Un aspect la care puțini manageri se gândesc este mai important pentru productivitatea angajaților decât se credea până acum.
Dacă acordăm o atenție impresionantă felului în care ne decorăm locuința, de ce nu am face același lucru și cu birourile în care ne petrecem cel puțin 8 ore pe zi? Mediul de lucru are un impact uriaș asupra productivității și a performanței. Până acum nu s-a pus mare accent pe designul birourilor, însă tot mai multe studii arată cât de important este acesta și chiar au demontat unul dintre cele mai cunoscute mituri, acela că spațiile deschise sunt soluția ideală pentru orice business, pentru orice departament și pentru orice angajat. Iată care sunt cele mai importante reguli de design care cresc productivitatea angajaților și îi fac să se simtă mai motivați:
Funcționalitatea mobilierului nu este suficientă
Când vine vorba de mobilarea birourilor, primul aspect la care te gândești este funcționalitatea acestora. Un birou individual ar trebui să fie suficient de spațios și să fie dotat cu rafturi sau cu sertare în care angajații să își poată ține obiectele personale. Acest lucru nu este important doar pentru organizarea birourilor, ci și pentru ca angajații să poată menține cu ușurință curățenia în spațiul de lucru. Pe de altă parte, orice business are nevoie de un mobilier pentru birou de calitate, care să le inspire profesionalism și seriozitate clienților sau partenerilor de afaceri, atât în ședințe, dar mai ales când se semnează acte importante. De aceea, piesele de mobilier trebuie să fie compacte, funcționale, spațioase, dar în niciun caz lipsite de farmec și de eleganță.
Fiecare spațiu trebuie amenajat în funcție de departament și de oamenii care lucrează în el
Felul în care oamenii lucrează și interacționează între ei trebuie să fie un factor decisiv în amenajarea unui birou productiv. De exemplu, inginerii trebuie să comunice între ei când lucrează în comun la un proiect, însă spațiul lor trebuie să fie separat de restul departamentelor. Pe de altă parte, personalul de la financiar, care lucrează cu cifre și nu își permite să facă greșeli, ar trebui să aibă birouri personale, în timp ce departamentele ai căror oameni trebuie să socializeze mai mult pot sta în spații deschise. Și oamenii de vânzări, care petrec mult timp la telefon, au nevoie de propriul lor spațiu liniștit și calm. Atunci când un angajat nu poate lucra eficient din cauza mediului de lucru, este important ca managerii să ia inițiativa și să transforme spațiul în funcție de angajați, nu să le ceară angajaților să se adapteze la spațiul de lucru.
Spațiile deschise, ineficiente și dăunătoare unui business
Conceptul de spațiu deschis la serviciu, cu birouri comune pentru angajați, a fost văzut inițial drept o strategie bună pentru a crește colaborarea, transparența și egalitatea între colegi. Însă succesul în aplicarea acestui concept depinde foarte mult de personalitatea angajaților, dar și de domeniul în care aceștia lucrează, motiv pentru care au existat numeroase cazuri în care acest model a avut exact efectul opus celui scontat. Studiul condus de firma de design Gensler pe 90.000 de angajați a demonstrat că un spațiu deschis scade puterea de concentrare a angajaților, iar în aceste condiții și buna colaborare dintre colegi are de suferit. Oamenii care sunt distrași în mod constant de la sarcinile de serviciu ajung să acumuleze frustrări și să fie mai retincenți față de socializarea cu colegii de la locul de muncă.
Impactul unui design ineficient de birou este demonstrat și de un studiu realizat de IPSOS, potrivit căruita 84% dintre angajați spun că mediul de lucru nu le permite să se concentreze ușor, să își exprime liber ideile, să lucreze în echipă fără a fi întrerupți sau să le ofere flexibilitate în a alege locul de unde să lucreze. De asemenea, lipsa de intimitate este considerată de mulți un dezavantaj, cu toate că angajații nu consideră nici că soluția ar putea fi crearea de spații închise pentru fiecare.
Un spațiu deschis este mai eficient atunci când este amplasat lângă o fereastră. Birourile mari blochează accesul luminii naturale, motiv pentru care este posibil ca angajații să se simtă mai obosiți și mai puțin productivi.
Spațiile de socializare trebuie organizate acolo unde se strâng oamenii
Cercetarea condusă de Gensler arată că eficiența spațiilor de socializare în locurile pe care oamenii le folosesc atunci când lucrează propriu-zis este extrenm de scăzută. Angajații au tendința de a socializa când se întâlnesc pe holuri sau la bucătărie, motiv pentru care companiile ar trebui să faciliteze comunicarea chiar în aceste spații. O bucătărie cu insulă sau o masă circulară îi ajută pe angajați să înfiripe mai ușor conversații, o canapea pe hol îi va încuraja să schimbe păreri și idei când se întâlnesc întâmplător.
Astfel, atunci când se vor întoarce la birou, productivitatea lor nu va avea de suferit din cauza factorilor externi: zgomot, discuții între colegi, sunete repetitive și deranjante sau întreruperi. De altfel, oamenii au nevoie de intimitate neîntreruptă pentru a rămâne concentrați asupra a ceea ce fac.
De aceea, spațiile de socializare trebuie construite acolo unde oamenii oricum se așteaptă să converseze și să schimbe păreri.
Transformă pereții și ferestrele în spații pentru expunerea ideilor
Fiecare perete sau fereastră din companie poate fi transformată pentru a le oferi angajaților posibilitatea să își expună ideile sau să explice mai bine anumite concepte sau idei, în ședințe. Multe firme au panouri de sticlă sau table magnetice, care îi încurajează pe angajați să se exprime și îi motivează mai bine să își pună ideile în practică. În al doilea rând, acestea îi ajută pe oameni să își facă o imagine de ansamblu asupra unui proiect, fără să se piardă în mici detalii, și să se încadreze mai bine în deadline-uri.
Așa cum eficiența computerelor, a programelor de soft sau a aparaturii este considerată a fi esențială pentru a crea un mediu de lucru productiv, așa și designul birourilor trebuie să se numere printre factorii luați în calcul. În mod ideal, orice companie are nevoie de spații construite pe nevoile angajaților săi, care să îi ajute să își îndeplinească sarcinile, să se concentreze și să își dedice toată atenția găsirii celor mai bune soluții.
Sursă foto: Shutterstock, Copyright: Syda Productions
