de Mihai Stanca
Peste 25%. Atât reiese. La ce vă referiţi?
Înainte de a vă explica, v-aţi întrebat vreodată care sunt beneficiile integrării tuturor funcţiunilor de HR? Cum s-ar desfăşura un proces automatizat în care fiecare funcţiune oferă informaţii de intrare pentru următoarea?
Noi ne-am dorit să aflăm aceste aspecte şi-am desfăşurat un amplu studiu printre clienţii noştri. Acest demers a pornit de la unul dintre parteneri, care a decis să înlocuiască 6 aplicaţii care rulau separat cu Sincron – Talent Management. După finalizarea acestui proiect, cifrele au început să apară de la sine şi am dorit să le validăm şi cu ceilalţi clienţi care rulează aplicaţia completă. Un prim aspect îl constituie dimensiunea departamentului de HR. Cu cât acesta este mai mare, cu atât sunt mai mari decalajele de timp de la momentul în care o funcţiune de HR raportează până când datele devin informaţie utilă pentru o altă funcţiune. Opţiunea de integrare a proceselor elimină marea majoritate a sincopelor din sistem şi generează o serie de avantaje: informaţia introdusă la un moment dat este refolosită, se elimină mare parte din erorile umane şi nu se mai pierd informaţii, se depune considerabil mai puţin efort prin eliminarea informaţiei redundante. Acesta este însă doar un prim aspect şi el serveşte o viziune liniară a procesului de HR. Prin integrarea tuturor funcţiunilor de HR se poate obţine mai mult. Procesul nu este liniar, există o serie întreagă de sinergii care reies din integrarea funcţiunilor de HR. Se poate raporta cumulat pe unu sau mai multe procese, iar de aici reies cifre care pot sta la baza unor decizii strategice.
Raportarea cumulată a proceselor de HR optimizează întreaga activitate
Cei 25% reducere de timpi la nivel de proces, despre care vorbeam la început, reies tocmai din asemenea sinergii. Am identificat la clienţii noştri câteva puncte cheie în care raportarea cumulată a proceselor de HR funcţionează şi contribuie la optimizarea întregii activităţi. Iată câteva exemple:
Performance + Training: recomandarea de formare generată din zona de Performance reprezintă input pentru prcesul de Training, iar raportarea comună Performance + Training oferă date despre evoluţia unor competenţe şi/sau obiective în urma procesului de formare.
Recrutare + Performance: performanţa ulterioară a fiecărui angajat este unul dintre indicatorii importanţi privind calitatea recrutării. De asemenea, în funcţie de particularităţile industriei şi penuria de specialişti se poate jongla asumat cu bugetele de recrutare şi training pentru a atinge obiectivele organizaţiei.
Recrutare + Organizație: identifică rolurile pentru care este nevoie de efort suplimentar de recrutare ţinând cont de particularităţile fluctuaţiei de personal pe anumite posturi. Training + Comunicare: este un instrument puternic de motivare şi transparenţă organizaţională. Angajatul ştie în permanenţă cât de mult a investit compania în formările lui.
Staffing + Performance: prin raportare comună conturează planul de carieră pentru fiecare angajat şi planurile de succesiune pentru angajaţii cu potenţial (Hipo).
Staffing + Training: oferă rapoarte referitoare la costurile pentru fiecare angajat în procesul de training.
Reducerea costurilor
Exemplele de tip beneficiu operaţional pot continua, ne-am limitat la cele folosite cel mai des de clienţii noştri şi am înţeles că prin folosirea lor la scală largă reprezintă un fel de modele de bună practică. Există însă o serie de alte beneficii, la nivel macro, ale automatizării şi integrării tuturor funcţiunilor de HR la nivel de proces. În primul rând este vorba de beneficii legate de reducerea costurilor. Considerând un singur furnizor, anumite costuri se elimină: diverse mentenanţe, echipe de proiect, întreţinerea mai multor relaţii cu furnizorii, care înseamnă comunicare diferită, escaladarea eventualelor probleme în mai multe direcţii, timpi de soluţionare diferiţi, relaţii diferite şi implicit un efort şi un timp mai mare dedicat relaţionării cu aceştia.
În al doilea rând vorbim despre experienţa utilizatorului. O interfaţă grafică comună pentru toate funcţiunile de HR facilitează înţelegerea rapidă şi intuitivă.
În al treilea rând şi de o importantă majoră legată de reducerea costurilor, se elimină costurile de integrare cu alte sisteme. Din experienţa noastră, de cele mai multe ori, costurile de integrare cu alte sisteme depăşesc prin componentele de analiză şi consultanţă chiar costul aplicaţiilor în sine.
La final, însă nu în ultimul rând, vorbim despre folosirea aplicației în cloud, ceea ce se traduce prin eliminarea cheltuielilor de infrastructură şi oameni dedicaţi de IT pentru administrarea infrastructurii. Şase funcţiuni de HR care rulează pe aceeaşi platformă: Staffing, Organizaţie, Recrutare, Training, Performance şi Comunicare internă înseamnă practic optimizarea proceselor, reducerea costurilor, eliminarea informaţiei redundante şi se traduce în cca. 25% reducere de timp la nivel de proces, precum şi specialişti HR mai liniştiţi, eliberaţi de componenta operaţională şi liberi să gândească strategie.
Mihai Stanca Managing Director, HR Sincron
Mihai Stanca a absolvit Facultatea de Informatică din cadrul Universităţii Româno-Americane, iar în prezent are mai mult de 8 ani experienţă de consultant pe procese de HR, Business Development şi Product Development în industria IT.
