor începe să decurgă tot mai fluent, vei simți că timpul îți redevine prieten, dar aici apare capcana pentru cei care lucrează la computer. Cu mișcări limitate de elementele grafice afișate pe ecran și supuși în cea mai mare parte a timpului la lumină artificială, ochii îți vor cu siguranță da semne de oboseală.
Nu aștepta prânzul pentru a-ți odihni privirea și ia-ți pauze mici, în care să te îndrepți către fereastră și să privești la distanță pentru câteva zeci de secunde. Fixează-ți ochii pe un punct anume sau pe linia orizontului și clipește apăsat. Poți combina exercițiul cu mișcări de balans stânga-dreapta ale capului și vei scăpa rapid de lipsa mobilității și de senzația de rigiditate.
Renunță la multitasking
Probabil că încă mai crezi că a face multitasking înseamnă a rezolva mai multe sarcini în același timp. De fapt, dacă vei acorda mai multă atenție acestei metode, vei constata că ea te împinge la a începe niște acțiuni dintre care multe vor rămâne nerezolvate. Soluția simplă ar fi ca timpul acordat unui task să nu fie fragmentat, în favoarea altora apărute din senin.
Multitasking-ul vine la pachet cu scăderea atenției și cu o productivitate slabă. Acestea se vor reflecta, în cele din urmă, în calitatea finală a muncii. Dacă task-ul nu a fost livrat corespunzător, el se va întoarce la tine pentru revizuiri. La fel ca într-un cerc vicios, acest lucru te va obliga să aloci pentru proiectul întârziat timp deja rezervat altor sarcini.
Așadar, în funcție de neajunsurile pe care le constați prin propria experiență, poți folosi metodele de mai sus pentru a-ți crește productivitatea la birou. Chiar dacă va fi nevoie de timp pentru a-ți intra în reflex, acestea te vor ajuta într-un mod pe care îl vei resimți imediat.
Credit foto: Shutterstock
